AIFA
AGENZIA ITALIANA DEL FARMACO
Piano Organizzativo Lavoro Agile
RIFERIMENTI NORMATIVI
Il lavoro agile nelle pubbliche amministrazioni ha trovato pieno riconoscimento nella legge 7 agosto 2015, n. 124, recante “Deleghe al Governo in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche” che, all'art. 14, rubricato “Promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro nelle amministrazioni pubbliche” prevede che le amministrazioni pubbliche, nei limiti delle risorse di bilancio disponibili a legislazione vigente e senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica, adottano misure organizzative volte a fissare obiettivi annuali per l'attuazione del telelavoro e per la sperimentazione, anche al fine di tutelare le cure parentali, di nuove modalità spazio-temporali di svolgimento della prestazione lavorativa (lavoro agile) che permettano, entro tre anni, ad almeno il 10 per cento dei dipendenti che ne facciano richiesta, di avvalersi di tali modalità, garantendo che, i dipendenti che se ne avvalgono, non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera.
Il contesto normativo, in materia di lavoro agile, si è aggiornato con la legge 22 maggio 2017, n. 81, recante “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l'articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”, applicabile in quanto compatibile, anche nei rapporti di lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche. In particolare il Capo II della predetta legge, contiene le disposizioni che, allo scopo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, promuovono il lavoro agile quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo fra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.
Appena qualche giorno dopo l'adozione della legge n. 81/2017, è stata emanata dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri, Ministero della Semplificazione e della Pubblica Amministrazione, ai sensi dell'art. 14, comma 3 della legge n. 124/2015, la Direttiva 1° giugno 2017, n. 3. La Direttiva fornisce gli indirizzi per l'attuazione delle disposizioni richiamate attraverso una fase di sperimentazione.
L'evoluzione dell'epidemia da COVID-19 ha richiesto vari interventi d'emergenza al fine di contrastarne la diffusione, nonché regolarne le conseguenze anche sotto il profilo giuslavoristico.
All’esito della copiosa normativa intervenuta medio tempore nell’ambito della suddetta emergenza, il decreto-legge 9 giugno 2021, n. 80, convertito dalla legge 6 agosto 2021, n. 113, recante “Misure urgenti per il rafforzamento della capacità amministrativa delle pubbliche amministrazioni funzionale all'attuazione del Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR) e per l'efficienza della giustizia”, all’art. 6 ha previsto che le pubbliche amministrazioni con più di cinquanta dipendenti, con esclusione delle scuole di ogni ordine e grado e delle istituzioni educative, adottino, entro il 31 gennaio di ogni anno, il Piano integrato di attività e organizzazione. Detto piano ha l’obiettivo di assorbire, razionalizzandone la disciplina in un’ottica di massima semplificazione, molti degli atti di pianificazione cui sono tenute le amministrazioni.
In data 2 dicembre 2021 la Conferenza Unificata ha dato il suo via libera al decreto del ministro per la Pubblica amministrazione per la definizione del PIAO (Piano integrato di attività e organizzazione), previsto dall’art. 6, co. 6, del D.L. n. 80/2021, convertito dalla legge 6 agosto 2021, n. 113. Nella medesima occasione, è stata accolta la richiesta di posticipare la scadenza del 31 gennaio 2022 come termine ultimo per l'adozione dei PIAO da parte delle amministrazioni. Come annunciato dal sito istituzionale della Funzione Pubblica, per evitare duplicazioni e coordinare i contenuti delle sezioni del Piano, saranno adottate specifiche linee guida.
Il c.d. “decreto milleproroghe”, decreto legge n. 228 del 30 dicembre 2021 ha previsto all’art. 1, comma 12, che “(...) In sede di prima applicazione il Piano è adottato entro il 30 aprile 2022 (…)”.
PARTE 1
LIVELLO DI ATTUAZIONE IN AIFA
L’Agenzia italiana del farmaco, al fine di dare attuazione alle misure previste dall’art. 14 legge n. 124/2015, finalizzate alla promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro nelle amministrazioni pubbliche, ha adottato con determinazione del Direttore generale, n. 532 del 30 marzo 2018, l’Atto di indirizzo per l’attuazione di progetti di telelavoro e progetti sperimentali di lavoro agile o smart working in attuazione dell’art. 14 legge 7 agosto 2015, n. 124.
