Tipologia: Protocollo aziendale condiviso per l'emergenza Covid-19
Data firma: 29 aprile 2020
Validità: 31 agosto 2020
Parti: IBM e Fim-Cisl, Fiom-Cgil, Uilm-Uil, RLS, RSU
Settori: Metalmeccanici, IBM
Fonte: rsuibmsegrate.altervista.org
Protocollo aziendale condiviso per l'emergenza Covid-19
In data 29 Aprile 2020 in modalità telematica, si sono incontrati, nelle persone dei loro rispettivi rappresentanti: IBM Italia spa (di seguito anche "IBM"), le Organizzazioni Sindacali di Fim-Cisl […], Fiom-Cgil […] e Uilm-Uil […] (di seguito le "OO.SS."), il Coordinamento Nazionale RLS IBM e il coordinamento Nazionale RSU IBM, di seguito anche "RLS" e "RSU", d'ora in avanti congiuntamente con IBM e le OO.SS. "le Parti".
Premesso che
• IBM, a seguito dell'emergenza epidemiologica da Covid-19, a partire dal 23 febbraio 2020 ha agevolato lo svolgimento dell'attività lavorativa in modalità smart working, nel rispetto delle condizioni previste dall'art. 2, comma 1, lett. r) Dpcm 8 marzo 2020 e dagli artt. 18ss l. n. 81/2017, per tutto il personale impiegato in azienda, fatto salvo un numero limitato di addetti che hanno operato presso clienti o presso datacenter IBM per supportare la continuità delle attività;
• Alla luce delle restrizioni alla mobilità delle persone sul territorio nazionale e ai limiti alla prosecuzione delle attività produttive, da ultimo, ai sensi del Dpcm 26 aprile 2020, IBM ha consentito gli spostamenti dei dipendenti solo per comprovate esigenze lavorative, privilegiandosi, in ogni caso, il massimo utilizzo del lavoro agile per le attività che possono essere svolte presso il proprio domicilio o a distanza;
• A seguito della sottoscrizione del protocollo d'intesa del 14 marzo 2020, è stato creato un Comitato per l'applicazione e la verifica delle regole del protocollo di regolamentazione composto da Responsabili di sede, in rappresentanza del Datore di Lavoro, RSPP, medico competente, RSU e RLS che ha monitorato a cadenza settimanale l'evoluzione della situazione emergenziale causata dalla pandemia da COVID-19;
• IBM ha fornito ai dipendenti che non hanno potuto svolgere l'attività in modalità agile i Dispositivi di Protezione Individuale, concordando con gli RLS che qualora i DPI non fossero disponibili, l'azienda non avrebbe potuto comandare la trasferta. Al fine di limitare l'esposizione al contagio, peri dipendenti in trasferta IBM ha, in deroga alle normative interne, consentito di utilizzare come mezzo di spostamento preferenziale l'auto propria, con esposizione del chilometraggio del percorso a partire dalla propria abitazione. È stata anche prevista una norma transitoria speciale per il rimborso dei pasti;
• IBM sin da subito ha provveduto alla sanificazione delle sedi aziendali lasciate operative (Milano Segrate, Roma e Torino, oltre ai datacenter) utilizzando materiale di sanificazione e pulizia ottemperanti alle indicazioni dell'ISS. Inoltre, gli accessi alle sedi sono stati concessi solo per comprovate esigenze lavorative e solo per il periodo strettamente necessario all'espletamento delle mansioni;
• Le Parti, con l'obiettivo di proseguire la reciproca fattiva collaborazione, intendono definire con il presente protocollo le linee guida per la graduale ripresa dell'attività all'interno delle sedi IBM Italia, nel rispetto dei tempi e/o limitazioni stabilite a livello normativo, nell'ottica di preservare la salute e sicurezza dei dipendenti sul luogo di lavoro.
