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Categoria: Prassi amministrativa
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Ministero della Giustizia
Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria, del Personale e dei Servizi
Il Capo del Dipartimento

Circolare 4 settembre 2020 m_dg.DOG.04/09/2020.0140440.U
 

Al Sig. Primo Presidente della Corte di Cassazione
Al Sig. Procuratore Generate presso la Corte Suprema di Cassazione
Al Sig. Presidente del Tribunale Superiore delle Acque Pubbliche
Al Sig. Procuratore Nazionale Antimafia e Antiterrorismo
Ai Sig.ri Presidenti delle Corti di Appello
Ai Sig.ri Procuratori generali della Repubblica presso le Corti di Appello
Ai Sig.ri Presidenti dei Tribunali
Ai Sig.ri Procuratori della Repubblica presso i Tribunali
Ai Sig.ri Presidenti dei Tribunali di Sorveglianza
Ai Sig.ri Presidenti dei Tribunali peri minorenni
Ai Sig.ri Procuratori della Repubblica presso i Tribunali per i minorenni
Ai Sig.ri Dirigenti amministrativi degli uffici in indirizzo
nonché, per conoscenza
Al Sig. Capo di Gabinetto dell’On. Ministro
Al Sig. Capo Segreteria dell’On. Ministro
nonché, per conoscenza
Alle Organizzazioni sindacali


OGGETTO: Seguito a direttive in tema di organizzazione per la gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19: ulteriori indicazioni a supporto dello svolgimento dell’attività giudiziaria – Informazioni di aggiornamento