In data 1° dicembre 2019, all’esito di apposita ricognizione interna, ha avviato il progetto sperimentale pilota di lavoro agile, che ha coinvolto un contingente di 50 unità di personale, ripartito per ciascuna struttura organizzativa in proporzione alla consistenza dei relativi organici e, comunque, non superiore, per ciascuna struttura organizzativa, al 30% del contingente di personale ad essa assegnato.
L’Agenzia ha organizzato, per il personale ammesso al progetto pilota sperimentale di lavoro agile, una prima sessione di formazione ad hoc (Settembre 2019), inserita in un percorso di formazione sul lavoro agile che ha visto il coinvolgimento, nelle successive sessioni (Ottobre 2019), anche del personale dirigente delle strutture organizzative alle quali era assegnato il personale coinvolto, nonché dei rappresentanti interni delle Organizzazioni Sindacali ed RSU e, dei componenti del Comitato Unico di Garanzia.
A tutti i dipendenti ammessi al progetto pilota è stata fornita la dotazione strumentale aziendale, necessaria per lo svolgimento dell’attività lavorativa a distanza, consistente in un pc portatile ed uno smartphone, corredati delle applicazioni informatiche necessarie.
Al fine di agevolare l’utilizzo, da parte dei dipendenti, della strumentazione in dotazione, il Settore ICT di AIFA ha organizzato appuntamenti individuali al fine di consegnare la stessa e fornire il necessario supporto.
Tale modalità sperimentale di lavoro si è inserita nel processo di innovazione dell’organizzazione lavorativa allo scopo di favorire la promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.
Alla data del 1° marzo 2020 lavoravano in modalità agile 50 dipendenti, di cui 42 donne e 8 uomini.
Sulla base di tale proficua esperienza, l’AIFA ha potuto fronteggiare efficacemente l’emergenza sanitaria da Covid-19, consentendo al proprio personale, mediante l’adozione della determinazione del Direttore generale n. 255 del 9 marzo 2020, in contemporanea con la dichiarazione di lockdown generalizzato, l’applicazione straordinaria del lavoro agile, quale modalità flessibile di esecuzione della prestazione lavorativa. L’Agenzia in tale delicato momento ha applicato la massima flessibilità per favorire l’accesso straordinario alla modalità di lavoro agile, avendo cura di garantire il regolare svolgimento delle funzioni istituzionali e la continuità amministrativa. Il personale è stato autorizzato ad utilizzare gli strumenti informatici nella propria disponibilità e il Settore ICT dell’Agenzia ha garantito per tutti l’accesso, anche da remoto, alle specifiche aree di intervento e agli applicativi necessari per l’espletamento dell’attività lavorativa. A seguito dell'applicazione straordinaria della modalità di lavoro agile di cui alla citata Determinazione direttoriale, a far data dal 09/03/2020 sono state abilitate al lavoro agile n. 513 unità di personale che alla data del 30/06/2020 sono aumentate sino ad un numero pari a 554. Alla data del 31/12/2020, le predette unità di personale abilitate al lavoro agile sono ulteriormente aumentate sino a raggiungere n. 574 su 577 unità di personale, incluso il personale presente con contratto di somministrazione. Con l’art. 87 comma 1, del decreto legge n. 18/2020, il lavoro agile è diventato, inizialmente, la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni.
Successivamente, alla luce dell’innovato quadro normativo, previo confronto con le OO.SS. maggiormente rappresentative e RSU, è stato dapprima adottato, in data 27 ottobre 2020, il Protocollo di accordo per il rientro in sicurezza dei dipendenti dell’AIFA in ordine all’emergenza sanitaria “da Covid-19”. Tale protocollo ha previsto, tra l’altro, l’applicazione del lavoro agile, a decorrere dal 2 novembre fino al 31 dicembre 2020 (prorogato al 31 marzo 2021 con l’art. 19 del decreto legge n. 183/2020, richiamato), con le misure semplificate di cui al comma 1, lettera b), dell’art. 87 del decreto legge n. 18 del 2020, almeno al 50% del personale impiegato nelle attività compatibili con tale modalità, favorendo, laddove possibile, la più elevata flessibilità.
Particolare attenzione è stata riservata ai lavoratori in condizione di fragilità, riconosciuta dal medico competente, fornendo, in via prioritaria, indicazione di soluzioni maggiormente cautelative per la salute e per fronteggiare il rischio da SARS-CoV-2.