Tutto ciò premesso
Le premesse sono parte integrante del presente documento;
• Al fine di proseguire la reciproca fattiva collaborazione in un periodo di grande incertezza anche normativa, le parti concordano nel mantenere attivo il Comitato creato in occasione dell'emergenza e di proseguire con gli incontri periodici, la cui frequenza verrà definita nel prosieguo della gestione dell'emergenza;
• A tale scopo, vengono predisposte in allegato delle misure, che rappresentano un'implementazione in IBM Italia del protocollo nazionale del 14 marzo e 24 aprile per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro, sulla scorta delle best practices presso altre realtà industriali e dei pareri della comunità scientifica, oltre alle analisi condotte da IBM Italia in relazione ai rischi specifici presso le sedi aziendali (Allegato 1). Tali misure saranno oggetto di revisione periodica in base all'evoluzione della normativa emanata in questa fase di emergenza;
• Responsabile di sede, RLS, RSPP e Medico Competente aziendale garantiranno che il monitoraggio anche in loco, oltre all'osservanza delle direttive adottate, sia soggetta alla supervisione del capo diretto delle persone.
• Le misure di cui all'allegato 1 predispongono, altresì, le norme di organizzazione del lavoro presso le sedi di IBM. Tali norme potranno essere periodicamente aggiornate, anche alla luce dell'evoluzione degli studi medici e virologici e di ulteriori indicazioni delle Autorità Pubbliche, restando inteso che la versione che verrà di volta in volta rivista e approvata, automaticamente sostituirà la precedente.
• La presente intesa avrà efficacia fino al 31 agosto 2020, ovvero per tutta la durata della situazione di emergenza epidemiologica da Covid-19, come definita dalla normativa d'urgenza, se successiva.
Allegato 1: Misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 presso le sedi IBM Italia
I. Attività preliminari per pianificare il rientro in azienda
1. Sanificazione degli ambienti di lavoro
IBM provvederà alla sanificazione e alla igienizzazione periodica degli ambienti di lavoro, in linea con le vigenti normative. Tale attività dovrà riguardare tutti gli ambienti di lavoro e gli strumenti propedeutici a tale scopo (ad esempio distribuzione dell'aria).
Tali attività dovranno riguardare sia le postazioni di lavoro individuali, sia le aree comuni (aule riunioni, aree ristoro, servizi igienici).
Le aree non adibite all'uso da parte del personale verranno individuate con apposita segnaletica.
2. Informativa ai lavoratori
Prima del rientro del personale in azienda, i dipendenti IBM dovranno essere informati circa le misure intraprese, nonché le regole comportamentali da adottare.
Tale attività verrà gestita attraverso diversi canali di comunicazione e, nello specifico, si prevede che vengano svolte le seguenti attività:
• Fornitura di materiale informativo sull'attuale emergenza (anche sotto forma di formazione), sull'uso dei dispositivi di protezione individuale, sugli obblighi di distanziamento sociale, e su ulteriori obblighi e misure operative da adottare;
• Creazione di una pagina intranet dedicata, che raccolga tutte le informazioni aggiornate sul tema;
• Informativa, anche attraverso la cartellonistica, distribuita nelle sedi che verranno aperte.
3. Aggiornamento del DVR e Direttive.
Si procederà all'aggiornamento della valutazione dei rischi e del relativo DVR, in forma di allegato al DVR stesso, in base alle disposizioni contemplate dalle presenti misure.
4. Pulizia e igienizzazione.
Le attività di sanificazione periodica, quando necessaria, e la pulizia giornaliera dovranno garantire la prevista igienizzazione degli ambienti di lavoro, a partire da quelle in uso. Scrivanie e tastiere dovranno essere igienizzate a cura del servizio di pulizia a cadenza giornaliera ovvero al cambio turno se previsto. Si precisa che l'igienizzazione prevede un servizio di pulizia accurato con l'uso di disinfettanti così come definite dalla vigente normativa pubblicata dall'ISS.
5. Predisposizione degli uffici nelle sedi IBM per garantire il distanziamento sociale
Si prevede la creazione di apposite indicazioni (ad esempio strisce distanziatrici) che garantiscano il distanziamento sociale tra i dipendenti nelle varie attività previste nella giornata lavorativa. Queste, per esempio, riguarderanno l'accesso alla sede, le scrivanie utilizzabili, l'accesso ai servizi igienici, il ritiro delle stampe o l'accesso alle aree di ristoro.
