ANCILAB SRL
REGOLAMENTO AZIENDALE PER IL LAVORO AGILE
(SMART WORKING)
1. PREMESSA
Negli ultimi due anni (2020- 2022) abbiamo sperimentato positivamente modalità di lavoro fuori ufficio, attuando processi di remotizzazione del lavoro, per reagire alla situazione pandemica.
Il 23 dicembre 2022 un incidente alla struttura ha reso inagibile il 53% degli spazi della nostra sede. Sebbene gli imprevisti ci colgano ancora una volta di sorpresa, di certo, in questa occasione, non ci trovano impreparati.
Con l’avvio del 2023, AnciLab è pronta ad affrontare un nuovo stress test. Siamo nelle condizioni di far fruttare l’esperienza sperimentale di smart working, appena conclusa, per attuare un profondo ripensamento di spazi, modalità e organizzazione del lavoro.
Con lo smart working possiamo gestire questa “crisi logistica” e guardare al futuro, garantendo il raggiungimento degli obiettivi aziendali e creando maggiore responsabilizzazione e coinvolgimento per affrontare le sfide alla base dei nostri Indirizzi Programmatici e Strategici.
L’attivazione dello smart working si realizza a fronte di una focalizzazione sugli obiettivi e responsabilizzazione sui risultati, nell'ambito di un rapporto tra risorse e responsabilità basato sulla fiducia reciproca. In termini organizzativi lo smart working impatterà innanzitutto sul modello di gestione dei team di lavoro. I referenti di area e di progetto dovranno affrontare almeno tre sfide: continuare a garantire la performance dei collaboratori, assicurare l’engagement e favorire il benessere delle persone. Sostenibilità e coinvolgimento sono gli orientamenti che guideranno la leadership di AnciLab promuovendo l’intraprendenza a tutti i livelli.
La gestione dello smart working è facilitata dall’introduzione di strumenti per il monitoraggio degli obiettivi. Attraverso l’utilizzo di un’applicazione web based sono monitorate le scadenze e gli obiettivi a breve termine pianificati per ciascuno dei periodi di smart working e per tutti i progetti in cui la risorsa è coinvolta. Il monitoraggio è direttamente connesso alla produzione di reportistica.
L’obiettivo più ambizioso, legato all’attivazione dello smart working, è quello di mantenere un ecosistema connotato da spirito di appartenenza, inclusività, benessere e orientamento alla performance, anche in una situazione di disagio logistico.
2. DEFINIZIONE E OBIETTIVI
In Italia il termine “smart working” non viene citato nella legge che lo disciplina. La corretta denominazione è “lavoro agile”: il lavoro agile è disciplinato dalla l. 81/2017. La l. 81/2017 prevede che il lavoro agile si instauri con un contratto individuale stipulato tra azienda e lavoratore. In fase di stato di emergenza per epidemia Covid 19, il legislatore ha sancito una deroga alla disciplina escludendo l’obbligo di contrattualizzazione individuale. AnciLab ha potuto sperimentare negli ultimi due anni positivi periodi di attivazione di lavoro agile in deroga alla l. 81/17. Dal 1° gennaio ’23 le imprese che intendono continuare ad attuare questa modalità lavorativa stipulano contratti individuali con i collaboratori in smart working.
L’accordo individuale stabilisce le obbligazioni delle parti tuttavia per quanto non espressamente previsto nell’accordo, si rinvia integralmente alla disciplina contenuta nel Regolamento aziendale ed al contratto individuale di lavoro.
Il regolamento è lo strumento che consente ad AnciLab di disciplinare il rapporto di lavoro agile, riprendendo e precisando le pattuizioni contenute nel contratto che instaura il lavoro agile e soprattutto andando a dare indicazioni al lavoratore riguardo:
• la sicurezza sui luoghi di lavoro;
• l’uso della strumentazione informatica
• le modalità di trattamento dati
Il contratto smart working stabilisce che datore di lavoro e dipendente si accordano per lo svolgimento del lavoro agile. Il contratto non sostituisce ma si affianca al contratto di lavoro subordinato. Dà indicazioni di massima sulla gestione dei dati, sui luoghi e tempi.
