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Categoria: Prassi amministrativa
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Provvedimento del 21 novembre 2013

Registro dei provvedimenti n. 526 del 21 novembre 2013
 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;
VISTO il ricorso, presentato in data 3 luglio 2013 nei confronti del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo - Direzione Regionale per i Beni Culturali e Paesaggistici della Toscana, con cui XY, rappresentata e difesa dall´avv. Mauro Montini, dipendente del predetto Ministero con la qualifica di funzionario bibliotecario, ribadendo le istanze già avanzate ai sensi dell´art. 7 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito "Codice"), ha chiesto di ottenere la cancellazione o la trasformazione in forma anonima dei dati personali che la riguardano, con contestuale comunicazione di tale operazione a tutti i soggetti cui siano stati riferiti, contenuti in due relazioni (di cui una parziale "datata 7.8.2012" e una definitiva "datata 12.09.2012") aventi ad oggetto la verifica dello stress lavoro-correlato dei dipendenti della biblioteca in cui l´interessata ha svolto la propria attività in qualità di direttrice e a cui risulta tuttora assegnata; la ricorrente, nell´invocare l´adozione delle misure necessarie a tutela della sua riservatezza, ha, in particolare, lamentato che i dati contenuti nelle predette relazioni, redatte da un ispettore all´uopo incaricato dal Ministero resistente e risalenti al periodo intercorrente tra il trasferimento della ricorrente, avvenuto in virtù di un ordine di servizio del Ministero del settembre 2011 giustificato "in ragione degli asseriti "cattivi" rapporti fra la medesima dott.ssa XY e la dott.ssa (…)" e dei disservizi che ne sarebbero derivati, ed il successivo reinserimento avvenuto per effetto di un ricorso proposto dalla medesima e conclusosi con una pronuncia favorevole del Tribunale competente, sarebbero stati indebitamente diffusi tra i dipendenti della biblioteca, entrando in particolare nella disponibilità della funzionaria con cui l´interessata era in "difficili" rapporti; la ricorrente ha chiesto altresì la liquidazione in proprio favore delle spese sostenute per il procedimento;
VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 5 luglio 2013 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 del Codice, ha invitato la resistente a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la nota del 17 ottobre 2013 con cui è stata disposta la proroga del termine per la decisione sul ricorso;
VISTA la nota, datata 19 luglio 2013, con cui la Direzione generale per le Biblioteche, gli Istituti Culturali ed il Diritto d´Autore del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, quale ulteriore destinataria dell´atto introduttivo del procedimento, ha rappresentato che, agli atti della medesima, risulta "depositato un documento di "Valutazione dello stress lavoro-correlato (…) per i dipendenti della Biblioteca (…)", ma, trattandosi di atto privo di data e di firma, non si è a conoscenza della sua eventuale corrispondenza con uno di quelli" citati dalla ricorrente, precisando che "l´assoluta informalità dell´atto" costituisce di per sé "motivo ostativo alla comunicazione" dello stesso da parte del titolare e garantendo la mancanza "di richieste in tal senso" provenienti da soggetti terzi; la medesima Direzione, che ha comunque invocato l´estromissione dal procedimento per difetto di competenza sull´oggetto del ricorso, ha altresì comunicato l´assenza, nelle pagine componenti il documento in suo possesso, di dati personali direttamente riferibili alla ricorrente, dichiarando che nello stesso comparirebbero "sempre e soltanto espressioni impersonali quali "dipendenti" e "dirigenti"" con esclusione "delle frasi virgolettate riportate nell´atto introduttivo" del procedimento; vista la nota, datata 22 agosto 2013, con cui il titolare del trattamento, per il tramite della Direzione Regionale per i Beni Culturali e Paesaggistici della Toscana, nell´allegare copia di un parere sul punto espresso dall´Avvocatura Distrettuale dello Stato (sostanzialmente contraria all´accoglimento delle istanze della ricorrente), nonché di un dettagliato rapporto, redatto dall´allora direttore della biblioteca, in ordine ai fatti avvenuti all´interno della stessa nel periodo successivo all´annullamento dell´ordine di trasferimento dell´odierna ricorrente, ma anteriore al suo reinserimento, ha contestato la qualificabilità delle "frasi contenute nelle relazioni sullo stress lavoro correlato" come dati personali dell´interessata, rilevando in ogni caso l´impossibilità di accogliere le istanze avanzate dalla medesima tenuto conto del fatto che gli esiti della valutazione definitiva risultano ormai nella disponibilità di "tutto il personale della Biblioteca"; tale relazione sarebbe infatti stata inviata in copia a tutti i dipendenti dal direttore della biblioteca, succeduto all´odierna ricorrente a seguito del trasferimento della medesima ad altra sede, che ha dichiarato al riguardo di aver utilizzato "la stessa modalità utilizzata l´anno precedente dal suo predecessore per trasmettere a tutto il personale la relazione sullo stress lavoro correlato, e cioè per posta elettronica indirizzata singolarmente a ciascun dipendente";