II. Accesso alle sedi IBM e svolgimento della giornata lavorativa
1. Misure di organizzazione del lavoro.
• Si prevede un rientro graduale al lavoro al fine di limitare il più possibile l'esposizione dei dipendenti IBM al rischio di contagio. A tale scopo, si prevede di proseguire l'utilizzo dell'istituto dello smart working per i dipendenti IBM, ove possibile.
• L'utilizzo di tale istituto, così come disciplinato dalla decretazione di urgenza, proseguirà finché non sarà rientrata la situazione di emergenza, e non saranno ristabilite le condizioni per la ripresa ordinaria dell'attività presso le sedi aziendali. Le parti si impegnano a disciplinare tale istituto con un accordo aziendale.
• È previsto, altresì, per comprovate esigenze lavorative, l'ingresso di un numero limitato e contingentato di dipendenti nelle sedi IBM. In questa prima fase, si prevede l'ingresso massimo di una percentuale di dipendenti non superiore al 10% del numero di scrivanie effettivamente presenti presso la sede. L'ingresso dovrà essere preventivamente autorizzato dal capo responsabile dei singoli dipendenti e concordato con il responsabile di sede.
• Le sedi oggetto del presente protocollo in questa fase iniziale sono quelle di Segrate, Roma e Torino, oltre che la sede di Roma Veneziani e quelle dei Datacenters IBM (nello specifico Cornaredo, Milano Cascia, Pero, Roma e Settimo Milanese).
L'apertura delle altre sedi sarà oggetto di valutazione e avverrà auspicabilmente entro il termine della attuale emergenza pandemica (alla data il 31 agosto 2020). I lavoratori che dovessero avere necessità di accedere lo potranno fare in via eccezionale, chiedendo l'autorizzazione al proprio manager e al responsabile di sede.
• L'eventuale variazione della percentuale di lavoratori che potranno accedere alle sedi verrà discussa nelle riunioni periodiche del Comitato.
• Nella fase iniziale, non si prevede il ripristino del servizio di trasporto aziendale. Qualora, per comprovate esigenze lavorative, un dipendente dovesse recarsi presso la sede, potrà richiedere il rimborso locomozione o richiedere il rimborso del servizio taxi preventivamente approvato dal capo responsabile in assenza della disponibilità del mezzo proprio.
• Al fine di limitare al massimo ogni possibile esposizione, il personale con limitata capacità motoria, il personale che usufruisce per proprie patologie della legge 104 o chiunque abbia avuto o abbia in corso una patologia tale da aumentare il rischio di esposizione al virus Covid- 19 sarà esonerato dalle richieste di rientro in azienda. Resta fermo il divieto di rientro in azienda dei dipendenti che abbiano avuto contatti, nei 14 giorni precedenti, con persone risultate positive ai test per l'accertamento del Covid-19.
• Le scrivanie messe a disposizione, comprese le postazioni di aule training e dei laboratori, dovranno consentire ai dipendenti di non avere un collega immediatamente di fronte e accanto. A titolo di esempio, le scrivanie da 6 posti di lavoro potranno essere utilizzate solo da tre persone che si dovranno disporre alternativamente. Le scrivanie e sedie non utilizzabili dovranno avere una indicazione chiara che ne evidenzi il divieto d'uso.
• La disponibilità delle toilette all'interno dei servizi igienici verrà ridotta allo scopo di impedire il contatto tra le persone. Eventuali file dovranno essere gestite al di fuori di tali servizi, dove verranno posizionati appositi segnali distanziatori.
• Gli ascensori potranno essere utilizzati da una sola persona alla volta per le sedi di Roma e Segrate e gestita in accordo con le altre aziende per quella di Torino: apposita cartellonistica dovrà informare su questa disposizione.
• Per limitare possibili assembramenti, gli spazi esterni della sede di Roma (c.d. "terrazze") verranno disabilitati.
• Le aule riunioni di piccole dimensioni (c.d. "quiet rooms") verranno inibite all'uso. Le riunioni dovranno essere prevalentemente e, salvo casi di urgenza, essere organizzate attraverso gli strumenti messi a disposizione da IBM (a oggi Webex). Nel caso di assoluta urgenza e solo su base eccezionale, una eventuale riunione in persona dovrà tenere conto dell'obbligo di distanziamento sociale, consentendo quindi l'ingresso solo della metà delle persone rispetto alla capienza massima dell'aula riunione. In caso di utilizzo di un'aula riunioni, il Responsabile di Sede dovrà provvedere al termine ad attivare il servizio di igienizzazione dell'aula stessa.