Con determinazione del Direttore generale n. 25 dell’8 gennaio 2021, è stato istituito un apposito gruppo di lavoro per l’attuazione delle disposizioni di cui all’art. 14 della Legge 7 agosto 2015, n. 124, successivamente integrato con determinazione n. 104 del 27 gennaio 2021.
Con delibera n. 9 del 28 gennaio 2021 il Consiglio d’Amministrazione AIFA ha adottato il Piano della Performance 2021 - 2023 dell’AlFA, il cui paragrafo 1.5 contiene il Piano Organizzativo del Lavoro agile. Con successiva delibera n. 52 del 15 settembre 2021, il CdA ha approvato l’aggiornamento del Piano Organizzativo del Lavoro Agile (P.O.L.A.) - Programmazione del lavoro agile. Successivamente, con il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 23 settembre 2021, a decorrere dal 15 ottobre 2021 la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle amministrazioni pubbliche è diventata quella in presenza, seguito a sua volta dal decreto del Ministro per la pubblica amministrazione 8 ottobre 2021, che ha individuato le condizionalità ed i requisiti necessari (organizzativi ed individuali) per utilizzare il lavoro agile. A seguito delle circolari AIFA del 14 ottobre 2021 e del 27 ottobre 2021, che prevedono, in ottemperanza alla normativa citata, che la prestazione lavorativa in modalità agile, ferma restando la prevalenza della prestazione lavorativa in presenza, è autorizzata previa stipula dell’accordo individuale, e su richiesta del lavoratore, sono stati sottoscritti, anche per il personale dirigenziale, gli accordi individuali di lavoro agile, la cui scadenza - inizialmente fissata al 31 dicembre 2021 - è stata prorogata, con nota STDG 152390 del 29 dicembre 2021, al 31 marzo 2022.
Nelle more dell’adozione del nuovo Piano integrato di attività e organizzazione (il cui termine di adozione è stato differito dal d.l. 228/2021 - in sede di prima applicazione - entro il 30 aprile 2022), l'Amministrazione, in seguito alla pubblicazione della circolare dei Ministri per la Pubblica Amministrazione e del Lavoro e delle Politiche sociali che, con riferimento al lavoro pubblico hanno previsto la possibilità per le amministrazioni di programmare il lavoro agile con una rotazione del personale settimanale, mensile o plurimensile con ampia flessibilità, anche modulandolo, come necessario in questo particolare momento, sulla base dell’andamento dei contagi, tenuto conto che la prevalenza del lavoro in presenza indicata nelle linee guida potrà essere raggiunta anche nella media della programmazione plurimensile ha previsto, con circolare dell'11 gennaio 2022, prot. AIFA 2486, la possibilità di rimodulare il ricorso alla modalità di lavoro agile nel contesto emergenziale in atto.
PARTE 2
MODALITÀ ATTUATIVE
A) Gli obiettivi organizzativo lavoro agile
In attuazione delle disposizioni richiamate in premessa, l’Agenzia intende regolamentare l’applicazione del lavoro agile in base al D.P.C.M. 23 settembre 2021 ed al D.M. 8 ottobre 2021 che hanno definito il perimetro del rientro in presenza come modalità ordinaria di espletamento dell’attività lavorativa da parte dei dipendenti pubblici, nonché le condizionalità nel rispetto delle quali potrà essere concesso lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile, ferma restando la prevalenza, per ciascun lavoratore, dell'esecuzione della prestazione lavorativa in presenza, anche alla luce della circolare ministeriale sul lavoro agile del 5 gennaio 2022, che evidenzia la necessità, in considerazione dell’acuirsi dei contagi da SARS-CoV-2, di utilizzare ogni strumento utile a diminuire le possibilità del diffondersi del virus, ivi incluso il ricorso al lavoro agile, nell’ottica di sensibilizzare le amministrazioni pubbliche ed i datori di lavoro privati ad utilizzare appieno tutti gli strumenti di flessibilità che le relative discipline di settore già consentono.
In particolare, l’Agenzia si pone l’obiettivo di promuovere:
a) la flessibilità e l’autonomia nell’organizzazione del lavoro;
b) l’utilizzo di strumenti digitali;
c) la cultura organizzativa basata sulla collaborazione e ispirata al raggiungimento dei risultati; d) il benessere dei dipendenti e l’utilità per l’amministrazione;
e) la riprogettualità degli spazi di lavoro.
