Regione Emilia-Romagna
Delibera della Giunta Regionale 28 maggio 2018, n. 805
Approvazione direttiva per la sperimentazione nell'Ente del "lavoro agile" (smartworking) e primo aggiornamento del piano ICT 2017-2019.
LA GIUNTA DELLA REGIONE EMILIA-ROMAGNA
Viste:
• L. 7 agosto 2015, n. 124 ed in particolare l’art. 14;
• L. 22 maggio 2017 n. 81 ed in particolare il capo II “Lavoro Agile”;
• L.R. 27 giugno 2014, n. 6 "Legge quadro per la parità e contro le discriminazioni di genere" ed in particolare gli articoli 28, 29 e 33;
Vista la Direttiva n. 3 del 1° giugno 2017 del Presidente del Consiglio dei Ministri che approva gli indirizzi per l'attuazione dei commi 1 e 2, dell'articolo 14, della legge 7 agosto 2015, n. 124 citata e le linee guida contenenti regole inerenti all'organizzazione del lavoro finalizzate a promuovere la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti
Richiamato il verbale di intesa sottoscritto in data 30 marzo 2017 nel quale, preso atto che le tecnologie ICT ormai disponibili permettono di lavorare in modo più flessibile utilizzando meccanismi di coordinamento diversi dal tradizionale controllo a vista basato sulla presenza fisica, si valuta opportuno l’avvio di una sperimentazione con un numero ridotto di collaboratori che volontariamente aderiscano, condividendo gli obiettivi e le finalità dell’Amministrazione, al fine di monitorare attentamente gli esiti di una modalità lavorativa che consenta di alternare in modo flessibile la prestazione lavorativa in sede e al di fuori di essa per un ottimale bilanciamento delle esigenze di vita e di lavoro.
Vista la propria deliberazione n. 1718 del 24/10/2016 con la quale sono stati dettati “Indirizzi per la Governance dell'ICT Regionale e piano di sviluppo 2017-2019” ed è stata prevista la realizzazione di attività tecniche finalizzate a favorire la trasformazione del sistema informativo ed informatico regionale al fine di:
- supportare il riordino istituzionale in attuazione della L.R. 13/15 integrando i nuovi organici, le sedi e i processi nei modelli regionali con modalità adeguate a garantire l’esercizio delle funzioni e lo sviluppo dei servizi;
- supportare il processo di riorganizzazione dell’Amministrazione regionale fornendo servizi ICT che favoriscano integrazioni a matrice, riducendo il carattere gerarchico dell’organizzazione, la creazione di team di progetto multidisciplinari, il completamento del processo di dematerializzazione e il lavoro in mobilità;
- garantire maggiore autonomia alle strutture regionali nell’impiego flessibile dei fattori produttivi ICT in un contesto di centralizzazione e integrazione tecnologica rafforzata, assicurando sia una maggiore standardizzazione degli strumenti di produttività individuale e di gruppo sia l’impiego ottimale di tutte le risorse ICT decentrate nel rispetto delle diverse competenze operative;
- razionalizzare e aumentare la produttività della spesa ICT finalizzandola al raggiungimento degli obiettivi sopra indicati, nel rispetto degli obiettivi di risparmio previsti dalla disciplina nazionale e nei limiti delle disponibilità di bilancio, anche valorizzando gli asset esistenti e contribuendo a rimuovere eventuali sovrapposizioni di funzioni e attività che dovessero emergere nel processo di riordino istituzionale e delle partecipazioni regionali e/o nel confronto con tutti gli attori del perimetro regionale allargato.
Vista la relazione allegata quale parte integrante e sostanziale al presente provvedimento (allegato 1), nella quale si evince che sono state realizzate tutte le implementazioni tecnologiche propedeutiche all’avvio di sperimentazioni di nuovi modelli di organizzazione che richiedono l’utilizzo delle nuove tecnologie ICT, tra cui il lavoro a progetto, il lavoro in teams a matrice, il telelavoro, il lavoro in mobilità nelle sue varie forme tra le quali rientra il c.d. lavoro agile o Smartworking.
Rilevato, in particolare, che sono stati raggiunti i seguenti obiettivi operativi previsti dalla propria deliberazione n. 1718/2016, fondamentali per poter avviare una sperimentazione di Smartworking nell’Ente senza ostacoli di natura tecnologica:
- standardizzazione di tutti i dispositivi fissi e mobili adottando come unico strumento di automazione d’ufficio la soluzione in cloud Office 365;
- centralizzazione dei servizi di stampa tramite il progetto stampa sicura che prevede l’utilizzo dei servizi di stampa anche a distanza e con connessioni Wifi;
- ridefinizione dei modelli di posto di lavoro fisso e mobile in uso presso la Regione Emilia-Romagna dall’esercizio 2018 con l’obiettivo di potenziare le funzioni di lavoro mobile nonché razionalizzare il numero di dispositivi individuali;
- avvio del progetto di Social Collaboration che prevede la realizzazione di due componenti centrali nel sistema informativo regionale:
• la nuova intranet collaborativa regionale, porta unica d’accesso individuale a tutti i servizi e ai documenti del sistema informativo regionale, con funzioni di assistente personale sul posto di lavoro e in mobilità;
• gli ambienti collaborativi flessibili, decentrati e dinamici sulla piattaforma ibrida Sharepoint On premise/Office 365 con attivazione delle funzioni avanzate che permettono la dematerializzazione dei registri cartacei di servizio, la gestione per obiettivi e attività, anche giornaliere, del lavoro d’ufficio, la telefonia e la videoconferenza personale integrata tramite Skype e Teams nonché la ricerca unica su tutti i contenuti e accesso in mobilità;
- l’attivazione delle nuove piattaforme di accesso ai servizi che permettono, insieme ad un elevato standard di sicurezza, di accedere ai servizi regionali in mobilità senza soluzione di continuità;
- l’ampliamento della rete “Emilia-Romagna WiFi” prevista dall’Agenda Digitale dell’Emilia-Romagna con estensione della copertura wi-fi a tutte le sedi regionali;
Ritenuto, sulla base dell’analisi svolta e delle esperienze esaminate, che:
- le tecnologie ICT disponibili in Regione Emilia-Romagna permettono di lavorare in modo flessibile, utilizzando meccanismi di coordinamento e direzione diversi dal tradizionale “controllo a vista”;
- il superamento delle rigidità tipiche della compresenza spazio-temporale deve quindi integrarsi con la necessità di sostenere azioni virtuose di cooperazione e condivisione costante delle informazioni tra i lavoratori, sempre più necessarie per raggiungere gli obiettivi sfidanti ascrivibili ad una organizzazione complessa, dinamica e in continua evoluzione per rispondere ai bisogni del territorio regionale;
- l’avvio di una sperimentazione sullo “Smartworking” costituisca un’opportunità per integrare ed ampliare le forme di lavoro flessibile già in uso nell’amministrazione regionale anche al fine di rispondere meglio alle esigenze organizzative derivanti dalla nuova dimensione territoriale dei servizi regionali e alle esigenze di bilanciamento del tempo di vita e tempo di lavoro dei collaboratori regionali;
Precisato che, al fine di assicurare le migliori condizioni per il successo del progetto, si è sviluppato, come previsto dal citato verbale d’intesa con le OO.SS. del 30/03/2017, un percorso progettuale che ha previsto anche l’ascolto e il coinvolgimento attivo dei rappresentanti dei lavoratori e, nel suo complesso, si è sviluppato nelle seguenti fasi:
- è stato costituito un gruppo di lavoro interdisciplinare in capo alla Direzione Generale Risorse Europa, Innovazione e Istituzioni con il compito di realizzare una attività istruttoria finalizzata a fare emergere tutte le dimensioni coinvolte nella introduzione, anche a mero titolo sperimentale, del lavoro agile in Regione Emilia-Romagna;
- gli esiti dell’attività istruttoria del gruppo di lavoro sono stati raccolti in un documento di progetto depositato alle OO.SS. aziendali in data 29/12/2017;
- è stato quindi costituito un gruppo di lavoro paritetico Amministrazione-Organizzazioni sindacali che si è riunito per approfondimenti istruttori il 20/02/2018, il 02/03/2018, il 14/03/2018, il 28/03/2018, concludendo i lavori l’11/04/2018;
- in esito al percorso svolto è stato sottoscritto dalla Giunta e dall’Assemblea legislativa un accordo con le Organizzazioni sindacali e i Rappresentanti dei Lavoratori per la sicurezza in data 4/5/2018 che prevede l’avvio di una sperimentazione di Smartworking nell’Ente e che si allega al presente provvedimento (Allegato 4 parte integrante);
Dato atto inoltre che:
- in data 13 marzo 2018 l’Autorità di Gestione del PON Governance e Capacità Istituzionale 2014-2020 ha pubblicato la graduatoria definitiva delle proposte progettuali presentate in relazione all'Avviso per il finanziamento di interventi volti al trasferimento, all'evoluzione e alla diffusione di buone pratiche attraverso Open Community PA 2020 tra le quali risulta il Progetto VeLA (Veloce, Leggero, Agile: Smart Working per la PA), frutto dell'accordo tra 9 Amministrazioni italiane delle quali l'Emilia-Romagna è Regione capofila;
- l'Amministrazione regionale si è inoltre classificata nel gruppo delle 15 amministrazioni selezionate dal Dipartimento per le Pari Opportunità per la sperimentazione di percorsi di "lavoro agile".
Ritenuto necessario, per tutto quanto sopra esposto, procedere a disciplinare le modalità di attuazione della sperimentazione dello SW nella Regione Emilia-Romagna e avviare il percorso di sperimentazione interna assicurando altresì il rispetto dei tempi previsti per la realizzazione del progetto che fruisce dei finanziamenti europei;
Valutato quindi che nella prima fase di sperimentazione si preveda di avviare, su base volontaria, un massimo di 100 posizioni in modalità Smartworking, per poterne assicurare un adeguato monitoraggio, tenuto conto delle diverse professionalità e condizioni coinvolte;
Precisato che con propria deliberazione n. 1916/2017 è stato affidato a Lepida S.p.A. il supporto per la fornitura e gestione delle dotazioni e per il servizio di assistenza agli smartworker, integrando con un profilo specialistico i servizi di assistenza erogati dal Servizio ICT regionale;
Ritenuto necessario, in questa fase, provvedere alla individuazione dei collaboratori da inserire nella sperimentazione sulla base dei seguenti criteri:
- i collaboratori vengono segnalati, su richiesta del Direttore, dai dirigenti che condividono le finalità e gli obiettivi della sperimentazione e ritengono sussistenti le condizioni per poter prestare la collaborazione necessaria a svolgere l’attività di monitoraggio e partecipazione attiva indispensabile per il buon esito dell’esperienza; l’adesione alla sperimentazione è volontaria e prevede l’esistenza di un rapporto di fiducia con il dirigente di riferimento ed una forte responsabilizzazione del collaboratore derivante da una convinta condivisione degli obiettivi e dei valori dell’organizzazione;
- vengono privilegiati gruppi di lavoro (rispetto a singoli collaboratori), personale che opera su più sedi territoriali o che ha necessità di effettuare spostamenti frequenti, titolari di Posizione Organizzativa e Dirigenti che siano componenti di un’area di lavoro coinvolta e collaboratori che hanno attivo un rapporto di telelavoro satellite o come ispettori; non è tuttavia esclusa la partecipazione anche di collaboratori che non rientrino in queste tipologie al fine di verificare specificità diverse che potranno consentire di avere uno spettro più ampio su cui effettuare le valutazioni conclusive;
- tutti soggetti coinvolti dovranno partecipare al programma formativo previsto dall’Amministrazione.