• Le aule corsi in ottemperanza a quanto previsto dalla normativa vigente non potranno essere utilizzate.
• L'accesso alle aree di ristoro sarà consentito ad una persona per volta. Eventuali tavolini verranno rimossi o il loro uso verrà inibito.
• La Mobilità del personale all'interno degli edifici delle sedi IBM dovrà essere evitata, salvo comprovate esigenze lavorative non gestibili diversamente.
• Previa informativa e consenso dei lavoratori interessati, al fine di verificare il rispetto delle direttive previste dal presente Protocollo e di preservare la salute e la sicurezza del personale IBM, l'accesso alle sedi IBM verrà gestito attraverso una apposita app che registrerà unicamente l'informazione di accesso. L'utilizzo di tale applicazione verrà preventivamente valutato nella commissione di controllo a distanza.
• La mensa aziendale, nella prima fase, erogherà unicamente pasti predisposti (c.d. "lunch box") che potranno essere consumati nei locali della mensa, adeguatamente predisposti per garantire il distanziamento sociale. In particolare, sarà ridotto il numero di posti disponibili, e l'accesso da parte dei lavoratori sarà ammesso in base ad un piano di orari di ingresso definito dal management di ciascuna Business Unit.
• Il servizio di infermeria sarà attivo nelle sedi con orario consueto: al fine di limitare il rischio di assembramento, l'accesso dovrà essere preventivamente concordato telefonicamente con il personale presente.
Accesso alla sede IBM
• Il servizio di parcheggio delle sedi proseguirà come precedentemente previsto e per la sede di Roma verrà garantito l'accesso al parcheggio interno per tutti i dipendenti della sede, fino a un massimo della sua capienza. Il servizio di car pooling dovrà rispettare le norme di trasporto dei passeggeri.
• Ai fine di evitare possibili code in ingresso alla sede, si prevede un'estensione dell'orario di ingresso nelle sedi per tutta la durata della giornata lavorativa, in base alle effettive esigenze lavorative.
• Per una gestione ottimale del servizio di reception verranno disposti distanziatori e installate delle barriere tali da limitare ogni possibile contatto personale.
• Fornitura di mascherine e altri DPI specifici: tutte le persone (interne o esterne) che accedono ai locali aziendali devono indossare mascherine. Le mascherine devono essere indossate prima dell'accesso in azienda. Le mascherine chirurgiche devono essere conformi ai requisiti di legge. IBM predispone, per ciascun lavoratore che ha accesso ai locali aziendali, due mascherine per ogni giornata di lavoro. Potranno essere valutate ulteriori specifiche esigenze. Sarà applicata una procedura apposita per lo smaltimento delie mascherine utilizzate.
• Verranno predisposti distributori di gel sanificante nelle varie aree delle sedi IBM.
• Misurazione della temperatura corporea: chiunque acceda a una sede IBM sarà sottoposto alla misurazione della temperatura corporea. In linea con quanto previsto dal protocollo condiviso del 24 aprile 2020, la misurazione della temperatura verrà gestita in rispetto della data privacy e, ove previsto, verrà fornita una informativa individuale. La rilevazione della temperatura verrà effettuata ogni qual volta si dovesse entrare in sede, quindi anche a seguito di una pausa o dell'accesso alla mensa aziendale.
o Nel caso in cui la temperatura corporea dovesse risultare inferiore ai 37,5°C, nessuna registrazione verrà effettuata e verrà consentito l'accesso alla sede IBM.
o Nel caso in cui la temperatura corporea dovesse risultare uguale o superiore ai 37,5°C, non verrà consentito l'accesso alla sede. Nessuna registrazione del dato o del nominativo verrà effettuata e al dipendente verrà consegnata una istruzione scritta con le opportune istruzioni che inviteranno il dipendente a rientrare presso il proprio domicilio e contattare il medico di fiducia. Il medico competente verificherà periodicamente lo stato di salute del dipendente. Per le persone esterne, qualora l'organizzazione di appartenenza richieda una giustificazione sui motivi di mancato accesso alla sede, verrà rilasciata un'apposita dichiarazione, insieme all'informativa sulla privacy, dall'operatore che effettua la rilevazione della temperatura corporea.