Come noto, e come già in precedenza segnalato anche con la Direttiva dei Direttori del personale delle quattro amministrazioni del Ministero della giustizia del 30 luglio u.s. che qui si allega (all. 1), il contesto di riferimento per lo svolgimento delle attività lavorative del pubblico impiego ha subito alcune modifiche.
Nel contempo il Ministero ha continuato anche nel mese di agosto una importante interlocuzione con le Organizzazioni Sindacali, al fine di definire l’assetto delle migliori politiche di gestione del personale nel contesto COVID-19, dell’applicazione dello smart working, e delle misure di sicurezza e prevenzione sui luoghi di lavoro, interlocuzione che ad oggi ha ad oggi ha condotto alla sottoscrizione dell’accordo del 4 agosto scorso (all. 2), con cui è stato recepito il Protocollo quadro “Rientro in sicurezza”, sottoscritto il 24 luglio 2020 dal Ministro per la pubblica amministrazione e dalle organizzazioni sindacali (all. 3).
Sempre nel mese di luglio e agosto sono continuate le interlocuzioni del Dipartimento, tramite le proprie articolazioni competenti, per proseguire le attività di rafforzamento delle misure di sicurezza già disposte, per compiere le operazioni di sanificazione, nei casi segnalati, e disporre gli acquisti dell’ulteriore materiale necessario e richiesto dagli uffici (DPI, materiale igienizzante, divisori e paratie, ecc.
Ciò premesso, si rileva come il contesto normativo di riferimento indica una chiara volontà del Governo di ripresa di tutte le attività produttive private e pubbliche del Paese, ivi comprese quelle relative all’amministrazione della giustizia, in una prospettiva in cui l’evolversi dei contagi da COVID-19 è ovviamente attenzionato e valutato, ma dove elementi fondamentali sono le misure di sicurezza e di prevenzione che garantiscano il contenimento dei contagi anche nei luoghi di lavoro. Trascorso il periodo delle misure fortemente restrittive che hanno connotato il periodo di cd. lockdown, tutti gli sforzi delle Amministrazioni sono ormai orientati all’adozione di un ventaglio di misure organizzative che consentano il mantenimento delle attività lavorative improntate a modelli di flessibilità.
Lo stesso ISS avverte come la ripresa nei contesti lavorativi possa essere condotta in modo responsabile mantenendo le note prescrizioni di cautela sanitaria (distanziamento, regole igieniche di condotta, sanificazioni e pulizie periodiche ecc).
Gli uffici giudiziari conoscono ormai tali misure, avendo avviato la ripresa delle proprie attività sin dal 12 maggio scorso, in un’ottica di crescente implementazione, e in un contesto certamente più difficile rispetto all’attuale.
Lo sforzo fatto dagli uffici giudiziari e dal Ministero per l’approntamento di tali misure di sicurezza e organizzative ci consente quindi di essere più preparati anche alla ripresa delle attività dopo la pausa estiva.
In tale quadro la presente circolare ha quindi solo lo scopo di una ricognizione delle misure di supporto all’attività giurisdizionale che il Dipartimento ha già predisposto ed erogato, indicate in precedenti circolari (23 febbraio 2020 prot. 37654.U, e successive, in specie del 6 marzo 2020 prot. 47725.U, del 19 marzo prot. 53887.U, e più in particolare quella del 2 maggio prot. 70896.U e del 12 giugno prot. 94300.U), accompagnata anche da un rapido aggiornamento informativo.
Sotto tale ultimo profilo è utile informare le SS.LL. che dal monitoraggio condotto dal Dipartimento sugli esiti della fase due, e che a breve sarà disponibile sul sito istituzionale del Ministero della giustizia, si desume lo sforzo effettuato dagli uffici in tutto questo delicato periodo di emergenza epidemiologica, per la ripresa delle attività giudiziarie, un periodo segnato normativamente, come noto, dalle date del 12 maggio e del 1 luglio, che hanno scandito i tempi della crescente ripresa delle attività lavorative nel settore giudiziario.
Indici dello sforzo compiuto nel contesto della ripresa delle attività sono alcuni dati:
La percentuale media di personale in presenza negli uffici è passata da 27,02 % (periodo dal 24 febbraio al 30 aprile) al 71,33 % al 31 luglio. Ciò che lascia intravedere anche una possibilità di maggiore crescita con la fine del periodo estivo.
Buona è stata la risposta anche nell’utilizzo di alcuni strumenti di flessibilità lavorativa (ad esempio durante il mese di luglio il 21% circa del personale è stato incluso nella rotazione dei servizi e oltre il 70% degli uffici ha fatto ricorso all’orario flessibile);
Il personale amministrativo ha certamente familiarizzato di più con gli strumenti informatici per il lavoro da remoto messi a disposizione dall’Amministrazione, e la formazione e-learning ha subito un’eccezionale crescita, un dato questo che dovrà rimanere patrimonio anche in futuro:
49.286 gli utenti abilitati sulla piattaforma Teams;
27.078 gli accessi alla piattaforma e-learning dell’Amministrazione
9.782 gli utenti abilitati per gli applicativi da remoto
Assolutamente consistenti si sono dimostrati gli investimenti fatti dal Ministero per le misure di prevenzione sanitaria e di sicurezza già apprestate negli uffici: sono stati erogati dal Ministero agli uffici del territorio e quindi già spesi ben 20 milioni di euro (acquisto di DPI, materiale igienizzante, cartellonistica, paratie, attività di sanificazione ecc.).
Sono stati siglati molti protocolli con le Regioni e le autorità sanitaria locali per screening sierologici per il personale, segnale di una coesione territoriale che ha accentuato l’attenzione del contesto sanitario per la sicurezza dei lavoratori nei nostri uffici.
Tante sono state le segnalazioni di positive interlocuzioni con i Consigli dell’ordine locali e con le OO.SS. di riferimento territoriale.
Si tratta, all’evidenza, di un ventaglio di strumenti organizzativi e di misure sanitarie di prevenzione già adottate, che deve assolutamente permanere anche nella fase che ci attende in futuro.