Dato atto che, al fine di consolidare le innovazioni previste dalla propria deliberazione n. 1718/2016 e attuate da novembre 2016, occorre adeguare la disciplina relativa alle postazioni di lavoro modificando anche al fine di assicurare il corretto svolgimento della sperimentazione quanto disciplinato ai paragrafi 4 e 5 delle “Linee Guida per la Governance del Sistema Informatico Regionale” approvate con propria deliberazione n. 281/2016 con quanto previsto nel documento a stralcio allegato al presente provvedimento (Allegato 3 parte integrante e sostanziale) dando atto che i suoi contenuti sono stati presentati e discussi nella seduta del 31/10/2017 della ICT-Com;
Dato atto che è stato rispettato il vigente sistema di relazioni sindacali per quanto sopra precisato e, da ultimo, con deposito effettuato in data 23/05/2018;
Precisato che tutto il percorso è stato condiviso con l’Assemblea Legislativa e la formale intesa con l’Ufficio di Presidenza verrà acquisita nella prima seduta utile;
Visto Il D.lgs. 14 marzo 2013, n. 33 “Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni” e ss.mm.ii.;
Viste le proprie deliberazioni:
- n. 2416 del 29 dicembre 2008 “Indirizzi in ordine alle relazioni organizzative e funzionali tra le strutture e sull’esercizio delle funzioni dirigenziali. Adempimenti conseguenti alla delibera 999/2008. Adeguamento e aggiornamento della delibera n. 450/2007” e ss.mm.ii, per quanto applicabile;
- n. 270 del 29 febbraio 2016 “Attuazione prima fase della riorganizzazione avviate con Delibera 2189/2015”;
- n. 622 del 28 aprile 2016 "Attuazione seconda fase della riorganizzazione avviata con Delibera 2189/2015";
- n. 702 del 16 febbraio 2016 “Approvazione incarichi dirigenziali conferiti nell'ambito delle Direzioni Generali – Agenzie – Istituto, e nomina dei responsabili della prevenzione della corruzione, della trasparenza e accesso civico, della sicurezza del trattamento dei dati personali, e dell'anagrafe della stazione appaltante”;
- n. 56 del 25 gennaio 2016 “Affidamento degli incarichi di Direttore Generale della Giunta regionale, ai sensi dell’art. 43 della L.R. 43/2001”;
- n. 1107 del 11 luglio 2016 "Integrazione delle declaratorie delle strutture organizzative della Giunta regionale a seguito dell'implementazione della seconda fase della riorganizzazione avviata con Delibera 2189/2015";
- n. 121 del 6 febbraio 2017 “Nomina del responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza”;
- n. 93 del 29 gennaio 2018 di “Approvazione Piano triennale di prevenzione della corruzione. Aggiornamento 2018-2020”, ed in particolare l’allegato B) “Direttiva di indirizzi interpretativi per l'applicazione degli obblighi di pubblicazione previsti dal D.lgs. n. 33 del 2013. Attuazione del piano triennale di prevenzione della corruzione 2018-2020”;
- n. 468 del 10 aprile 2017 “Il sistema dei controlli interni nella regione Emilia-Romagna”;
Viste le circolari del Capo di Gabinetto del Presidente della Giunta regionale PG/2017/0660476 del 13 ottobre 2017 e PG/2017/0779385 del 21 dicembre 2017 relative ad indicazioni procedurali per rendere operativo il sistema dei controlli interni predisposte in attuazione della propria deliberazione n. 468/2017;
Dato atto che il Responsabile del Procedimento ha dichiarato di non trovarsi in situazioni di conflitto, anche potenziale, di interessi;
Dato atto dei pareri allegati;
Su proposta degli Assessori al Bilancio, riordino istituzionale, risorse umane e pari opportunità, Emma Petitti e ai Trasporti, reti infrastrutture materiali e immateriali, programmazione territoriale e agenda digitale, Raffaele Donini;
A voti unanimi e palesi
D E L I B E R A
1. di approvare l’avvio di una sperimentazione per l’introduzione nell’Ente dello Smartworking stabilendo, in particolare, che la stessa abbia inizio il prossimo 4 giugno e termine il 30 novembre 2018 coinvolgendo fino ad un massimo di 100 collaboratori regionali;
2. di approvare, presa visione della relazione (Allegato 1 parte integrante e sostanziale) sullo stato di attuazione del piano ICT 2017/2019 approvato con la propria delibera n. 1718/2016, l’aggiornamento della intranet aziendale denominata ORMA che integra le caratteristiche del portale informativo preesistente con le funzionalità del “digital Workplace”, consentendo l’accesso individuale a tutti i servizi e ai documenti del sistema informativo regionale sul posto di lavoro e in mobilità;
3. di approvare le modifiche alle “Linee guida per la Governance del Sistema Informatico Regionale” approvate con propria deliberazione n. 281/2016 relativamente al paragrafo “DOTAZIONI” riguardante gli standard e il modello di gestione delle dotazioni informatiche regionali con quanto riportato nel documento allegato al presente provvedimento (Allegato 2 parte integrante e sostanziale) che sostituisce la corrispondente sezione del documento allegato alla propria deliberazione n. 281/2016;
4. di approvare la “Direttiva per la sperimentazione dello Smartworking nella Regione Emilia–Romagna” contenente la disciplina di dettaglio della sperimentazione (Allegato 3 parte integrante e sostanziale) ed i suoi allegati:
a. opuscolo informativo salute e sicurezza dei lavoratori in Smartworking” (allegato A della citata Direttiva);
b. schema dell’Accordo individuale di Smartworking (allegato B della citata Direttiva);
5. di prendere atto dell’“Accordo per l’attuazione di una sperimentazione finalizzata all’introduzione del modello di “Lavoro agile” (smartworking) nell’Amministrazione regionale” sottoscritto con le Organizzazioni sindacali in data 04/05/2018 (Allegato 4 parte integrante e sostanziale);
6. di demandare al Direttore generale della Direzione Risorse Europa Innovazione e Istituzioni la costituzione del gruppo di monitoraggio della sperimentazione e la designazione dei collaboratori che parteciperanno ai progetti finanziati nonché l’adozione di ogni provvedimento necessario per assicurare il buon esito della sperimentazione e dei progetti in corso;
7. di demandare al Responsabile del Servizio ICT regionale la formulazione di una proposta per il completo aggiornamento delle “Linee guida per Governance del Sistema Informatico Regionale” approvate con delibera 281/2016 al fine di assicurare la coerenza con l’attuale assetto organizzativo anche in relazione alla corretta allocazione delle funzioni di indirizzo e di gestione;
8. di dare atto, infine, che per quanto previsto in materia di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni, si provvederà ai sensi delle disposizioni normative e amministrative richiamate in parte narrativa.
Allegato 1
INDIRIZZI PER LA GOVERNANCE DELL’ICT REGIONALE E PIANO DI SVILUPPO 2017-2019
(DGR 1718 del 24/10/2016)
RELAZIONE SULLO STATO D’ATTUAZIONE AL 30 APRILE 2018
Con la deliberazione della Giunta Regionale n. 1718 del 24 ottobre 2016 sono stati approvati:
• Gli indirizzi per la nuova Governance dell’ICT regionale per il triennio 2017/2019
• Il piano di sviluppo dell’ICT regionale per il triennio 2017/2019
A diciotto mesi dalla sua adozione, la presente relazione costituisce una verifica dello stato d’attuazione
degli indirizzi e degli obiettivi in essa fissati.
GLI OBIETTIVI ATTUATI
Da novembre 2017 ad aprile 2018 sono stati raggiunti i seguenti obiettivi generali tramite singole azioni coordinate:
• supportare il riordino istituzionale in attuazione della L.R. 13/15. A tale fine, il Servizio ICT Regionale, con la collaborazione di Lepida spa per quanto riguarda le componenti infrastrutturali di rete, ha provveduto per tutte le sedi e gli organici coinvolti nel processo di riordino, a:
o Omogeneizzare e standardizzare secondo il modello regionale vigente tutte le dotazioni ICT superando soluzioni disomogenee utilizzate, in particolare, presso strutture trasferite dalle province alla regione;
o Razionalizzare le dotazioni acquisite dismettendo gli apparati non adeguati e sostituendoli con tecnologie compatibili con gli standard regionali;
o Integrare tutte le postazioni di lavoro di tutte le nuove sedi regionali nella rete regionale; Definire i nuovi standard in materia di dotazioni informatiche che prevedono la progressiva abolizione di doppie dotazioni a favore di dotazioni mobili ultraleggere di nuova generazione;
Completare la fase di acquisizione delle nuove infrastrutture hardware e software per integrare nel sistema informativo e informatico regionale tutte le sedi dei centri per l’impiego. Nel corso dei prossimi 18 mesi, con il contributo di Lepida spa nella stesura di collegamenti in fibra ottica, verrà completata la presa in carico di tutte le infrastrutture dei centri per l’impiego;
• supportare il processo di riorganizzazione dell’Amministrazione regionale. A tale fine il Servizio ICT Regionale ha provveduto a:
o completare la riorganizzazione di tutti i processi, le banche dati e tutte le piattaforme applicative al fine di adeguarle al nuovo modello organizzativo basato su 5 direzioni generali. Nel corso dell’esercizio 2017 è inoltre stata realizzata l’integrazione completa dei servizi ICT dell’Assemblea legislativa e dell’Agenzia regionale per il lavoro con il modello standard regionale;
o adottare la soluzione in cloud Office 365 per tutte le postazioni mettendo a disposizione di tutte le strutture regionali nuovi servizi che permettono ad ogni struttura regionale di attivare processi di collaborazione e digitalizzazione a matrice in grado di coinvolgere non solo tutti gli organici regionali in team multidisciplinari, indipendentemente dalla loro dipendenze gerarchica, ma anche di supportate processi di collaborazione e condivisione con reti esterne all’organizzazione regionale (imprese, fornitori, cittadini, stakeholder, enti locali, ecc…). Da ottobre 2017 ad aprile 2018 sono stati attivati più di 100 team che coinvolgono a matrice oltre 400 collaboratori regionali e/o esterni;
o completare la dematerializzazione di tutte le tipologie di atti amministrativi, dei principali giustificativi di assenza e trasferte dei collaboratori regionali;
o completare la riorganizzazione delle infrastrutture tecnologiche al fine di garantire una esperienza d’uso invariata in mobilità. A tale fine:
▪ grazie al piano di riordino delle infrastrutture di stampa sono state aumentate le possibilità di dematerializzazione dei documenti, ridotto in 12 mesi il numero di pagine stampate di oltre 3 milioni/anno e garantito ad ogni collaboratore di stampare anche tramite collegamenti wifi ai servizi regionali;
▪ grazie all’intervento di Lepida Spa sono stati attivati hotspot wifi indoor in tutte le sedi regionali
▪ grazie all’adozione di office 365 ogni collaboratore regionale ha a disposizione tutte le soluzioni di gestione, editing, collaborazione e condizione dei documenti di lavoro oltre che in ufficio anche in mobilità tramite postazioni portatili Windows e/o smartphone e/o tablet Android e iOS;
▪ grazie alla modifica dei protocolli di collegamento in mobilità ai servizi regionali sono state unificate tutte le forme di collegamento delle diverse tipologie di lavoro mobile: telelavoratori, smartworker, dirigenti, lavoratori nomadi.
• garantire maggiore autonomia alle strutture regionali nell’impiego flessibile dei fattori produttivi ICT in un contesto di centralizzazione e integrazione tecnologica rafforzata. Per garantire questo obiettivo, tramite il coordinamento operativo garantito dall’ICT COMM, sono state completate le seguenti azioni:
o sono stati standardizzati tutti i posti di lavoro regionali che da marzo 2017, indipendentemente dalla tipologia di dispositivo utilizzato, utilizzano solo Office 365. Contemporaneamente al processo di standardizzazione sono stati rimossi tutti i servizi applicativi non standardizzati.
o Sono stati centralizzate e standardizzate le tecnologie e i processi di stampa tramite utilizzo del badge nonché dismessi tutti gli apparati di stampa fuori standard o perché obsoleti tecnologicamente o perché troppo onerosi dal punto di vista dei costi copia;
o è stato attivato lo store delle applicazioni regionali che garantisce una ampia autonomia ad ogni collaboratore regionale che, da gennaio 2018, è libero di installare in completa autonomia tutte le applicazioni aggiuntive di cui ha bisogno a condizione che abbiano superato i test di sicurezza preventivi;
o tutto il supporto tecnologico ad ogni struttura regionale, comprese Assemblea legislativa e Agenzia per il lavoro, è stato centralizzato nel datacenter di Viale Aldo Moro 52 e tutta l’infrastruttura ha ottenuto la certificazione in materia di sicurezza ISO 27001;
o sono stati coordinati tutti i processi di acquisto in materia di postazioni di lavoro e stampanti multifunzione. Questo ha permesso, anche in presenza di autonomie contabili e patrimoniali da parte di alcune agenzie nonché in presenza di finanziamenti vincolati, di garantire acquisti omogenei dal punto di vista della standardizzazione e centralizzazione con rilevanti economie di gestione.