• L'accesso di personale esterno funzionale allo svolgimento delle normali attività o fornitori ricorrenti (a titolo di esempio CBRE, CIC, Adecco...) avverrà con le stesse misure previste per il personale IBM. Questo personale dovrà rispettare le prescrizioni previste dal presente documento, mentre non si prevede l'accesso di personale esterno che abbia natura di estemporaneità, salvo casi eccezionali che dovranno essere valutati e autorizzati dal Responsabile di Sede: in tali casi varranno le prescrizioni previste dal presente documento. Inoltre, la IBM valuterà la necessità di aggiornare di conseguenza la documentazione necessaria (ad esempio contratti, DUVRI...).
• Ulteriori misure di prevenzione: Le parti valuteranno in futuro l'opportunità di effettuare, in base alle indicazioni delle autorità competenti e su base volontaria, nel rispetto della privacy dei lavoratori interessati, test sierologici.
• Accesso alla sede per personale che abbia contratto il virus o abbia avuto sintomi riconducibili al Covid-19: tutto il personale che abbia nelle settimane precedenti contratto il virus o abbia avuto sintomi riconducibili o abbia avuto parenti stretti (c.d. "affini") che abbiano contratto il virus dovrà preventivamente contattare il medico competente per definire le modalità e tempistiche di rientro.
• Positività accertata di un dipendente IBM: in caso di positività accertata, il medico competente avrà l'obbligo di attivare la procedura specifica predisposta per la gestione della positività e che comprende l'informazione ai dipendenti che sono venuti a contatto con il collega e la sanificazione delle aree.
• Sorveglianza sanitaria: in linea con quanto condiviso da questo stesso gruppo di lavoro il 16 marzo, permane la sospensione delle visite di sorveglianza sanitaria, salvo casi specifici che verranno concordati dal medico competente con il dipendente. Permane la disponibilità del medico competente a fornire supporto telefonico a chiunque ne facesse richiesta.
• Misurazione della temperatura in uscita: le Parti valuteranno la possibilità di misurare la temperatura anche in uscita del personale. Resta la facoltà individuale su base volontaria di richiedere la misurazione della temperatura anche in uscita, o comunque nel corso della giornata.
III. Attività svolte al di fuori delle sedi IBM
1. Misure di organizzazione del lavoro.
Premesso che il Protocollo condiviso del 24 aprile 2020 vieta espressamente le trasferte, al fine di agevolare le operazioni essenziali per i clienti viene definito quanto di seguito riportato:
• Tutto il personale a cui dovesse essere richiesto di operare al di fuori della propria abitazione o dalle sedi IBM, dovrà essere dotato di dispositivi di protezione individuale forniti da IBM: l'assenza di tali dispositivi non consentirà alcun intervento esterno. I Dispositivi di protezione Individuale verranno messi a disposizione da IBM ai dipendenti presso le sedi operative (Segrate, Roma e Torino) o inviati all'abitazione dei dipendenti.
• Le trasferte con pernottamento dovranno essere limitate e gestite solo per reali esigenze di business critico, anche in considerazione dell'assenza di ristoranti, e allineate alla vigente normativa viaggi IBM e prevedere nello specifico le autorizzazioni necessarie dalla propria linea manageriale.
• Al fine di limitare l'esposizione ai contagi, si raccomanda l'utilizzo preferenziale dell'autovettura per gli spostamenti brevi e la valutazione del mezzo più opportuno e sicuro per eventuali trasferte più lunghe. Tali trasferte dovranno comunque essere limitate solo ai casi di estrema necessità e urgenza. In caso di necessità e previa approvazione preventiva da parte del capo responsabile, è consentito l'uso del taxi.
• Si assume che l'eventuale accesso e permanenza presso sedi di clienti/fornitori debba avvenire nel rispetto della normativa vigente (in particolare il Protocollo del 24 aprile 2020). IBM provvederà a effettuare delle verifiche della corretta applicazione delle normative, anche su segnalazione dei dipendenti.