1. Misure organizzative
Come noto, e come già indicato nella Direttiva dei Direttori generali del personale del 30 luglio scorso, il contesto di riferimento risulta parzialmente modificato a seguito dell’entrata in vigore della legge 17 luglio 2020, n. 77 (che ha convertito, con modificazioni, il decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34 recante “Misure urgenti in materia di salute, sostegno al lavoro e all’economia, nonché di politiche sociali connesse all’emergenza epidemiologica da COVID-19” – decreto Rilancio), che ha introdotto, significative modifiche all’assetto precedente, che ha caratterizzato l’avvio della cd. “fase due”.
Per quanto di competenza di questo Dipartimento appare utile condividere alcune riflessioni sugli aspetti trattati dalla normativa in tema di organizzazione, tenuto conto delle indicazioni già vigenti e delle direttive e circolari fin qui diffuse.
Tra gli aspetti rilevanti del decreto-legge cd. “rilancio”, come modificato dalla legge di conversione n. 77/2020, vi sono, agli artt. 219-221, alcune proroghe, fino al 31 ottobre 2020, delle misure in materia di Giustizia relative allo svolgimento dell’attività giudiziaria, già previste nell’art. 83 del decreto-legge 18/2020, come convertito dalla legge 27/2020.
Pur essendo superato il periodo emergenziale in senso stretto e pur essendo entrati nella cosiddetta “fase tre” in ambito giudiziario, a seguito della maggiore ripartenza delle attività degli uffici giudiziari a decorrere dal 1° luglio scorso, non sono stati del tutto eliminati, dalle normative subentranti, alcuni istituti e aspetti dell’attività giudiziaria già previsti per la “fase uno”; e ciò a fini di cautela e di flessibilità nel caso di recrudescenza dei contagi.
Nello specifico la proroga fino al 31 ottobre 2020 riguarda il deposito degli atti e il pagamento del contributo unificato con modalità telematica, le udienze civili con deposito di note scritte, le udienze con partecipazione da remoto su richiesta delle parti, la trattazione della causa da remoto con consenso delle parti e la partecipazione degli imputati in stato di custodia cautelare in carcere o detenuti nei processi penali.
Ulteriore disposizione introduce stabilmente il deposito telematico degli atti di polizia giudiziaria nella fase delle indagini preliminari e delle istanze e dei documenti provenienti dalle difese successivamente alla notifica dell’avviso di conclusione delle indagini.
In tale contesto si sottolinea come nella riscrittura integrale del citato articolo 83, non è stato riproposto nel catalogo di misure organizzative adottabili dai capi degli uffici giudiziari ai fini di prevenzione dei contagi, il rinvio delle udienze penali e civili.