• razionalizzare e aumentare la produttività della spesa ICT nel rispetto degli obiettivi di risparmio previsti dalla disciplina nazionale e nei limiti delle disponibilità di bilancio. Il servizio ICT, in accordo con l’ICT COMM ha provveduto a:
o dismettere tutti gli asset (PC, periferiche, stampanti locali e inkjet obsoleti conservati presso i magazzini centrali e locali dell’amministrazione e di tutte le agenzie con l’obiettivo di ridurre i costi logistici e abbattere i costi di manutenzione di apparati obsoleti;
o ha coordinato la riorganizzazione dei servizi di assistenza e logistica informatica (c.d. Service Desk Federato) superando il Service Desk centralizzato ora sostituito da 12 Centri di assistenza decentrati presso le singole direzioni generali, l’assemblea e le agenzie raggiungendo gli obiettivi di:
▪ garantire ad ogni struttura organizzativa di vertice di godere di maggiore autonomia nella gestione degli interventi di assistenza sulla base delle dinamiche organizzative e le priorità interne;
▪ di garantire una gestione unitaria di tutte le funzioni di assistenza che godono di economie di scala quali il magazzino e lo smaltimento centralizzato, la logistica tra centri di assistenza, la gestione delle piattaforme di sicurezza e aggiornamento dei posti di lavoro e le piattaforme di ticketing e monitoraggio delle attività;
▪ rimuovere le sovrapposizioni e le doppie manipolazioni di asset e servizi di assistenza emersi nel corso del 2016 in sede di analisi dei sistemi paralleli di assistenza presenti nelle diverse strutture centrali e decentrate;
▪ di assorbire nel sistema federato di assistenza tutti i canali di assistenza non tracciabili presenti nelle diverse strutture ICT regionali fino a tutto il 2017;
▪ di coordinare, tramite una piattaforma unica di ticketing ancorché federata, gli oltre 480 addetti (dipendenti e in appalto) che, a diverso titolo e a diverso livello specialistico, intervengono nei processi di assistenza su tutte le piattaforme hardware e software regionali;
• implementare il nuovo modello di Governance ICT federata. Da novembre 2016 sono stati attivati tutti gli strumenti funzionali a garantire la nuova Governance ICT regionale. In particolare:
o è stata costituita l’ICT COM come organismo collegiale, coordinato dal Servizio ICT regionale per sviluppare gli obiettivi dal punto di vista tecnico e e coordinare tutti gli interventi di riordino dell’ICT regionale previsti dalla DGR 1718/2016. IN particolare, tramite l’ICT COM sono stati garantiti:
▪ Il processo di individuazione dei collaboratori di supporto al cambiamento (Guide Digitali);
▪ L’individuazione delle nuove funzioni e utilità di interesse generale da realizzare da parte del Servizio ICT regionale;
▪ L’individuazione e programmazione delle attività di informazione e addestramento continue;
▪ L’integrazione dei sistemi applicativi nel Community Cloud Regionale;
▪ Lo svolgimento delle valutazioni tecniche ed economiche in materia di scelta tra soluzioni da realizzare internamente, tramite società partecipate o rivolgendosi direttamente al mercato e/o a cloud pubblici;
▪ La programmazione e la coerenza presso ogni struttura decentrata di tutte le azioni previste nel piano ICT;
o è servizio ICT Regionale ha garantito:
▪ il supporto al Responsabile per la transizione digitale Regionale di cui all’art. 17,
comma 1, del D.lgs. 82/2005;
▪ Il supporto tecnico e operativo al DPO regionale;
▪ Il coordinamento della pianificazione e qualificazione della spesa ICT di tutte le strutture regionali; - Individuazione dei fabbisogni formativi legati all’utilizzo ottimale delle tecnologie disponibili, all’adozione di buone pratiche IT nello svolgimento delle attività lavorative, al rispetto dei comportamenti prudenziali legati alla sicurezza ICT da inserire nel piano della formazione dell’Ente;
▪ La rendicontazione ad Agid in materia di:
• Rendicontazione e programmazione della spesa ICT di tutte le strutture regionali in rapporto al piano triennale;
• Rendicontazione e programmazione in materia di Data center regionale;
▪ La rendicontazione alla Corte dei Conti sul rispetto dei vincoli di spesa in materia ICT;
▪ L’acquisizione, gestione e standardizzazione di tutti dispositivi fissi e mobili e di tutte le piattaforme di automazione d’ufficio tramite la migrazione a Office 365, per tutte le strutture regionali comprese le Agenzie, gli istituti ed eventuali enti del sistema regionale allargato previo convenzionamento;
▪ L’ammodernamento, centralizzazione e gestione dei sistemi di stampa anche coordinando le azioni di approvvigionamento dell’Assemblea e delle Agenzie Regionali;
▪ La pianificazione, governo, acquisizione e gestione di tutte le tecnologie server e middleware del datacenter di Viale Aldo Moro 52 e supporto agli enti del perimetro regionale allargato nei processi di convergenza tecnologica presso il Community Cloud Regionale, e in tal senso piena integrazione con le società strumentali, in particolare con Lepida Spa e il sistema, in completamento, dei datacenter territoriali per i quali è stato definitivo un piano di consolidamento da realizzarsi nel biennio 2018/2019;
▪ La costituzione e il coordinamento della rete delle Guide Digitali che costituiscono lo strumento principale di raccolta del fabbisogno di digitalizzazione dei processi interni dell’ente e diffusione dei cambiamenti organizzativi veicolabili tramite nuove piattaforme di digitalizzazione dei processi stessi;
▪ La gestione del processo di certificazione ISO 27001 finalizzato a garantire il presidio dei livelli di sicurezza dei servizi di rete e datacenter;
▪ La programmazione, sviluppo e gestione dei servizi di telecomunicazione fissa e mobile;
▪ L’analisi dei fabbisogni, programmazione, sviluppo e gestione di tutte le piattaforme infrastrutturali, di sicurezza e applicative di utilità generale e settoriale per quanto di competenza;
▪ L’adeguamento e promozione dei disciplinari relativi alle politiche di sicurezza e corretto utilizzo dei sistemi informatici e informativi;
▪ La definizione delle politiche di accreditamento, sicurezza e gestione dei beni mobili ICT regionali e ricorso a dispositivi privati (BYOD)
▪ L’individuazione di un nuovo modello di posto di lavoro dal 2018 articolato sulla base delle categorie di utenti e fabbisogni di mobilità e/o l’esercizio di funzioni specialistiche.
▪ Il supporto specialistico di secondo livello su tutti servizi di utilità generale;
o Le strutture ICT decentrate (Direzioni Generali, Assemblea, Agenzie, Istituti ed eventuali soggetti con interrelazioni o integrazioni con il Sistema Informativo regionale) hanno garantito le seguenti funzioni:
▪ Hanno individuato un Responsabile delle azioni ICT decentrate;
▪ Hanno individuato un coordinatore dei centri di assistenza locali attivati presso ogni direzione generale e agenzia;
▪ Hanno provveduto a
• riorganizzare e coordinare la rete dei tecnici di supporto ai collaboratori regionali interni ad ogni struttura apicale secondo le specificità organizzative proprie;
• coordinare localmente le attività di coaching & engaging di tutti gli operatori della propria struttura sulle principali novità tecniche e strumentali;
• riorganizzare le funzioni di accreditamento per tutti i servizi ICT utilizzati dagli operatori della struttura;
• garantire le funzioni di supporto di primo livello alle proprie strutture organizzative locali su tutti i servizi di utilità generale;
• garantire le funzioni di supporto di primo e secondo livello su tutte le piattaforme applicative settoriali di competenza della struttura;
• garantire la raccolta e soddisfazione delle richieste e distribuzione locale dei dispositivi;
• garantire le funzioni di raccolta e consolidamento dei fabbisogni informatici da sottoporre al Servizio ICT per la formulazione della programmazione ICT dell’ente;
• garantire la progettazione, lo sviluppo e la gestione ordinaria di tutte le applicazioni settoriali nel rispetto delle linee guida e degli standard regionali di riferimento;
• garantire l’individuazione dei fabbisogni formativi decentrati da comunicare al Servizio competente in materia;
LE AZIONI REALIZZATE
Di seguito è riportato lo stato d’avanzamento delle singole azioni previste nella DGR 1718/2016:
• Standardizzazione di tutti i dispositivi fissi e mobili:
o Marzo 2017: tutte le oltre 5100 postazioni regionali sono state migrate a Office 365 garantendo ad ogni collaboratore regionale:
▪ spazio di posta illimitato,
▪ spazio Onedrive fino a 5 TB
▪ rimozione di ogni prodotto di office automation e altri pacchetti di utilità generale obsoleti antecedenti;
o Maggio 2017: attivazione dei primi teams collaborativi regionali su Office 365;
o Giugno 2017: adozione del nuovo disciplinare che modifica le regole di utilizzo dei dispositivi regionali e dei dispositivi personali incrementando le misure di sicurezza (password e regole di utilizzo consapevole, obbligo di accreditamento amministrativo anche per consulenti ed ospiti del sistema informativo regionale) e, contestualmente, liberalizza l’utilizzo dei servizi regionali in mobilità;
o Luglio 2017: rimozione di ogni vincolo all’utilizzo di posta elettronica, onedrive, app Office 365 e Skype sui dispositivi mobili di tutti i collaboratori regionali
o Dicembre 2017: abilitazione ad office 365 di tutti i collaboratori e consulenti dell’Agenzia
Regionale per il lavoro;
o Gennaio 2018: pubblicazione dello store delle applicazioni regionali che permette, ad ogni utente regionale, in piena autonomia, di installare applicazioni aggiuntive sicure necessarie al proprio lavoro;
o Gennaio 2018: avvio del piano di rinnovo delle postazioni di lavoro e migrazione a Windows