Al fine di attivare lo smart working, AnciLab sottoscrive con i dipendenti accordi individuali che ne regolano l’attuazione. Gli accordi favoriscono la flessibilità in termini logistici consentendo di affrontare al meglio l’emergenza determinata dall’inagibilità dei locali aziendali.
Il presente regolamento aziendale (il “Regolamento”) intende disciplinare in modo organico, in conformità a quanto previsto dalle applicabili disposizioni di legge, le regole organizzative e di comportamento che dovranno essere seguite dai dipendenti di Ancilab S.r.l. (la “Società”) che svolgeranno la propria prestazione di lavoro in regime di smart working.
Per smart working si intende una diversa modalità di esecuzione dell'attività lavorativa che può esser resa, previo accordo tra le parti, in parte all'esterno della sede di lavoro, senza una postazione fissa, grazie alle opportunità fornite dalle nuove tecnologie.
L’introduzione del lavoro agile per i dipendenti di Ancilab S.r.l. risponde alle seguenti finalità:
1. Affrontare l’emergenza logistica alleggerendo la presenza dei dipendenti nei locali della sede.
2. Introdurre soluzioni organizzative che favoriscano lo sviluppo di una cultura gestionale orientata al lavoro per obiettivi e risultati e, al tempo stesso, orientata ad un incremento di produttività.
3. Rafforzare le misure di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.
4. Promuovere la sostenibilità ambientale tramite la riduzione degli spostamenti casa-lavoro-casa, nell'ottica di una politica sensibile alla diminuzione del traffico urbano in termini di volumi e percorrenze.
Il presente Regolamento ha l'obiettivo di fornire le linee guida nonché le procedure di accesso allo svolgimento dell’attività lavorativa in regime di smart working, in accordo con il proprio responsabile, con la direzione, e nel rispetto dei principi generali secondo quanto dettagliato in seguito.
3. REALIZZAZIONE DELLO SMART WORKING
Il presente Regolamento trova applicazione nei confronti dei dipendenti (assunti con contratto a tempo determinato, indeterminato, di apprendistato o dirigenziale) della Società che facciano richiesta di accedere al lavoro agile, previa verifica di fattibilità da parte del Responsabile di Unità Organizzativa o suo superiore.
La Società autorizza lo svolgimento della prestazione lavorativa in smart working solo previa verifica dell’oggettiva compatibilità di detto regime lavorativo con le mansioni e responsabilità del dipendente e con le esigenze tecniche, organizzative e produttive aziendali, nonché con lo svolgimento dell’attività lavorativa in sicurezza.
Il dipendente può eseguire la prestazione in modalità smart working quando sussistono i seguenti requisiti:
1. È possibile delocalizzare, almeno in parte, le attività assegnate al dipendente, senza che sia necessaria la costante presenza fisica nella sede di lavoro;
2. È possibile organizzare l’esecuzione della prestazione lavorativa nel rispetto degli obiettivi prefissati ed in piena autonomia;
3. È possibile monitorare e valutare i risultati delle attività assegnate al dipendente, che opera in autonomia, rispetto agli obiettivi prefissati;
4. L’attività in smart working è compatibile con le esigenze di servizio della Società.
In considerazione del carattere sperimentale/emergenziale lo smart working si concluderà il 28 Aprile 2023, potranno essere previste proroghe alla scadenza qualora la Società lo ritenesse opportuno.
3. ORARI E MODALITA’ DI SVOLGIMENTO
La definizione di smart working contenuta nella Legge n. 81/2017 individua una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro. Pertanto, ferme restando le previsioni di legge e di contratto collettivo, la giornata lavorativa svolta in smart working si caratterizza per l’assenza di un preciso orario di lavoro e per l’autonomia nello svolgimento della prestazione nell’ambito degli obiettivi prefissati, nonché del rispetto dell’organizzazione delle attività assegnate dalla Società, a garanzia dell’operatività dell’azienda e dell’interconnessione tra le varie funzioni.
Il personale ammesso alla fruizione del lavoro agile può svolgere la prestazione lavorativa al di fuori della sede di lavoro per 1 giornata alla settimana, non frazionabili ad ore e non cumulabili nei mesi successivi in caso di mancato utilizzo.