VISTA la nota, datata 26 agosto 2013, con cui l´interessata, nel prendere atto del fatto che la relazione menzionata nella nota inviata dalla Direzione generale per le Biblioteche, gli Istituti Culturali ed il Diritto d´Autore "non è quella (parziale e definitiva) cui fa riferimento la ricorrente nel ricorso a codesta Autorità" e non contestando dunque la circostanza, affermata da controparte, che tale relazione "non rechi riferimenti diretti alla dott.ssa XY", ha comunque rilevato che "tali relazioni risultano nella disponibilità non solo dei funzionari della biblioteca Marucelliana ma (quanto meno la relazione definitiva) anche della Direzione Regionale per i Beni Culturali e Paesaggistici della Toscana"; a tale riguardo la ricorrente ha infatti evidenziato che la citata Direzione Regionale "con la nota del (…) ha chiesto che le fosse inviata la sola "relazione parziale di verifica dello stress lavoro correlato datata 7.8.2012" con ciò dovendosi desumere che l´altra (quella datata 6.9.2012) fosse già in suo possesso", aggiungendo peraltro, a sostegno dell´avvenuta comunicazione dei dati contenuti nella relazione provvisoria (che, secondo le indicazioni fornite dal relatore della medesima, doveva rimanere assolutamente riservata), che tale relazione provvisoria risulta essere stata trasmessa via fax dalla medesima funzionaria con cui la ricorrente aveva rapporti conflittuali ad una persona incaricata di svolgere un´ispezione presso la biblioteca medesima;
VISTA la nota, datata 13 settembre 2013, con cui la Direzione regionale per i beni Culturali e Paesaggistici delle Toscana del Ministero resistente ha ribadito quanto dichiarato nella precedente nota, dichiarando "di non aver alcuna considerazione da aggiungere";
VISTA la nota, datata 16 settembre 2013, con cui la Direzione Generale per le biblioteche, gli Istituti Culturali ed il Diritto d´Autore ha rinnovato la propria richiesta di estromissione dal procedimento, tenuto conto del fatto che, in base al d.P.R. n. 91/2009 (contenente il "Regolamento recante modifiche ai decreti presidenziali di riorganizzazione del Ministero e di organizzazione degli Uffici di diretta collaborazione del Ministero per i beni e le attività culturali"), il direttore generale della relativa struttura "non è "responsabile" del trattamento dei dati personali relativamente alla Biblioteca" citata nel ricorso e "conseguentemente, non può adottare alcuna iniziativa nel senso richiesto dalla dott.ssa XY", essendo la stessa dipendente "gerarchicamente dalla Direzione regionale per i beni culturali e paesaggistici della Toscana";
RILEVATO che la valutazione dei rischi connessi all´attività lavorativa, compresi quelli collegati allo stress lavoro-collegato, costituisce un obbligo, peraltro non delegabile, gravante su ciascun datore di lavoro, sia pubblico che privato, ai sensi del combinato disposto degli artt. 17, comma 1, lett. a ), e art. 28, comma 1, del d.lgs. n. 81/2008 e s.m.i. ("Testo Unico in materia della salute e della sicurezza dei luoghi di lavoro"); considerato che pertanto, alla luce di ciò, il trattamento dei dati contenuti nelle relazioni compilate nel corso e a conclusione del procedimento di valutazione del rischio risultano legittimamente trattati dai soggetti formalmente designati a tale scopo dal datore di lavoro, nonché dai relativi referenti, risultando invece eccedente il trattamento concretatosi nella comunicazione degli esiti della verifica a tutti i dipendenti della biblioteca in cui la ricorrente ha svolto, e tuttora svolge, le proprie funzioni, effettuato attraverso la trasmissione, in formato elettronico, di copia della relazione definitiva (analoga valutazione ricorre, a maggior ragione, riguardo alla eventuale comunicazione della relazione provvisoria che, secondo quanto emerso nel corso del procedimento, doveva essere coperta da assoluto riserbo); tali relazioni, infatti, pur non contenendo dati qualificabili, a stretto rigore, come dati sensibili in base alla definizione contenuta nel Codice, riportano opinioni raccolte presso i dipendenti della biblioteca, nonché valutazioni espresse dall´ispettore incaricato dell´attività di verifica comunque riguardanti l´odierna ricorrente e in ordine alle quali risulta opportuno che il relativo trattamento sia riservato ai soli soggetti espressamente incaricati (tra cui, a titolo esemplificativo, il responsabile del servizio di prevenzione e protezione e il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, figure indicate dall´art. 28, comma 2, lett. e), del d.lgs. n. 81/2008), tenuto anche conto che lo scopo della valutazione medesima consiste nella necessità di adeguare l´attività lavorativa e/o la struttura in cui questa si svolge alle rilevazioni contenute nella relativa relazione, superando le criticità eventualmente emerse nel corso della verifica;