10. Il piano prevede la sua conclusione nel marzo 2019 a condizione di invarianza di budget pluriennale.
• Riduzione del numero di dispositivi in uso e nuovo modello di sposto di lavoro:
o Novembre 2017: nel corso del 2017 sono stati dismessi e conferiti in discarica RAEE oltre 2500 asset obsoleti conservati presso i magazzini regionali al fine di ridurre gli oneri di gestione e manutenzione previsti dalla nuova convenzione Consip per la gestione e manutenzione dei beni informatici;
o Dicembre 2017: definizione dei nuovi standard di dotazioni uniche fisse o mobili da assegnare in tutte le strutture regionali da gennaio 2018 sulla base del profilo di inquadramento e/o il tipo di mobilità proprio dell’organizzazione del lavoro. I nuovi standard individuati sono riepilogati nell’allegato 2 alla deliberazione di approvazione del progetto smartworking con cui vengono adeguate le linee guida in materia di Governance del sistema informatico regionale per quanto attiene le regole di assegnazione e uso delle dotazioni informatiche regionali;
• Centralizzazione dei servizi di stampa:
o Giugno 2017: completamento del progetto stampa sicura con attivazione su tutte le 349 stampanti multifunzione regionali delle funzioni di centralizzazione della raccolta e smistamento stampe, cancellazione notturna delle stampe non ritirare e ritiro copie tramite badge;
o Dicembre 2017: completamento della prima fase di rottamazione e conferimento in discarica RAEE di 400 stampanti Inkjet e Laser obsolete e non più funzionanti anche al fine di ridurre i costi di gestione e manutenzione;
o Marzo 2018: rottamazione e conferimento in discarica RAEE di 200 fax obsoleti conservati a magazzino;
o Aprile 2018: stesura del piano di rinnovo dei noleggi multifunzione con riduzione del numero di stampanti da 349 a 310 sulla base della rilevazione dei consumi svolta dal server di centralizzazione stampe dal luglio 2017;
o Aprile 2018: avvio del progetto di virtualizzazione fax regionali con l’obiettivo di dematerializzare completamente i fax residui tramite generazione automatica di PDF digitali da conservare solo a protocollo in formato digitale;
• Progetto social collaboration e nuova intranet collaborativa regionale:
o Novembre 2017: avvio dello studio di fattibilità del Digital Workplace collaborativo e della nuova intranet collaborativa;
o Febbraio 2017: individuazione della rete delle guide digitali che dovranno accompagnare l’analisi dei processi collaborativi da digitalizzare;
o Marzo 2017: formazione tecnico/teorica delle guide digitali sulle piattaforme collaborative e sulle metodologie di analisi dei processi collaborativi;
o Aprile 2017: test di usabilità sui primi prototipi di Digital Workplace collaborativo basato su tecnologie ibride Sharepoint/Office 365
o Maggio 2017: avvio dei primi gruppi di sperimentazione dei teams collaborativi
o Giugno 2017: avvio dei primi gruppi pilota su ambienti collaborativi sperimentali;
o Luglio 2017: progettazione della nuova interfaccia grafica e delle funzioni principali del Digital Workplace regionale;
o Luglio 2017: avvio dell’analisi dei processi collaborativi da digitalizzare di ogni servizio e direzione da parte delle guide digitali;
o Agosto 2018: avvio della iniziativa “tutti i dati personali su onedrive”
o Settembre 2017: test di usabilità sulla nuova grafica e sulle nuove funzioni del digital Workplace
o Ottobre 2017: avvio test sui processi digitalizzati da parte di una decina di servizi regionali
o Dicembre 2017: conclusione dell’analisi dei processi collaborativi da parte delle guide digitali;
o Gennaio 2018: avvio delle procedure per l’affidamento di un servizio di formazione a distanza sul nuovo Digital Workplace e su tutte le tecnologie Office 365 per tutti i collaboratori regionali. Il servizio, della durata di 36 mesi, è stato affidato in via provvisoria e verrà attivato da luglio 2018;
o Febbraio 2018: su indicazione del Servizio statistica, comunicazione, sistemi informativi geografici, partecipazione si assume la decisione di unificare la nuova intranet e il digital Workplace in un ambiente unico regionale integrato. Nasce Orma: la nuova intranet collaborativa regionale che unifica in una piattaforma unica:
▪ Le funzioni e i contenuti informativi della intranet Internos
▪ Le funzioni e i servizi di collaborazione del Digital Workplace (contenuti personali, di direzione, di servizio)
▪ Le funzioni e i servizi di office 365
▪ L’accesso e la ricerca a tutte le banche dati e a tutti i servizi applicativi verticali (silos) della regione e di tutte le agenzie regionali;
o Aprile 2017: rilascio in test di Orma;
o Maggio 2017: presentazione di Orma a guide, dirigenti e a tutti i dipendenti regionali;
o Maggio 2017: aggiudicazione del servizio di formazione online continuativo per 36 mesi a tutti i collaboratori regionali su Orma e su tutte le soluzioni di collaborazione offerte dalle piattaforme Office 365
• Trasformazione del Datacenter Regionale: nell’autunno 2017, dopo un’analisi approfondita di tutti i datacenter sul territorio regionale è stata assunta la decisione di consolidare, nel corso del biennio 2018/2019, i servizi attualmente erogati dal datacenter in viale Aldo Moro 52 presso i datacenter Lepida;
• Rivedere e coordinare le politiche di sicurezza:
o Maggio 2017: ottenimento della certificazione ISO 27001 per il datacenter regionale;
o Giugno 2017: adozione del nuovo disciplinare sulla sicurezza informatica e attivazione delle azioni per rimuovere le non conformità rilevate in sede di certificazione (Allungamento password, Obbligo di accreditamento esterni)
o Dicembre 2017: applicazione misure minime di sicurezza AGID
o Dicembre 2018: nomina e inquadramento delle funzioni affidate al DPO;
o Gennaio 2018: avvio formazione online sul cybercrime indirizzato a tutti i dipendenti regionali;
o Aprile 2018: revisione delle procedure interne per garantire l’adeguamento alle disposizioni del GDPR (funzioni del DPO, adeguamento procedure in caso di incidenti di sicurezza e data breach, aggiornamento registro dei trattamenti)
o Maggio 2018: adeguamento dei sistemi di autenticazione e accesso ai servizi applicativi per garantire un unico sistema di gestione delle identità integrato con Office 365 e con tutti i servizi regionali;
• Garantire l’accesso ai servizi in mobilità:
o Novembre 2017: Individuazione della popolazione regionale potenziale di utenti mobili costituita da oltre 1000 utenti nel biennio 2018/2019;
o Dicembre 2017: individuazione di tutte le tecnologie necessarie a garantire tutti i servizi ICT regionali in mobilità con esperienza d’uso invariata rispetto al lavoro in ufficio;
o Gennaio 2018: configurazione di tutti i servizi di datacenter per garantire, tramite Direct Access, l’accesso ai servizi regionali in mobilità ad invarianza di esperienza d’uso;
o Febbraio 2018: avvio della progettazione della integrazione totale dei centralini regionali con Skype e teams in mobilità al fine di garantire i servizi di telefonia con numerazione regionale fissa in mobilità;
o Giugno 2018: avvio progetto sperimentazione smartworking;
• Garantire la copertura Wifi delle sedi regionali: nell’ambito delle azioni dell’Agenda Digitale Regionale Lepida Spa, da gennaio 2018, sta garantendo una copertura progressiva e totale di tutte le sedi regionali con la rete “Emilia-Romagna Wifi”
GLI INDICATORI DI RISULTATO
Sulla base dei dati rilevati nel mese di aprile 2018 relativi ai primi 18 mesi di attuazione del piano e dei programmi di lavoro in corso è possibile formulare le seguenti proiezioni in materia di indicatori di risultato del piano.
Indicatori Rendiconto 2016 Proiezioni 2018
Differenza
Dati trasferiti sul cloud (TB) 0 90 90
Teams attivi 0 100 100
Dashboard direzionali PowerBi 0 4 4
Dispositivi individuali 7.000 5.700 -1.300
Dispositivi pro capite 1,75 1,00 -0,75
Telelavoratori e smartworker 450 610 160
Costo di possesso unitario annuale del posto di lavoro 1.378 614 -764
Numero stampanti e fax 999 460 -539
Pagine stampate 14.236.500 11.000.000 -3.236.500
LE AZIONI DI SPENDING REVIEW
Seguendo le indicazioni previste nel piano ICT dal 2018 è stata operata una integrale spending review delle spese ICT perseguendo i seguenti obiettivi:
- incrementare qualità e quantità dei servizi innovando dotazioni individuali e soluzioni di office cloud solutions
- garantire gli stessi servizi ad una popolazione regionale crescente
- ridurre i costi ict unitari pro capite
- mantenere invariato il budget nel triennio a fronte di incrementi di servizi e utenti del sistema informativo regionale
Le prime proiezioni dei risultati ottenuti dall’attuazione delle azioni del piano da luglio 2017 ad aprile 2018 prospettano una riduzione strutturale, dal 2019, di tutte le spese relative ai servizi di manutenzione, assistenza e gestione dei posti di lavoro e dei sistemi di stampa pari ad 1,2 milioni di euro annui.
Si tratta di riduzioni di voci di spesa in linea con le attese del piano ICT, da ripartire su tutti i bilanci della regione e delle agenzie, che dovranno essere confermate in sede di rendiconto 2018 e previsione 2019.
Se le prime proiezioni saranno confermate a fine 2018, sarà possibile prevedere di completare il piano rinnovando integralmente le postazioni di lavoro tramite noleggio a 60 mesi del 40% delle postazioni di lavoro a budget invariato e costi unitari del possesso dei posti di lavoro decrescenti.
Allegato 2
Linee guida per la Governance del Sistema Informatico Regionale
Adeguamento degli standard da applicare alle dotazioni informatiche regionali sulla base degli indirizzi fissati dalla DGR 1718/2016
Sostituisce la sezione “DOTAZIONI” del documento approvato con la delibera 281/2016
14. Strumenti di lavoro individuali
Le attrezzature informatiche sono fattori critici per la realizzazione degli obiettivi dell’Ente e per la qualità dei processi amministrativi. È pertanto necessario che la disponibilità degli strumenti sia improntata a principi di equità, di standardizzazione, di razionalizzazione e contenimento dei costi, adottando criteri che verranno di seguito specificati e rispetto ai quali vengono promosse graduali azioni di armonizzazione e rinnovo sulla base delle disponibilità finanziarie.
L’individuazione degli standard in termini di dotazioni hardware e software individuali viene formulata dal Servizio ICT Regionale e presentata all’ICT COM.
La programmazione dei piani di rinnovo tecnologico delle dotazioni hardware e software è concordata nell’ambito dell’ICT COM sulla base delle disponibilità finanziarie e dei vincoli di bilancio, nel rispetto degli standard tecnologici definiti.
Le strutture regionali, sulla base delle proprie disponibilità finanziarie e/o organizzative locali, devono garantire il rispetto degli standard potendo eventualmente dotare le categorie sottoindividuate di dispositivi della categoria superiore.
La gestione delle dotazioni hardware e software individuali, nel rispetto degli standard di cui al presente paragrafo, è affidata ai singoli presidi di assistenza hardware e software costituiti nel 2018 sulla base delle indicazioni previste dal piano ICT 2017/2019 adottato con DGR 1718/2016.
14.1 Dotazioni standard e loro assegnazione
Dotazione standard
A ciascun collaboratore dell’Ente in servizio, viene assegnata una postazione di lavoro collegata alla rete informatica aziendale composta da:
- personal computer desktop o portatile
- monitor
- tastiera
- mouse
- sistema operativo Windows
- suite Office 365;
- antivirus;
- Adobe reader;
- client Citrix;
La postazione è unica. Eventuali postazioni aggiuntive possono essere assegnate dal presidio di assistenza competente in caso di motivate esigenze connesse a patologie sanitarie certificate che richiedono dotazioni supplementari e/o con caratteristiche tecniche particolari. Ogni altra deroga dovrà essere espressamente autorizzata dal Direttore competente e sarà soggetta a valutazione di compatibilità finanziaria e/o disponibilità di magazzino.
Nella formulazione degli standard in materia di dotazioni individuali, il Servizio ICT Regionale assicura forniture di postazioni omogenee alle seguenti categorie professionali con i seguenti criteri:
o Presidente, sottosegretario, assessori, consiglieri regionali e direttori generali: dispositivi di alta gamma con funzioni di touch screen e con elevate prestazioni per il lavoro in mobilità;
o Dirigenti, telelavoratori, smartworker, giornalisti, collaboratori ad elevata mobi- lità: dotazioni mobili ultraleggere
o categorie professionali che operano con continuità con ambienti di editing gra- fico, CAD e GIS: Workstation Grafiche ed eventuale monitor ad alta risoluzione e/o postazioni desktop potenziate;
o collaboratori con postazione fissa: mini PC al fine di ridurre i consumi energe- tici e gli impatti ecologici connessi allo smaltimento dei rifiuti RAEE e degli imballaggi nonché ridurre gli oneri logistici.
Dotazione per contratti di telelavoro
Ai collaboratori regionali con rapporto di telelavoro l’Amministrazione fornisce di norma e a richiesta, una dotazione supplementare presso il proprio domicilio, costituita da:
• un collegamento telematico che consenta l’accesso ai servizi della rete regionale In- tranet dal domicilio scelto per il telelavoro;
• un secondo monitor un secondo mouse e una seconda tastiera sulla base delle di- sponibilità di magazzino, anche con standard inferiori.
Analogamente a quanto avviene per le dotazioni standard, non è prevista la dotazione di stampanti individuali per l’attività di telelavoro. Tutta la strumentazione assegnata dovrà essere riconsegnata al termine del telelavoro, per essere eventualmente sostituita con la strumentazione standard.