2. Misure di gestione del personale
Le misure di gestione del personale hanno costituito sempre il fulcro degli strumenti organizzativi in epoca COVID-19 e sono certamente uno degli aspetti più delicati. A tale riguardo si richiamano in particolare le “indicazioni a supporto di una maggiore ripresa delle attività” impartite con circolare di questo Dipartimento del 12 giugno 2020, prot. 94300.U., e la Direttiva dei Direttori del personale del Ministero del 30 luglio scorso, che costituiscono un punto di riferimento per le attività negli uffici.
Nella circolare del 12 giugno 2020 si dava atto della realizzazione, da parte degli Uffici giudiziari, delle fondamentali prescrizioni sanitarie e logistiche rivolte alla tutela della salute del personale dipendente e dell’utenza ribadendo l’indispensabilità dell’adozione di tali provvedimenti. Parimenti, si dava atto della circostanza che, con l’avvio della “fase due”, aveva trovato applicazione un sistema di maggiore flessibilità lavorativa, con il ricorso a strumenti contrattuali diversi (turni pomeridiani, rotazione, remotizzazione del lavoro in altra sede di ufficio giudiziario, ecc.), misure in precedenza inattuabili dal rigido contesto di lockdown sociale.
Le indicazioni contenute nella circolare hanno costituito il punto di riferimento anche per l’avvio della cd. “fase tre”, che la legge 25 giugno 2020, n. 70 (che ha convertito, con modificazioni il decreto-legge 30 aprile 2020, n. 28) ha anticipato al 1 luglio 2020 novellando il testo dell’art. 83, comma 6, del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito con modificazioni dalla L. 24 aprile 2020, n. 27.
La legge di conversione 17 luglio 2020, n. 77 ha introdotto significative modifiche alla disciplina del decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34 (cd. “rilancio”), ad iniziare da quella relativa alla organizzazione del lavoro (art. 263), con l’obiettivo, di primario rilievo, di favorire il rientro in sicurezza sui luoghi di lavoro dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni, rientro già intrapreso, con il venire meno del rigido lockdown sociale e con il progressivo riavvio delle attività produttive, in virtù del decreto legge 18 maggio 2020, n. 33 nonché dello stesso decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34, volto a favorire il rilancio delle attività sia private sia pubbliche.
La principale novità derivante dalla modifica, in sede di conversione, dell’art. 263 del decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34, è rappresentata dal superamento dell’urgenza e dell’indifferibilità dell’attività lavorativa quale binomio di presupposti delle prestazioni di lavoro insuscettibili di essere svolte in modalità agile e dalla rimodulazione dello smart working, disciplinato dalla normativa di contrasto alla pandemia. Tale istituito non è più connotato da una pura logica emergenziale, ma è ora calato nella concreta realtà operativa dei singoli uffici, previa individuazione della più limitata quota della metà del solo personale impiegato in quelle attività concretamente suscettibili di essere svolte al di fuori della sede di lavoro.
Si segnala come ivi si parli della metà del solo personale impiegato nelle attività suscettibili di essere declinate in lavoro agile e non della metà dell’intera forza-lavoro complessivamente disponibile nell’ufficio.
Si ricorda anche che tale formulazione consente di computare in tale quota anche il personale che accede al lavoro agile anche solo per una giornata alla settimana.
Infine si evidenzia che possono escludersi dalle attività svolte in modalità agile, quei servizi che implicano la necessaria presenza per ragioni di sicurezza.
Nel solco di quanto disciplinato in virtù della predetta novella è quindi intervenuta la Circolare del Ministro per la pubblica amministrazione n. 3 del 2020, che si allega (all. 4), che ha evidenziato, sul presupposto dell’entrata in vigore della legge di conversione 17 luglio 2020, n. 77, la necessità che le pubbliche amministrazioni organizzino il lavoro dei propri dipendenti e l’erogazione dei rispettivi servizi attraverso la flessibilità dell’orario di lavoro, rivedendone l’articolazione giornaliera e settimanale, applicando il lavoro agile, con le misure semplificate di cui al comma 1, lettera b), dell’articolo 87 del decreto legge 17 marzo 2020 n. 18 convertito, con modificazioni, dalla legge 24 aprile 2020, n. 27, al cinquanta per cento del personale impiegato nelle attività che possono essere svolte in tale modalità.
La presenza del personale nei luoghi di lavoro, lo si ripete, non è dunque più correlata alle attività ritenute indifferibili ed urgenti, atteso che lo stesso art. 263 stabilisce una deroga alla disciplina dell’art. 87, comma 1 lettera a), e non incontra più il limite dell’istituto dell’esenzione del dipendente dal servizio.
Al riguardo, appare opportuno sottolineare che già nel testo della circolare del 12 giugno 2020, più volte menzionata, al paragrafo 3 intitolato “Misure organizzative del personale: flessibilità lavorativa e qualità dei servizi - dal lavoro agile emergenziale al lavoro agile di qualità”, si era raccomandato, sulla scorta della disciplina dell’art. 263 del decreto-legge 34/2020 all’epoca vigente (prima cioè delle modifiche introdotte in sede di conversione) e anche attraverso la Circolare del Direttore generale del personale e della formazione, un maggiore uso, accanto allo smart working, di un insieme di strumenti contrattuali, poco utilizzati in passato nel settore dell’amministrazione giudiziaria, indicati - in applicazione del regime contrattuale vigente - nei seguenti istituti:
orario flessibile
turnazioni e orario pomeridiano
orario multiperiodale
rotazione dei servizi di cancelleria
co-working, ovvero remotizzazione del lavoro in ufficio diverso da quello sede di servizio
Nell’attuale contesto normativo può dirsi, quindi, ancora attuale la riflessione già condotta nella menzionata circolare del 12 giugno 2020, secondo cui la disciplina del decreto-legge “rilancio” pareva delineare (anche prima delle modifiche introdotte in sede di conversione) misure organizzative già poste in essere da questo Dipartimento in tema di flessibilità, al fine di tracciare e di incentivare un chiaro percorso di ripresa selle attività correlato ad idonee misure organizzative che possano delineare un congruo quadro di sicurezza e prevenzione, e quindi in un quadro in cui possano concorrere le misure del lavoro da remoto, previsto dall’articolo 87 del decreto-legge 18/2020, unitamente agli altri istituti contrattuali di flessibilità e all’ordinaria attività in presenza del personale.
Si evidenzia nuovamente, facendo ora riferimento al testo novellato dell’art. 263, che, nell’avvenuta ripresa delle attività giurisdizionali e amministrative degli uffici dopo la pausa estiva, sarà essenziale armonizzare e modulare l’attività in presenza e l’attività svolta in smart working del dipendente secondo le nuove disposizioni.
Si ricorda proprio sul punto il provvedimento congiunto dei Direttori del personale dei Dipartimenti del ministero della giustizia interviene fornendo direttive aggiornate in materia, condotte alla luce delle normative più recenti e della Circolare del Ministro per la pubblica amministrazione n. 3/2020.
I progetti di smartworking in atto, prorogati fino al 15 settembre 2020 ai sensi della suddetta Direttiva ministeriale, potranno essere rivisti alla luce di tali direttive e di tale contesto.
Al contempo, per completezza, si rappresenta che stanno proficuamente proseguendo i lavori del tavolo aperto con le Organizzazioni sindacali per la sottoscrizione di un Accordo diretto a regolare lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile, ai sensi della normativa di eccezione antiCovid-19 e, in un secondo momento, si auspica un ulteriore Accordo che, in una prospettiva di lungo periodo, disciplini il lavoro agile nella sua veste ordinaria, ai sensi degli artt. 18-24 della legge 22 maggio 2017, n. 81, al termine delle azioni di contrasto alla pandemia.