RITENUTO pertanto, alla luce di quanto emerso, di dover accogliere il ricorso in ordine a tale aspetto del trattamento dei dati della ricorrente, rispetto al quale quest´ultima ha manifestato una sostanziale opposizione, e di dover, per l´effetto, ordinare al Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo – Direzione regionale per i beni culturali e paesaggistici della Toscana (articolazione periferica responsabile rispetto alla vicenda in questione), ai sensi dell´art. 150, secondo comma, del Codice, di adottare (nell´eventualità di future, analoghe operazioni di trattamento anche aventi ad oggetto nuovi rapporti di verifica dello stress lavoro-correlato), entro e non oltre sessanta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, ogni misura idonea ad assicurare la riservatezza dei dati contenuti nelle relazioni redatte a conclusione del procedimento di valutazione dei rischi, compresa la valutazione attinente la verifica dello stress lavoro-correlato, evitando, nello specifico, la comunicazione e/o diffusione dei dati in esse contenuti a soggetti non incaricati del relativo trattamento, o che comunque non risultino legittimi destinatari dello stesso in ragione delle funzioni svolte specie con riguardo al disposto dell´art. 28, comma 2, del d.lgs. n. 81/2008, e adottando misure di sicurezza adeguate al supporto tramite cui tali dati risultano gestiti; ritenuto che, alla luce dell´acclarata acquisizione dei dati in questione da parte di tutti i dipendenti della biblioteca dovrà essere inviata, a quelli tra essi non aventi titolo a trattarli o, semplicemente, a conoscerli, una nota con cui, nel segnalare l´illegittimità dell´avvenuta comunicazione del contenuto della relazione conclusiva del procedimento di valutazione dello stress lavoro-correlato inoltrata all´indirizzo e.mail di ciascuno, si invitano i medesimi ad eliminare il relativo file, eventualmente conservato nella casella di posta o in altra cartella appositamente creata, nonché a distruggere le copie cartacee eventualmente detenute, astenendosi altresì da un qualunque futuro utilizzo dei dati ivi contenuti in applicazione di quanto previsto dall´art. 11, comma 2, del Codice;
RITENUTO di dover invece dichiarare infondata la richiesta di cancellazione o di trasformazione in forma anonima dei dati della ricorrente contenuti nelle relazioni menzionate nel ricorso e conservate presso gli uffici competenti a trattarli, in quanto il relativo trattamento risulta avvenuto legittimamente in adempimento di uno specifico obbligo, peraltro non delegabile, posto dalla legge a carico del datore di lavoro;
VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese inerenti l´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500 considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del medesimo e ritenuto di porli a carico di Ministero dei beni e delle attività culturali – Direzione regionale per i beni culturali e paesaggistici della Toscana nella misura di euro 400, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;
VISTA la documentazione in atti;
VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;
VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
RELATORE la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:
1) accoglie parzialmente il ricorso e, per l´effetto, ordina al Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo – Direzione regionale pei i beni culturali e paesaggistici della Toscana, ai sensi dell´art. 150, secondo comma, del Codice, di adottare (nel caso di future, analoghe operazioni di trattamento), entro e non oltre il termine di sessanta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, tutte le misure idonee ad assicurare la riservatezza degli eventuali dati personali contenuti nelle relazioni redatte a seguito del procedimento di verifica dei rischi connessi all´attività lavorativa, compreso l´aspetto relativo allo stress lavoro-correlato, evitando, nello specifico, la comunicazione e/o diffusione di tali dati ai soggetti non aventi titolo a trattarli e adottando le misure di sicurezza idonee in base agli strumenti impiegati per la loro conservazione, intimando altresì ai soggetti non legittimati alla conoscenza dei predetti dati, e a cui gli stessi siano stati indebitamente comunicati, la distruzione dei relativi supporti con contestuale divieto di ulteriore, futuro utilizzo;
2) dichiara infondato il ricorso in ordine alla richiesta di cancellazione o trasformazione in forma anonima dei dati contenuti nelle relazioni menzionate nel ricorso;
3) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento, che vengono posti, nella misura di 400 euro, a carico di Ministero per i beni e le attività culturali e del turismo – Direzione per i beni culturali e paesaggistici della Toscana, la quale dovrà liquidarli direttamente a favore della ricorrente; compensa tra le parti la residua porzione delle spese.
Il Garante, nel prescrivere al Ministero per i beni e le attività culturali e del turismo – Direzione per i beni culturali e paesaggistici della Toscana, ai sensi dell´art. 157 del Codice, di comunicare quali iniziative siano state intraprese al fine di dare attuazione al presente provvedimento entro sessanta giorni dalla ricezione dello stesso, ricorda che l´inosservanza di provvedimenti del Garante adottata in sede di decisione dei ricorsi è punita ai sensi dell´art. 170 del Codice per la protezione dei dati personali. Si ricorda che il mancato riscontro alla richiesta ex art. 157 è punito con la sanzione amministrativa di cui all´art. 164 del Codice.
Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 21 novembre 2013
 

IL PRESIDENTE
Soro
IL RELATORE
Bianchi Clerici
IL SEGRETARIO GENERALE
Busia