B) Attività espletabili in modalità agile
1. I requisiti affinché l’attività lavorativa possa essere eseguita in modalità di lavoro agile sono i seguenti:
✓ l’attività si presta ad essere delocalizzata, almeno in parte, rispetto alla sede ordinaria di lavoro;
✓ l’attività si presta ad essere condotta, almeno in parte, in autonomia;
✓ l’attività può essere efficacemente condotta con il supporto delle strumentazioni tecnologiche;
✓ le comunicazioni inerenti la prestazione lavorativa, sia con interlocutori interni che esterni, possono aver luogo con la medesima efficacia mediante il supporto delle strumentazioni tecnologiche;
✓ i risultati conseguiti (sia in termini qualitativi che quantitativi) possono essere monitorati e valutati in maniera accurata per l’attività condotta non presso la sede di lavoro.
2. Le attività che possono essere eseguite in modalità di lavoro agile sono le seguenti:
✓ attività di protocollazione atti in entrata e uscita;
✓ attività di trasmissione documenti in uscita (a mezzo PEC o a mezzo di posta ordinaria);
✓ attività di archiviazione elettronica di documenti e atti;
✓ attività di analisi, studio e ricerca;
✓ attività di modellazione dei dati e reportistica;
✓ gestione progetti ICT;
✓ attività di monitoraggio dati e documenti, pertinenti con le competenze delle strutture;
✓ redazione di atti giuridico-amministrativi e a contenuto tecnico-scientifico;
✓ provvedimenti amministrativi, pareri, atti normativi e circolari, memorie difensive, verbali, procedure operative standard e revisioni delle stesse, presentazioni, dossier e note tematiche, working papers;
✓ preparazione di riunioni nazionali ed internazionali (dossier, presentazioni ecc.), nonché svolgimento delle predette riunioni interne ed esterne, con la presenza degli stakeholders, in virtù delle tecnologie in uso;
✓ attività connesse alle ispezioni nazionali ed internazionali, con particolare riferimento alla fase di preparazione e alla stesura di verbali ispettivi, attività di data entry e adempimenti connessi ai Sistemi informativi AIFA e alle attività inerenti la gestione di banche dati;
✓ attività di validazione delle domande presentate per i procedimenti ad iniziativa di parte;
✓ attività di valutazione della documentazione presentata a corredo dei procedimenti ad iniziativa d’ufficio e ad iniziativa di parte;
✓ attività di rassegna stampa e aggiornamento sito istituzionale;
✓ attività di informazione sui farmaci agli operatori sanitari e ai cittadini tramite il numero verde;
✓ attività di formazione al personale;
✓ attività di notifica telematica di provvedimenti amministrativi autorizzativi.
C) Condizionalità degli accordi di lavoro agile
Come già indicato nella nota STDG AIFA 126359 del 27 ottobre 2021, ai fini del ricorso al lavoro agile, secondo quanto disposto, dal DM 8 ottobre 2021, devono essere rispettate le seguenti condizionalità:
- che sia effettuata un’adeguata rotazione del personale che può prestare lavoro in modalità agile, dovendo essere prevalente per ciascun lavoratore l’esecuzione della prestazione in presenza;
- che sia stato previsto un piano di smaltimento del lavoro arretrato, ove sia stato accumulato;
- che venga pienamente utilizzata la flessibilità lavorativa consentita dall’attuale orario di servizio dell’Agenzia (orario di ingresso dalle 7,30 alle 10,30 e uscita fino alle ore 21,30), prevedendo che il personale che accede alle sedi non si concentri nella medesima fascia oraria e si favorisca la minore compresenza possibile negli spazi di lavoro condivisi;
- che siano correttamente applicate le misure contenute nei documenti di sicurezza;
- che continui ad essere assicurata la funzionalità degli uffici e garantito il consueto,
regolare adempimento dei compiti istituzionali di ciascuna struttura;
- che l’accordo individuale definisca almeno gli specifici obiettivi resi da ciascun dipendente in modalità agile, le modalità e i tempi di esecuzione della prestazione medesima, le fasce di contattabilità - nel rispetto dei tempi di riposo e del diritto alla disconnessione del lavoratore dagli apparati di lavoro -, nonché delle modalità e dei criteri di misurazione dell’attività svolta.
D) Soggetti del lavoro agile
*Si è ritenuto, inoltre, nella fase prodromica all’adozione del presente Piano, procedere ad un utile coinvolgimento con le OO. SS. maggiormente rappresentative e RSU, al fine di acquisire eventuali osservazioni/spunti.