Dotazione per volontari, stagisti e collaboratori con presenza inferiore a sei mesi
Per tale tipologia di utenti è prevista l’assegnazione di postazioni di lavoro sulla base delle seguenti priorità:
- Dispositivi supplementari in dotazione alla struttura di assegnazioni;
- Dispositivi temporaneamente inutilizzate all’interno della struttura;
- Postazioni virtuali su server, accedute tramite strumenti “network computer”;
Dotazione per volontari con funzioni dirigenziali
Per tale tipologia di utenti è autorizzata l’assegnazione della dotazione previste per i dirigenti a condizione che i volontari operino presso le strutture regionali con frequenza superiore o uguale ai 3 giorni di presenza settimanale e per un periodo superiore ai 3 mesi. La richiesta della dotazione deve essere presentata dal Responsabile della struttura di riferimento.
Dotazione di strumenti aggiuntivi
A ciascuna struttura regionale potrà essere assegnato un personal computer portatile, notebook o ultraleggero utilizzabile dai collaboratori della struttura stessa secondo necessità per convegni/riunioni/missioni che verrà formalmente assegnato al Responsabile di struttura o di segreteria.
Servizi regionali dislocati su più sedi provinciali potranno essere dotati di un portatile di presidio per ciascuna sede.
Ai collaboratori che operano in strutture con competenze informatiche possono essere assegnate dotazioni aggiuntive necessarie per lo svolgimento delle attività di assistenza, sviluppo e test.
Ai consulenti accreditati, che svolgono prestazioni presso le sedi regionali con continuità e per periodi non inferiori a 3 giorni alla settimana, possono essere assegnate postazioni di lavoro con caratteristiche idonee allo svolgimento dell’attività.
Dotazione per le sale riunioni
Le sale riunioni possono essere dotate di:
- desktop, anche di categoria inferiore agli standard regionali
- connettività wifi “emilia-romagna wifi” garantita da Lepida Spa.
Dotazione per sale operative
Per garantire all’amministrazione l’uso razionale delle risorse ed il contenimento di costi per hardware non standard o per la gestione di sale operative, possono essere assegnate postazioni desktop aggiuntive.
Dotazione di dispositivi mobili
I criteri di assegnazione dei dispositivi mobili sono regolamentati nel Disciplinare per l’assegnazione e l’utilizzo di utenze di telefonia fissa e mobile della Giunta della Regione Emilia-Romagna (delibera n. 1465/2011).
Le richieste di assegnazione debbono essere effettuate dal Responsabile della struttura di appartenenza dell’utente o, nel caso delle strutture speciali, dal politico di riferimento. Tutte le richieste vanno compilate online sulla intranet regionale.
Ogni richiesta deve essere autorizzata dal Direttore di riferimento e quindi inoltrata alla DG REII. Quest'ultima può approvare o rifiutare l’istanza, a seguito di una valutazione, sulla base del regolamento (comma 3 articolo 9).
Gestione dei dispositivi
Tutti gli strumenti assegnati, pena la decadenza del diritto all’utilizzo, dovranno essere utilizzati nel pieno rispetto delle policy di sicurezza dell’amministrazione.
Strumenti che risultino non aggiornati da oltre tre mesi, e per i quali non sia stata preventivamente concordata una motivata deroga di utilizzo con il Servizio ICT Regionale, diventano oggetto di un ticket di ritiro automatico.
Gli assegnatari a qualunque titolo di strumenti sono tenuti a riconsegnarli alla struttura informatica di riferimento nel momento in cui decadano le motivazioni che ne hanno determinato l’assegnazione, affinché possano essere utilizzati per altre necessità.
Composizione software della postazione di lavoro
Lo strumento assegnato è conforme agli standard adottati e supportati dall’ Ente e alla normativa sulla sicurezza del posto di lavoro.
Oltre alla dotazione software standard, ogni collaboratore regionale può installare in autonomia dallo Store delle applicazioni regionali uno o più prodotti applicativi certificati dal Servizio ICT in termini di sicurezza e adeguatezza funzionale.
I pacchetti software presenti sullo Store regionale tutelati da licenze d’uso a pagamento potranno essere installati solo previa autorizzazione da parte del presidio locale di riferimento in funzione delle disponibilità di licenze acquisite.
Lo Store delle applicazioni regionali è gestito dal servizio ICT Regionale e costantemente adeguato alle nuove tecnologie presenti sul mercato anche su impulso dei presidi di assistenza locale.
Funzioni di stampa e fax
Il sistema di stampa, copia e scansione regionale è unico e basato su una rete di stampanti multifunzione protette da lettore badge (stampa sicura).
La quantità e distribuzione geografica e logistica delle stampanti è programmata dal Servizio ICT insieme ai Servizi approvvigionamenti della regione e delle singole Agenzie regionali sulla base dei vani tecnici disponibili e dei consumi rilevati a consuntivo dal sistema di monitoraggio nell’esercizio precedente.
Non potranno essere installate stampanti laser nelle stanze adibite ad ufficio, in quanto ritenute in contrasto con le norme di salubrità degli ambienti di lavoro.
Sono vietate stampanti individuali e/o laser dipartimentali. Sono concesse deroghe solo in presenza di sportelli a contatto con il pubblico e in casi di impedimento fisico e logistico opportunamente documentato e motivato.
È autorizzato l’utilizzo di plotter condivisi presso le strutture regionali che svolgono funzioni tecniche nel rispetto dei criteri di razionalizzazione e standardizzazione.
Al fine di dematerializzare nativamente e ridurre i costi di stampa e conservazione fisica dei documenti, i fax fisici sono progressivamente sostituiti da fax virtuali integrati con le caselle di struttura di riferimento di ogni linea fax.
Periferiche aggiuntive.
Eventuali periferiche ritenute necessarie seguiranno un iter di richiesta motivata e di programmazione di acquisto analogo a quello del software aggiuntivo.
L’utilizzo di dispositivi di memorizzazione esterna (Pen drive, Schede di memoria, dischi USB, ecc…) sono vietate salvo casi espressamente autorizzati dal Servizio ICT Regionale per ragioni di servizio e per volumi di dati per i quali non risulta possibile ricorrere alla conservazione e condivisione tramite tecnologie sicure.
14.2 Adempimenti in caso di cessazione del rapporto di lavoro
In caso di cessazione del rapporto di lavoro, il collaboratore regionale assegnatario deve
riconsegnare tutta la propria dotazione strumentale entro l’ultimo giorno lavorativo, secondo le modalità sotto descritte.
Il presidio della direzione/agenzia di riferimento dovrà essere informato dal lavoratore o dal Responsabile di Servizio, affinché possa programmare per tempo il recupero di eventuali dati di pertinenza dell’amministrazione dagli strumenti assegnati al collaboratore.
Entro il giorno lavorativo successivo alla cessazione del rapporto di lavoro il presidio locale dovrà provvedere al ritiro di tutti gli strumenti di lavoro individuali di qualunque tipologia.
In mancanza di gestione proattiva, l’attività di ritiro sarà segnalata dal personale del Servizio ICT Regionale al presidio locale al ricevimento delle segnalazioni di cessazione dal database del personale.
14.3 Modalità di utilizzo
Le attrezzature individuali assegnate al collaboratore devono essere usate esclusivamente quale supporto all’attività lavorativa in modo pertinente alle specifiche finalità della propria attività, nel rispetto delle esigenze di funzionalità e di sicurezza della rete e dei sistemi.
In particolare, sulle postazioni di lavoro deve essere usato esclusivamente il software autorizzato e fornito dall'Ente.
Eventuale software aggiuntivo ritenuto necessario, sia da acquistare sia disponibile gratuitamente, deve essere richiesto al proprio presidio di assistenza informatico che avvierà le procedure di valutazione dell’adeguatezza ed economicità della soluzione richiesta.
Per maggiori dettagli si rinvia al Disciplinare tecnico per utenti sull'utilizzo dei sistemi informativi nella Giunta della Regione Emilia-Romagna.
14.4 Modalità di richiesta
Per le necessità di strumenti informatici la richiesta va inoltrata tramite la piattaforma di “Assistenza Informatica”.
14.5 Modalità di aggiornamento catasto attrezzature informatiche individuali
Le attrezzature individuali sono soggette a numerose variazioni, dovute ad attività tecniche attuate dai tecnici che operano presso i presidi di assistenza.
Le informazioni relative alle attrezzature individuali consentono all’ente di avere dati aggiornati sulla consistenza patrimoniale, alla struttura informatica centrale di gestire le verifiche di sicurezza in osservanza dell’apposito disciplinare e rendono possibile quantificare la spesa per la gestione. Mantenere aggiornate nel tempo tali informazioni richiede un impegno costante che non può essere assicurato dalla sola struttura informatica centrale.
Per tale motivo tutti i presidi di assistenza sono obbligati a garantire l’aggiornamento e la validazione tempestiva di tali informazioni che risiedono:
- nel catasto delle attrezzature informatiche CMDB.
- nel dominio regionale;
14.6 Modalità di presa in carico di attrezzature
Le attrezzature acquistate in autonomia dalle Direzioni Generali e dalle Agenzie sono soggette ad una verifica e autorizzazione preventiva del Servizio ICT Regionale al fine della verifica del rispetto degli standard previsti nella presente disciplina.
14.7 Modalità di supporto ed assistenza
In caso di guasti o malfunzionamenti gli utenti sono tenuti ad utilizzare la piattaforma di Assistenza informatica.
In caso di guasti o malfunzionamenti di strumenti di lavoro in mobilità che non possano essere risolti con il supporto telefonico, e salvo impedimenti legati allo stato di salute del collaboratore, lo strumento da ripristinare dovrà essere riportato a cura del collaboratore interessato presso il presidio locale.
15. Servizi di rete
Tutte le postazioni di lavoro al momento dell’installazione, vengono registrate nel dominio regionale e collegate all’infrastruttura di rete a servizio degli uffici regionali. La registrazione al dominio costituisce precondizione per collegare qualsiasi dispositivo alla rete regionale e accedere ai servizi regionali con single sign-on.
15.1 Accesso alla rete per i lavoratori mobili
Tutte le postazioni mobili registrate sul dominio regionale sono configurate per accedere alla rete e ai servizi ICT regionali tramite connettività internet sicura con una delle seguenti modalità:
- collegamento diretto tramite APN e Xdsl dedicate;
- tramite protocollo Direct Access se il dispositivo è configurato con Windows 10 enterprise in presenza di connettività non dedicata
- tramite VPN dedicata se il dispositivo è configurato con Windows 7 in presenza di connettività non dedicata;
15.2 Accesso alla rete per fornitori di servizi di teleassistenza
Ove siano presenti sistemi connessi nella rete Intranet regionale, su cui siano installate soluzioni complesse, può presentarsi la necessità di permettere a ditte esterne di accedere ai sistemi stessi, per fornire servizi di assistenza e manutenzione da remoto.
Il contratto stipulato col fornitore dovrà in ogni caso contemplare la designazione dei tecnici incaricati di questa attività quali responsabili esterni per il trattamento di dati personali, ed i conseguenti adempimenti previsti. Sarà inoltre opportuno prevedere nel contratto particolari clausole, quali richieste di penali, nel caso di violazioni delle norme di sicurezza attraverso gli accessi remoti configurati.
Sono previste due principali modalità di collegamento:
1) accesso via Internet: se il sistema è dotato di un indirizzo IP pubblico, è posizionato in un’area di rete accessibile da Internet, ed è configurato con le opportune policies di sicurezza, è possibile consentirne l’accesso attraverso una regola da predisporre sul firewall regionale, che identificherà in modo preciso:
• la porta o le porte attraverso cui avverrà l’accesso; è necessario usare protocolli criptati ogni qualvolta vengano trattati dati personali; le porte consigliate sono ssh, https o similari;
• l’indirizzo / gli indirizzi di provenienza; si potrà trattare di un singolo IP pubblico assegnato al firewall/proxy della ditta fornitrice, oppure di una sottorete IP pubblica assegnata ufficialmente alla ditta stessa oppure ad una sua consociata; fa- ranno fede gli appositi database delle autorità di rilascio degli indirizzi IP, come il RIPE per il nostro territorio;
• la regola sarà temporizzata, consentendo l’accesso solo in giorni ed orari preventivamente concordati; a meno di particolari esigenze, si sconsiglia di permettere l’accesso nelle fasce notturne o nei giorni festivi.