3. Misure di sicurezza e sanitaria prevenzione e procedure per gli acquisti
La gestione della cd. “fase tre” nel mutato contesto normativo preordinato alla ripartenza, è sempre correlata, secondo quanto specificato dalla Circolare del Ministro per la pubblica amministrazione n. 3 del 2020, con la previsione di strumenti idonei a prevenire il rischio e a garantire la sicurezza sul luogo di lavoro.
È, infatti, allegato a detta circolare il Protocollo quadro “Rientro in sicurezza” sottoscritto dal Ministro per la pubblica amministrazione e dalle organizzazioni sindacali e a cui le pubbliche amministrazioni sono chiamate ad adeguarsi, nel rispetto del richiamato articolo 263 del decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34, ferme restando le specifiche disposizioni adottate nel rispetto della propria autonomia, anche attraverso l’adozione di protocolli di sicurezza specifici.
Detto protocollo è stato recepito dall’Amministrazione della giustizia a seguito di incontro con le OO.SS. del settore del 4 agosto scorso, con verbale sottoscritto da quasi tutte le sigle sindacali presenti. Si allega alla presente sia il Protocollo quadro “Rientro in sicurezza” sia il verbale di recepimento per l’Amministrazione (all. 2 e 3).
Quanto ai contenuti del Protocollo, nel richiamare le raccomandazioni analiticamente già illustrate nella citata circolare del 12 giugno 2020 (paragrafo 2 “Igiene luoghi di lavoro, acquisti di materiale igienico sanitario e altri strumenti di sicurezza degli ambienti. Misure organizzative, logistica degli spazi”) e in tutte le circolari e note emanate, che qui si intendono confermate, e tenuto conto del disposto di cui al comma 2 dell’art. 263 citato, si invitano le SS.LL. ad integrare le prescrizioni già impartite con i contenuti del protocollo qui considerato, che si soffermano specificamente su:
aggiornamento del DVR;
adeguata informazione al personale;
misure a tutela della salute individuale del personale e degli utenti mediante utilizzo di dispositivi di protezione individuale, da impiegare in relazione alla sistemazione logistica del lavoratore e dei contratti con il pubblico nonché alla specificità dell’attività o del lavoro svolto nei diversi enti ed amministrazioni;
Permangono ferme, infine, le disposizione già da tempo veicolate agli uffici in merito agli acquisti del materiale necessario al lavoro in sicurezza negli uffici: DPI; materiale igienizzante, procedure di pulizia profonda e sanificazione, misure preventive.
Sul punto si richiamano anche le circolari di questo Capo Dipartimento e del Direttore generale delle risorse materiali e tecnologie che offrono un quadro preciso delle procedure da tenere (all. 5 e 6): circolare del 2 aprile prot. 59011.U in tema di acquisto di DPI per il personale amministrativo e di magistratura e del 19 giugno prot. 98221.U in tema utilizzo di strumenti di controllo a distanza della temperatura.
Ad oggi, come già detto, sono stati erogati agli uffici circa 20 milioni di euro, e altri stanziamenti in bilancio per tali scopi permangono per le necessità future.