2) attraverso la modalità VPN SSL (vedi par. 12.2) configurata in modo da permettere al fornitore esclusivamente l’accesso ai sistemi sui quali è prevista l’assistenza o la manutenzione. In questo caso la responsabilità del collegamento sarà affidata ai singoli utenti esterni, appositamente autenticati, che useranno le credenziali normalmente utilizzate per accedere ai sistemi Intranet anche per accedere alla rete.
Qualora il contratto con la ditta fornitrice non fosse più valido per scadenza dei termini o inosservanza delle condizioni stabilite, è indispensabile segnalarlo tempestivamente al Servizio ICT Regionale, in modo da impedire da quel momento in poi l’accesso da parte del fornitore al sistema interessato.
15.3 Accesso a distanza ai servizi tramite dispositivi mobili
Gli utenti accreditati al sistema informativo regionale con credenziali rersdm, nel rispetto delle regole di sicurezza previste nel disciplinare tecnico utenti, possono accedere e utilizzare a distanza:
- i servizi applicativi regionali esposti su interne tramite browser;
- i servizi Office 365 installato anche su dispositivi personali e/o tramite app Office 365
L’assistenza e la configurazione dei servizi office 365 è garantita solo per gli apparati di proprietà dell’ente.
Allegato 3
DIRETTIVA PER LA SPERIMENTAZIONE DELLO SMART WORKING NELLA REGIONE EMILIA–ROMAGNA
1. Fonti normative, definizione e caratteristiche peculiari
Lo svolgimento della prestazione lavorativa “smart working” (di seguito SW) si inserisce nel processo di innovazione dell’organizzazione del lavoro allo scopo di incrementare la produttività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro e si aggiunge alle modalità tradizionali di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato senza modificare la posizione legale e contrattuale del collaboratore nell’organizzazione e senza costituire una nuova categoria contrattuale di rapporto di lavoro.
Lo SW non è quindi una nuova tipologia contrattuale ma una diversa modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo tra le parti, caratterizzata anche dall’utilizzo di strumenti tecnologici ed eseguita in parte all’interno dell’Ente e in parte all’esterno.
Rimangono invariate la sede lavorativa e la posizione del collaboratore nell’organizzazione dell’Ente. L’attuazione dello SW non modifica la regolamentazione dell’orario di lavoro applicata al personale che farà riferimento al “normale orario di lavoro” (full-time o part-time) tenendo conto delle caratteristiche di flessibilità temporali proprie dello SW, nel rispetto comunque dei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione.
Lo SW integra e amplia le forme di lavoro flessibile offerte dall’Amministrazione regionale al fine di rispondere meglio alle esigenze organizzative, compresa la nuova dimensione territoriale dei servizi regionali, e alle esigenze di conciliazione.
Le fonti normative principali, in ambito nazionale sono:
• L’articolo 14 della legge 7 agosto 2015 n. 124 " Deleghe al Governo in materia di riorganizzazione
delle Amministrazioni pubbliche";
• Il capo II "Lavoro agile" della legge 22 maggio 2017 n. 81 “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”;
• La direttiva del Presidente del consiglio dei ministri 1 giugno 2017 n. 3 "Indirizzi per l'attuazione dei commi 1 e 2 dell'articolo 14 della legge 7 agosto 2015, n. 124 e linee guida contenti regole inerenti all'organizzazione del lavoro finalizzate a promuovere la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti" (di seguito Circolare Madia).
In ambito regionale è utile richiamare:
• gli articoli 28; 29 e 33 della legge regionale 27 giugno 2014, n.6 "Legge quadro per la parità e contro le discriminazioni di genere";
• il Verbale d'intesa del 30/03/2017 in materia di telelavoro e smart work ed in modo particolare la
sezione recante "Linee guida in materia di smart work”;
• l'Accordo sottoscritto con le Organizzazioni Sindacali per l'attuazione di una sperimentazione finalizzata all'introduzione del modello di "lavoro agile" (smart working) nell'Amministrazione Regionale del 4/05/2018;
2. Finalità e ambito della sperimentazione
La sperimentazione, che avrà durata dal 4 giugno p.v. al 30 novembre 2018 p.v. è finalizzata a valutare i seguenti obiettivi del nuovo modello di organizzazione del rapporto di lavoro:
• aumentare la produttività
o aumentando la quantità di servizi prodotti
o migliorando la qualità delle attività e dei servizi stessi
• razionalizzare spazi e dotazioni tecnologiche
o ripensando la distribuzione dei collaboratori e l’uso dei locali
o assegnando dotazioni portabili, senza duplicazioni
• migliorare la conciliazione vita-lavoro
o mediante riconoscimento di flessibilità oraria
o agevolando la mobilità territoriale
• migliorare l’organizzazione del lavoro
o accrescendo le competenze digitali
o incentivando la collaborazione
o focalizzando l’attività su obiettivi e risultati
Per lo svolgimento della sperimentazione non vengono posti limiti alle tipologie di attività che si possono svolgere in modalità SW.
Ad esito della sperimentazione, si valuterà quali limiti di durata prevedere a regime, fermo restando in ogni caso il principio di temporaneità della condizione di SW.
È possibile che la sperimentazione dimostri l’opportunità di assorbire nell’ambito del SW alcune tipologie di telelavoro. Sarà inoltre possibile ridefinire le caratteristiche delle diverse modalità operative individuando casistiche e tipologie.
La sperimentazione dovrà essere condotta in modo da assicurare la completa reversibilità delle condizioni lavorative alla situazione antecedente la sperimentazione per i collaboratori che durante e/o al termine dell’esperienza riterranno di non voler ulteriormente proseguire.
3. Comunicazione
Prima dell’avvio della sperimentazione l’iniziativa dovrà essere presentata a tutti i dirigenti e dipendenti, possibilmente con incontri organizzati su diverse sedi, e utilizzando la Intranet aziendale per completare, aggiornare o integrare le informazioni, anche in relazione all’avanzamento del progetto. Si svolgeranno inoltre incontri specifici con i collaboratori che parteciperanno alla sperimentazione.
4. Monitoraggio della sperimentazione
La sperimentazione è finalizzata a valutare l’adeguatezza delle modalità applicative dello SW in relazione agli obiettivi che tale forma di lavoro vuole raggiungere.
In particolare, nel corso della sperimentazione dovranno essere osservati, in relazione ai diversi ambiti operativi e organizzativi coinvolti:
- come/se si modifica la relazione tra dirigente e collaboratore in termini di semplicità/difficoltà di comunicazione, chiarezza degli obiettivi, necessità di condivisione;
- come/se si modifica la relazione tra i vari componenti del gruppo degli Smart worker;
- come/se si modifica la relazione con i colleghi non Smart worker;
- raggiungimento dei risultati attesi sulle singole attività;
- efficacia della modalità di programmazione e controllo dell’attività;
- criticità e opportunità emerse
A tal fine, verranno periodicamente somministrati questionari o realizzate interviste ai collaboratori in SW, che in quanto sperimentatori sono tenuti a partecipare alle fasi in cui si articola il monitoraggio, nonché ai Responsabili e ai colleghi delle Strutture coinvolte.
Per la misurazione dei risultati complessivamente saranno individuati, a cura dell’Amministrazione, parametri idonei.
Tutte le attività di monitoraggio saranno presidiate e coordinate da un gruppo paritetico composto da rappresentanti dell’Amministrazione, delle Organizzazioni sindacali, dei Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) e del Comitato Unico di garanzia (CUG).
Oltre a quanto sopra indicato sarà oggetto di osservazione e valutazione l’impatto della modalità di lavoro
agile sugli istituti riguardanti il trattamento relativo a:
• trasferte
• buoni pasto
• diritto/dovere alla disconnessione.
Le analisi e le valutazioni derivanti dal monitoraggio effettuato sulla sperimentazione saranno oggetto di apposito confronto sindacale anche al fine di valutare il possibile superamento della fase sperimentale e, in caso di esito positivo, l’adozione di una disciplina generale che preveda, tra le altre cose, la possibilità per tutti collaboratori di segnalare la propria disponibilità.
L’adozione a regime dello SW dovrà essere coordinata con l’avanzamento del piano di razionalizzazione degli immobili e dell’utilizzo degli spazi di lavoro.
È rinviata a questa fase anche l’individuazione delle attività per le quali l’adozione di questa modalità
lavorativa viene esclusa.
Contemporaneamente all’avvio della sperimentazione dello SW l’Amministrazione si impegna a rivedere il sistema dei controlli sulle modalità delle presenze attualmente in vigore per tutto il personale.
5. L’accordo fra le parti
L’attivazione dello SW ha carattere volontario, tanto per l’Amministrazione quanto per il personale.
A tal fine viene sottoscritto un accordo individuale, tra l’Amministrazione (nella persona del Responsabile di Servizio, col visto del direttore generale o di agenzia di riferimento: “dirigente apicale”) e collaboratore. Tale accordo è soggetto all’obbligo di comunicazione alla Direzione Territoriale del Lavoro, da parte dell’amministrazione.
L’accordo prevede (in modo esplicito o attraverso richiami alla presente direttiva), tra l’altro:
• le modalità di svolgimento della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali e l’individuazione in via previsionale del numero delle giornate per le quali è richiesto il rientro in sede (su base settimanale o mensile);
• l’indicazione dei luoghi prevalenti in cui verrà svolta l’attività;
• le forme di esercizio del potere direttivo del dirigente di riferimento;
• gli strumenti che il lavoratore può / deve utilizzare;
• i tempi di riposo del lavoratore, nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro; si ricorda a tal fine che
il diritto alla disconnessione del lavoratore è stabilito a tutela della sua salute psico-fisica, della sua efficienza e produttività, e della conciliazione delle esigenze e dei tempi di vita, di riposo e di lavoro.
All’accordo è allegata l’informativa sulla salute e sicurezza dei lavoratori in SW ed il collaboratore dà atto di aver preso visione della presente direttiva.
Ove la natura delle attività svolte in SW coinvolga il trattamento di dati sensibili, l’accordo specifica anche le modalità che il lavoratore deve seguire al fine di garantirne la protezione.
6. Durata dell’accordo e recesso
L’accordo individuale precisa anche l’arco temporale in cui la prestazione si svolge con modalità SW. In questa prima fase sperimentale, la durata è pari alla durata della sperimentazione.
Le parti possono recedere, con un preavviso, di norma, non inferiore a trenta giorni.
7. Orario di lavoro e alternanza SW e lavoro in sede
L’attuazione dello SW non modifica la regolamentazione dell’orario di lavoro applicata al collaboratore, il quale farà riferimento al “normale orario di lavoro” (full-time o part-time) con le caratteristiche di flessibilità temporali proprie dello SW nel rispetto comunque dei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione.
Nell’ambito delle modalità di esecuzione della prestazione definite nell’accordo individuale, possono essere individuate giornate standard di presenza in sede in modalità “ordinaria” e giornate in cui l’attività è svolta in modalità “Smart Work”, ferma restando un’ampia flessibilità basata su un rapporto consapevole e di fiducia tra le parti e la possibilità, di modificare l’articolazione delle giornate sulla base di esigenze organizzative e/o personali. Anche nel caso di un prolungato malfunzionamento che renda impossibile la prestazione lavorativa in modalità SW, il collaboratore potrà essere richiamato in sede per assicurare la continuità della prestazione lavorativa; in questo caso il rientro in sede avviene, di norma, dal giorno successivo.
In particolare, nelle giornate di SW, per il lavoratore valgono le seguenti regole:
• fascia di attività standard: 7.30 – 19.30; durante tale fascia di attività il lavoratore è contattabile attraverso gli strumenti di comunicazione in dotazione quando è connesso.
• segnalazione attraverso Skype for business (e in prospettiva attraverso app dedicata) del proprio stato di connesso/non connesso (diritto alla disconnessione);
• fascia di disconnessione standard: 19.30 – 7.30 + sabato, domenica e festivi; per il personale che svolge attività di emergenza, se presente in sperimentazione, sarà individuata idonea procedura;
• il lavoro nelle giornate di sabato o domenica deve essere esplicitamente indicato nell’accordo individuale di SW, in relazione alle specificità dell’attività oggetto di sperimentazione;
• per effetto della distribuzione discrezionale del tempo di lavoro, non sono configurabili permessi brevi ed altri istituti che comportino riduzioni di orario;
• Il buono pasto non è dovuto, salvo il caso specifico di trasferte presso altre sedi regionali.
Al lavoratore viene riconosciuto un orario standard pari a 7 ore e 12 minuti. La segnalazione di connessione/non connessione non rileva ai fini della quantificazione dell’orario di lavoro. Lo Smart worker non ha obblighi di orario (prestazione minima, rientri obbligatori) né è previsto il riconoscimento di prestazioni straordinarie, aggiuntive, notturne e festive.
Se l'attività viene svolta in parte presso una sede regionale, al lavoratore è richiesto l'utilizzo del badge, secondo le modalità definite nel disciplinare degli accessi, dal soggetto responsabile dei locali, quando questo sia previsto per ragioni di controllo degli accessi e sicurezza, senza effetto ai fini del controllo dell’orario di lavoro e della maturazione del buono pasto.
In caso di trasferta presso sedi regionali è previsto il riconoscimento del buono pasto, oltre alle spese di trasporto, fermo restando il riconoscimento, ai sensi dell’ordinaria disciplina delle trasferte, del rimborso del pasto, oltre alle spese di trasporto, quando la trasferta si svolge presso sedi diverse da quelle regionali.
Il lavoratore, nell’ambito dell’orario di lavoro e mentre il suo status è “connesso”, dovrà essere disponibile e contattabile tramite gli strumenti aziendali, al fine di garantire un’ottimale organizzazione delle attività e permettere le abituali occasioni di contatto e coordinamento con i colleghi. Il lavoratore è tenuto a rispettare le norme sui riposi e sulle pause previste per legge e dalla contrattazione nazionale ed integrativa in materia di salute e sicurezza.
La disconnessione e la pausa sono segnalate attraverso la gestione dello stato su Skype for business (o, in prospettiva, attraverso altri strumenti tecnologici che saranno messi a disposizione dell’amministrazione); durante tali pause non è richiesto lo svolgimento della prestazione lavorativa, la lettura delle email, la risposta alle telefonate e agli SMS, l’accesso e la connessione al sistema informativo dell’Ente.
Nelle giornate di SW il lavoratore avrà cura di svolgere la propria attività lavorativa in luoghi, anche esterni alle sedi regionali, che, tenuto conto delle mansioni svolte e secondo un criterio di ragionevolezza, rispondano ai requisiti di idoneità, sicurezza e riservatezza e quindi siano idonei all’uso abituale di supporti informatici, non mettano a rischio la sua l’incolumità, né la riservatezza delle informazioni e dei dati trattati nell’espletamento delle proprie mansioni e rispondano ai parametri di sicurezza sul lavoro come indicati dall’ Amministrazione. Si veda a questo proposito il successivo punto 9 “Spazi”.
In particolare, il luogo di lavoro deve essere tale da garantire la necessaria riservatezza delle attività, evitando che estranei possano facilmente venire a conoscenza di notizie riservate. E’ inoltre necessario che il luogo ove si svolge l’attività non metta inutilmente a repentaglio la strumentazione dell’Ente.
Ferme restando le eventuali necessità specifiche, da dettagliare nell’accordo, è necessario fornire un’indicazione di massima del luogo prevalente (o dei luoghi), anche al fine di prevenire disguidi con INAIL in caso di infortuni sul lavoro. Eventuali infortuni sul lavoro vanno immediatamente comunicati al Servizio di appartenenza, per le necessarie denunce. L’individuazione di uno o più luoghi prevalenti può essere effettuata anche in relazione a necessità di conciliazione vita-lavoro.
8. Programmazione delle attività e monitoraggio dello stato di avanzamento
Il sistema di programmazione attualmente utilizzato dall’Ente viene utilizzato, con alcuni adattamenti, anche per la programmazione dei compiti da svolgere in modalità SW.
In particolare occorre curare che gli obiettivi assegnati al lavoratore, da raggiungere mediante attività svolta in SW, prevedano indicatori e target chiari e misurabili. A tal fine verranno individuate modalità idonee ad assicurare un monitoraggio più frequente di quanto ordinariamente previsto per il PDA (mediante assegnazione ed auto assegnazione di task specifici o lista di “to do” riferiti alle attività previste negli ordinari strumenti di programmazione, ad esempio Integra), visibili e condivisibili con tutto il personale della struttura di assegnazione.
Restano ferme le ordinarie modalità di valutazione delle prestazioni, secondo il sistema vigente per tutti i collaboratori, sulla base di tutti gli input informativi disponibili.
9. Spazi
Per le giornate in SW: i collaboratori utilizzeranno prioritariamente spazi di coworking della RER, spazi di coworking di altre Amministrazioni, spazi in strutture pubbliche attrezzate per l’accoglienza e il collegamento, previamente individuate dalla Regione (l’elenco è pubblicato nella pagina informativa sullo SW della intranet), spazi chiusi privati (in primo luogo il proprio domicilio abituale, ma non esclusivamente) e, solo occasionalmente, spazi aperti; in ogni caso il lavoratore adotterà comportamenti idonei a garantire la riservatezza dell’attività e la tutela delle strumentazioni dell’Ente.
Nelle giornate in sede: il lavoro viene svolto in spazi di coworking “open” (condivisi anche con soggetti esterni) o “di struttura” (nella sede di lavoro di assegnazione), previamente individuati dal Responsabile e tecnologicamente adeguati; non sarà prevista l’assegnazione di una stanza riservata ma verranno individuati spazi per la conservazione di documentazione (armadi) e potranno essere prenotate stanze per riunioni nei casi in cui la postazione nello spazio di coworking non risulti corrispondente alle necessità lavorative.
È fatto obbligo a tutti i Responsabili delle strutture con sedi sul territorio (extra Fiera district) di individuare uno spazio da rendere disponibile per l’attività di coworking dei collaboratori che aderiscono alla sperimentazione.
10. Trattamento economico del lavoratore
È garantita parità di trattamento economico e normativo dei lavoratori che aderiscono alla sperimentazione, anche in riferimento alle indennità e al trattamento accessorio.
11. Dotazione tecnologica
L’amministrazione fornirà ai collaboratori in SW l’attrezzatura tecnologica adatta e necessaria in base alla specifica mansione da svolgere. Il personale si impegna a custodire con la massima cura e mantenere integra la strumentazione che sarà fornita, in modo tale da evitarne il danneggiamento lo smarrimento e a utilizzarla in conformità con le istruzioni ricevute. Gli strumenti di lavoro affidati al personale devono essere utilizzati per lo svolgimento dell’attività lavorativa, nel rispetto di quanto previsto dalle policy e dai regolamenti adottati dall’Ente.
Ai collaboratori che effettueranno la sperimentazione verrà fornita, a cura di Lepida spa, la seguente dotazione:
• portatile ultraleggero (1,3 Kg) con monitor a 13,3 Pollici, Windows 10 enterprise ad alta efficienza energetica
• licenza Office 365 Suite E5 (comprensiva di controllo remoto fuori rete e dual factor authentication fuori sede per incrementare i livelli di sicurezza)
• docking station presso la sede regionale di coworking comprensiva di Monitor a 24’,’ tastiera e mouse
• cuffie stereofoniche Plantronics ad alta definizione con microfono integrato
• smartphone 5,5’’ con 10 GB mensili per traffico dati
• zainetto porta notebook brandizzato
• stato di presenza semplificato per garantire il diritto alla disconnessione
• accesso a tutte le informazioni e applicazioni regionali in sicurezza (con esperienza d’uso invariata)
• funzione di assistenza cliente dedicata ad Utenti Mobili
• app Office 365 complete
• Skype integrato con il centralino con numero unico presente su portatile e smartphone Non è prevista la fornitura di apparecchi telefonici fissi
La dotazione soprariportata costituisce l’unica dotazione assegnata (è esclusa quindi l’assegnazione di una
postazione fissa nella sede di lavoro sostituita dallo spazio in area di coworking)
12. Sicurezza sul lavoro
Agli Smart worker si applica la disciplina prevista per i videoterminalisti; nell’ambito della formazione erogata sarà previsto uno specifico modulo sulla sicurezza.
L’Amministrazione rimane responsabile della salute e della sicurezza dello Smart worker, dovendo altresì:
• garantire il buon funzionamento degli strumenti tecnologici a lui assegnati;
• consegnare, prima dell’avvio della sperimentazione, anche ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, un documento scritto informativo dei rischi generali e di quelli specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione.
Il lavoratore è, a sua volta, tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte
dall’Amministrazione per fronteggiare i rischi.
13. Sicurezza informatica e protezione dei dati
Il lavoratore in smartworking è tenuto a conformare la propria attività lavorativa alle policy regionali in materia di protezione dei dati personali e sicurezza adottate dall’Ente e, specificatamente
o determinazione n. 6928/2009 “Disciplinare tecnico su modalità e procedure relative alle verifiche di sicurezza sul sistema informativo, ai controlli sull’utilizzo dei beni messi a disposizione dall’Ente per l’attività lavorativa (allegato A) con particolare riferimento alle strumentazioni informatiche e telefoniche (allegato B) ed esemplificazioni di comportamenti per il corretto utilizzo di tali beni (allegato C), valide per la Giunta e l’Assemblea Legislativa della Regione Emilia-Romagna”;
o determinazione n. 8901/2017 “Approvazione del disciplinare per utenti dei sistemi informativi della
Regione Emilia-Romagna”;
o determinazione n.7222/2012 “Disciplinare Tecnico per la gestione degli incidenti di sicurezza
informatica della Giunta e dell'Assemblea Legislativa della Regione Emilia-Romagna”;
o determinazione n. 597/2012 “Disciplinare Tecnico per Amministratori di sistema della Giunta e
dell'Assemblea Legislativa”;
ivi comprese le modifiche apportate alle suddette policy successivamente all’adozione della presente
direttiva.
Con specifico riferimento alle strumentazioni informatiche assegnate, il lavoratore è tenuto a rispettare tutte le cautele e le prescrizioni contenute nel Disciplinare tecnico per utenti dei sistemi informativi della Regione Emilia-Romagna, assegnando particolare rilievo a quanto indicato al par. 5 rubricato “UTILIZZO DI POSTAZIONI DI LAVORO PORTATILI”.
14. Formazione e supporto
Durante la sperimentazione verrà assicurato il supporto agli Smart worker nell’utilizzo delle dotazioni tecnologiche, nell’applicazione degli istituti nonché l’accompagnamento nel cambiamento dei processi organizzativi e collaborativi.
La partecipazione agli interventi di formazione predisposti dall’Amministrazione per gli Smart worker è obbligatoria.
15. Controlli e sanzioni disciplinari
L’Ente effettua le verifiche ed i controlli sulle strumentazioni informatiche secondo quanto disposto dalla determinazione n. 6928/2009 (ed eventuali successivi aggiornamenti della medesima policy).
Nel caso di mancato rispetto delle regole previste per l’esercizio dell’attività lavorativa, incluse quelle previste per l’utilizzo della strumentazione informatica, di quelle inerenti il Codice di comportamento applicabile ai dipendenti della Regione Emilia-Romagna, e, per analogia di quelle per la presenza in servizio di cui alla determinazione n. 16144/2017 verranno applicate le sanzioni disciplinari indicate nel codice disciplinare vigente in relazione alla gravità del comportamento.