4. L’informatica a supporto del lavoro degli uffici
In coerenza con le indicazioni fornite nel presente documento, infine, si ribadisce l’impegno del Dipartimento a proseguire lo sviluppo della digitalizzazione con l’ulteriore sviluppo degli applicativi in uso.
E’ infatti di massimo interesse per il Dipartimento non abbandonare il fruttuoso percorso già avviato di remotizzazione del processo e del lavoro del personale di magistratura e dipendente. L’art. 263 citato richiama espressamente la necessità di riorganizzare le attività lavorative dei dipendenti e l’erogazione dei servizi “anche attraverso soluzioni digitali”.
Si invita pertanto, in coerenza con il contenuto della circolare 12 giugno 2020, a tenere nel debito conto nell’organizzazione dei servizi e delle attività in presenza e in modalità smart working, dell’utilizzo degli strumenti da remoto in tutte le attività che allo stato possono essere svolte con gli strumenti e gli applicativi già utilizzabili e con quelli che nel prossimo futuro lo saranno.
A seguito di un percorso già annunciato e delineato, la competente Direzione generale dei sistemi informativi e automatizzati ha finito le valutazioni e il rafforzamento delle politiche di sicurezza per l’uso massivo degli applicativi da remoto, ivi compresi alcuni i registri di cancelleria.
A breve sul punto verranno offerte più specifiche e dettagliate indicazioni.
In tale ottica si informa altresì che si stanno concludendo le operazioni di mappatura delle attività lavorative fruibili da remoto, e che si stanno chiudendo anche le procedure per l’acquisto di circa 19.000 PC portatili, di cui già 3.000 in consegna, che verranno progressivamente distribuiti sul territorio, con priorità e destinazioni che saranno declinate in prossime circolari.
Segnalando che è intenzione di questo Capo Dipartimento riprendere prossimamente gli incontri con i vertici distrettuali e i COA territoriali, oltre che di proseguire nel confronto con le rappresentanze sindacali, si ricorda che il Dipartimento, anche tramite le proprie Direzioni generali competenti, è a disposizione per ogni chiarimento e necessità.
Ringraziando tramite le SS.LL. anche il personale di magistratura e amministrativo in servizio, porgo i più cordiali saluti.

Roma, 4 settembre 2020

ALLEGATI:
Direttiva dei Direttori del personale dei Dipartimenti del Ministero della Giustizia sottoscritta il 30 luglio 2020
Verbale del 4 agosto 2020 tra il Ministero della giustizia e quasi tutte le OO.SS. di recepimento del Protocollo quadro “Rientro in sicurezza”
Protocollo quadro “Rientro in sicurezza” siglato il 24 luglio 2020
Circolare del Ministro per la pubblica amministrazione n. 3 del 2020
Circolare del Capo Dipartimento del 2 aprile prot. 59011.U
Circolare del Direttore generale reggente delle risorse materiali e delle tecnologie del 19 giugno prot. 98221.U

IL CAPO DIPARTIMENTO
Barbara Fabbrini