16. Assicurazione obbligatoria per gli infortuni e le malattie professionali
Il lavoratore ha diritto alla tutela contro le malattie professionali e gli infortuni sul lavoro dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali, anche se occorsi durante il percorso di andata e ritorno tra l’abitazione e il prescelto luogo di lavoro. È tutelato, quindi, anche l’infortunio in itinere, come per il resto del personale “quando la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze connesse alla prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza” (art. 23 co. 3 L. 81/17).
Verranno inoltre approfonditi, attivando un apposito tavolo tecnico con INAIL, gli aspetti di tutela assicurativa nell’ambito della Convenzione in essere.
17. Norma generale
Per tutto quanto non previsto dalla presente Direttiva, per la regolamentazione dei diritti e degli obblighi direttamente pertinenti al rapporto di lavoro, si rinvia alla disciplina contenuta nelle disposizioni legislative, nei contratti collettivi nazionali di lavoro e nei contratti decentrati integrativi nonché al codice di comportamento per i dipendenti della Regione Emilia-Romagna.
ALLEGATO A ALLA DIRETTIVA
REGIONE EMILIA ROMAGNA
OPUSCOLO INFORMATIVO SALUTE E SICUREZZA DEI LAVORATORI IN SMART WORKING
Informativa per i lavoratori
1.1 PREMESSA
Il presente documento mira a fornire agli smart worker (o Lavoratori Agili) indicazioni utili in relazione alla tutela della salute e sicurezza, durante l’esecuzione della prestazione lavorativa in smart working ovvero all’esterno dei locali aziendali.
Tale modalità di prestare la propria attività lavorativa si distingue dal “telelavoro” per la flessibilità nella individuazione delle giornate da dedicare a questo tipo di svolgimento del lavoro e nella scelta del luogo ove prestare l’attività lavorativa, che non coincide necessariamente con il domicilio del lavoratore (“smart worker”). In virtù di ciò, lo smart worker è tenuto a cooperare all'attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all'esecuzione della prestazione all'esterno dei locali aziendali” (art. 22, comma 2, Legge 81/2017)
È dunque dovere dello smart worker mettere in atto ogni comportamento utile a limitare i rischi derivanti dell’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, dove viene meno la possibilità da parte del Datore di Lavoro di verifica puntuale del rispetto dei principi ergonomici e tecnici di salute e sicurezza del lavoro.
Più in generale si può dire che lo smart worker:
• non dovrà in alcun modo adottare comportamenti che possano generare rischi per la sua salute e sicurezza o per quella di terzi;
• dovrà evitare ogni luogo, ambiente, situazione e circostanza che possa comportare un pericolo per la sua salute e la sua sicurezza o per quella di terzi.
1.2 PRINCIPI GENERALI
I luoghi di lavoro individuati per l’esecuzione della prestazione lavorativa in smart working devono rispettare,
per quanto possibile, le indicazioni previste per la sicurezza dei videoterminalisti. Lo smart worker deve dunque rifarsi a quelle indicazioni per ciò che riguarda:
• i requisiti generali dei luoghi di lavoro;
• le caratteristiche della postazione di lavoro;
• le pause da rispettare;
• la corretta postura da tenere.
Nel seguito vengono riepilogate tali indicazioni.
ALIMENTAZIONE ELETTRICA
Durante l’esecuzione della prestazione lavorativa in smart working i dipendenti devono porre in essere comportamenti adeguati a limitare il rischio elettrico. Di seguito alcuni suggerimenti, esemplificativi ma non esaustivi:
• verificare quali prese di corrente elettrica è possibile utilizzare per alimentare la propria attrezzatura informatica: non scollegare in autonomia apparecchiature presenti nel luogo presso cui si opera;
• non collegare tra loro spine incompatibili, utilizzando eventuali adattatori;
• l’utilizzo di prese multiple con numerose spine è assolutamente da evitare;
• evitare l’utilizzo di prese o apparecchiature elettroniche in situazioni in cui potrebbero trovarsi a contatto con l’acqua;
• utilizzare le apparecchiature in conformità con le istruzioni d’uso fornite dal produttore;
• l’inserimento e il disinserimento delle spine deve essere effettuato impugnando correttamente la presa e ad apparecchiatura spenta;
• prese e interruttori devono essere mantenuti integri e ben fissati alle pareti.
SPAZI DI LAVORO E VIE DI FUGA
Nella scelta dello spazio di lavoro è necessario prestare attenzione a:
• corretto posizionamento dei cavi di alimentazione del computer, in modo tale da evitare il rischio di inciampo e quindi di eventuali cadute;
• avere spazi sufficienti per alzarsi e spostarsi senza rischiare di urtare contro mobili e spigoli;
• evitare di posizionarsi nello spazio di apertura di porte e armadi;
• verificare di avere a disposizione vie di fuga agevoli e prive di ostacoli;
• evitare luoghi di lavoro troppo caldi o troppo freddi o comunque con condizioni microclimatiche inadeguate;
• evitare luoghi di lavoro con illuminazione troppo forte e privi di schermatura alle finestre;
• evitare luoghi di lavoro con illuminazione naturale/artificiale insufficiente.
POSTAZIONE DI LAVORO
Il lavoro al videoterminale può causare l'insorgenza di disturbi muscolo scheletrici e affaticamento visivo.
Per evitare l’insorgenza di queste problematiche gli elementi che possono incidere in maniera sostanziale sono i seguenti
• arredi (sedia, scrivania);
• illuminazione naturale e artificiale.
CORRETTA POSTURA E COMPORTAMENTO
La principale misura di prevenzione per l’insorgenza di problematiche muscolo scheletriche è legato all’assunzione di una corretta postura durante il lavoro al videoterminale.
Allo scopo è necessario
1. assumere la postura corretta di fronte al video, con piedi ben appoggiati al pavimento e schiena appoggiata allo schienale della sedia nel tratto lombare, regolando (se possibile) l'altezza della sedia e l'inclinazione dello schienale;
2. posizionare lo schermo del video di fronte in maniera che, anche agendo su eventuali meccanismi di regolazione, lo spigolo superiore dello schermo sia posto un poco più in basso dell'orizzonte che passa per gli occhi dell'operatore e ad una distanza degli occhi pari a 50 - 70 cm;
3. evitare irrigidimenti delle dita e del polso, curando di tenere gli avambracci appoggiati al piano di lavoro in modo da alleggerire la tensione dei muscoli del collo e delle spalle;
4. evitare, per quanto possibile, posizioni di lavoro fisse per tempi prolungati. Nel caso che ciò fosse inevitabile si raccomanda la pratica di esercizi di rilassamento (collo, schiena, arti superiori ed inferiori).
PREVENZIONE DISTURBI VISIVI
Per la prevenzione dei disturbi visivi occorre:
1. illuminare correttamente il posto di lavoro, anche regolando tende e veneziane; orientare ed inclinare lo schermo per eliminare, per quanto possibile, riflessi sulla sua superficie;
2. distogliere periodicamente lo sguardo dal video per guardare oggetti lontani, al fine di ridurre l'affaticamento visivo;
3. effettuare le pause previste. A tale scopo si ricorda che il lavoratore addetto al videoterminale, salvo diversa indicazione del Medico Competente, deve effettuare una pausa, ovvero un cambio di attività di 15 minuti ogni 120 minuti di applicazione continuativa al VDT.
EMERGENZA
Lo smart worker dovrà evitare di scegliere di prestare l’attività lavorativa in luoghi isolati e remoti e dovrà avere sempre a disposizione un mezzo per la chiamata dei soccorsi.
SEGNALAZIONE INFORTUNI
Nel caso in cui lo smart worker sia oggetto d’infortunio deve fornire dettagliata e tempestiva informazione sull’evento. secondo le modalità definite per tutto il personale regionale.
ALLEGATO B ALLA DIRETTIVA
(su carta intestata del Servizio)
Al Servizio Amministrazione e Gestione e p.c.
- A (nome cognome del richiedente)
Schema di accordo individuale di smartworking di (NOME COGNOME e matricola )
Premesso che:
- con delibera n. xxxxx è stato approvato l’avvio di una sperimentazione finalizzata all’introduzione nell’Ente di modalità lavorative agili/smartworking;
- le modalità di svolgimento della sperimentazione sono disciplinate nella “Direttiva per la sperimentazione dello smartworking nella Regione Emilia Romagna” approvata quale allegato 3 parte integrante alla citata delibera XXX che, in particolare, prevede la sottoscrizione di un accordo individuale tra l’Amministrazione (nella persona del dirigente Responsabile di Servizio) e il collaboratore che partecipa alla sperimentazione, vistato dal Direttore di riferimento;
il Responsabile del Servizio , XY e il collaboratore YZ, dipendente regionale assegnato alla medesima struttura convengono quanto segue.
Con decorrenza 4 giugno 2018 YZ, modificherà le modalità di esecuzione del rapporto di lavoro in essere con l’Amministrazione regionale, adottando le modalità del c.d. smartworking fino a conclusione della sperimentazione stabilita al 30/11/2018.
Per la durata della sperimentazione l’attività verrà svolta nel rispetto della disciplina contenuta nella “Direttiva per la sperimentazione dello smartworking nella Regione Emilia Romagna” approvata quale allegato 3 parte integrante alla citata delibera XXX , integrata da quanto previsto nel presente accordo individuale e precisamente:
- l’attività lavorativa nelle giornate di smartworking sarà svolta in prevalenza in una delle seguenti sedi:
o ---------------
- le giornate di rientro nella sede di assegnazione saranno concordate con il Responsabile della struttura tenuto conto delle necessità di servizio (evtl: in ragione delle quali fin d’ora si individuano come segue………..) e saranno integrate e/o modificate in relazione all’esigenza di assicurare l’ottimale svolgimento delle attività lavorative;
- le attività assegnate sono quelle indicate nel Programma di Attività (PDA) consultabile nella Intranet aziendale (evtl) tra le quali si segnalano come particolarmente rilevanti le seguenti:
……
- per ogni attività sopraindicata XY si impegna ad evidenziare mediante autoassegnazione di task o svolgimento di task assegnati, lo stato di avanzamento dell’attività fino al raggiungimento degli obiettivi o alla conclusione della sperimentazione;
- (evtl) con riferimento alle suddette attività si precisa in particolare che……
- con riferimento alle attività che prevedono il trattamento di dati sensibili, si forniscono le seguenti indicazioni ……
- per assicurare il controllo sul buon andamento delle attività, le parti si confronteranno con cadenza mensile/bimensile/trimestrale sullo stato di avanzamento
- le parti si impegnano a partecipare e consentire la partecipazione alle iniziative formative appositamente organizzate dall’Amministrazione nell’ambito della sperimentazione
- le parti assicurano altresì massima disponibilità e partecipazione nelle fasi di monitoraggio dell’esperienza con riferimento sia al grado di raggiungimento delle finalità indicate nella direttiva, sia alla rilevazione del gradimento o di problematiche, formulando anche ogni utile suggerimento per consentirne una conclusiva e complessiva valutazione
Il collaboratore XY dichiara inoltre di:
- aver preso visione della direttiva e dell’opuscolo informativo sulla sicurezza dei lavoratori allegati, dei quali la sottoscrizione del presente accordo costituisce piena accettazione;
- aver ricevuto la dotazione tecnologica necessaria per lo svolgimento dell’attività.
(evtl in caso di collaboratore che ha in essere un rapporto di telelavoro). Con la sottoscrizione del presente accordo viene sospeso il rapporto di telelavoro di cui XY è titolare; detto rapporto riprenderà alle medesime condizioni al termine della sperimentazione.
(nome cognome)
(firma)
Il Responsabile di Servizio (denominazione, nome e cognome)
(firma)
Visto: Il Direttore generale/Direttore d'Agenzia (denominazione, nome e cognome)
All.
1. Direttiva per la sperimentazione dello smart working nella Regione Emilia-Romagna (allegato 1 DGR
2. Opuscolo Informativo Salute e Sicurezza dei lavoratori in smart working (allegato A della Direttiva
Allegato 4
Accordo per l’attuazione di una sperimentazione finalizzata all'introduzione del modello di "lavoro agile " (smart working) nell'amministrazione regionale