Al ricorrere di ragioni produttive/organizzative la Società e/o il Responsabile potranno comunicare ai dipendenti la modifica del giorno di svolgimento della prestazione lavorativa in SW, con preavviso di 24 ore. Resta inteso che in tale ipotesi i dipendenti saranno tenuti a svolgere la prestazione presso i locali aziendali nel giorno indicato dalla Società. In caso di oggettiva impossibilità a svolgere la prestazione in regime di smart working nel giorno prestabilito (ad esempio per esigenze personali che determinano l’opportunità della presenza in ufficio come necessità di consultare/stampare documentazione voluminosa, temporanea disfunzione della propria rete di connettività; ecc.), i dipendenti potranno chiedere la sua sostituzione con altra giornata nel corso della stessa settimana con un preavviso di almeno di 24 ore, salvo diversi accordi. Il responsabile del dipendente prenderà in considerazione la richiesta e, previa valutazione delle esigenze organizzative aziendali, potrà autorizzare il cambio temporaneo.
Con un congruo preavviso è possibile richiedere il lavoro agile per un periodo continuativo prolungato diverso da quello ordinario, per specifiche esigenze di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, ferme restando le esigenze organizzative aziendali. La Società potrà elevare e/o ridurre, anche in via temporanea, il limite settimanale del numero dei giorni in cui è possibile svolgere attività in smart working, tenendo conto di proprie esigenze e valutazioni tecnico-organizzative.
Nelle giornate di lavoro agile svolto al di fuori dei locali aziendali il numero di ore di servizio è quello previsto dall’orario stabilito contrattualmente per il singolo dipendente che ha facoltà di determinare l’articolazione oraria giornaliera, coordinandosi con il responsabile al fine di garantire il corretto svolgimento delle attività assegnate. La fascia oraria ammissibile per lo svolgimento dell’attività lavorativa è dalle 8.00 alle 20.00, è fatto divieto di prestare la propria attività in smart working al di fuori della fascia oraria indicata. Per le attività che richiedono una articolazione oraria prefissata necessaria per l’espletamento della prestazione (ad esempio servizi a contatto con clienti, comuni, utenti), la modalità di lavoro agile potrà essere attivata garantendo la flessibilità spaziale, ma nel rispetto del vincolo orario previsto dal servizio.
Il dipendente è tenuto a rispettare le norme in vigore sui riposi e sulle pause previste dalla legge, oltre che dai regolamenti e disposizioni in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro.
Ciascun dipendente dovrà, nell’ambito dell’orario di lavoro, rendersi disponibile e contattabile mediante gli strumenti messi a disposizione anche per la ricezione di ordini e direttive di lavoro e secondo le modalità di organizzazione dell’Unità Operativa di appartenenza, al fine di garantire un’ottimale organizzazione delle attività e permettere le abituali occasioni di contatto con i colleghi e i referenti responsabili.
Al lavoratore in modalità agile è garantito il diritto ai tempi di riposo, nonché il diritto alla disconnessione. Il lavoratore agile ha diritto di non leggere, non rispondere o inviare e-mail, telefonate ed altri messaggi lavorativi nel periodo di disconnessione. Il diritto alla disconnessione si applica anche nei rapporti verso i propri colleghi e viceversa, e verso i propri responsabili e viceversa. In particolare, è sempre riconosciuto il diritto allo spegnimento degli strumenti di lavoro.
AnciLab si riserva di richiedere in qualsiasi momento, con un preavviso di almeno 24 ore lavorative, per esigenze di servizio, la presenza in sede del dipendente. Il mancato rispetto da parte del lavoratore agile di quanto previsto dal regolamento costituisce violazione dei doveri di comportamento ed è valutabile ai fini disciplinari.
Il dipendente, con riferimento alle ipotesi che precedono, presterà il suo esplicito, incondizionato ed irrevocabile consenso a non rifiutare e/o revocare il regime lavorativo assegnato per tutta la durata del medesimo, mediante sottoscrizione dell’Allegato 1, ciò in ragione della peculiarità delle ragioni sottese all’adozione dello stesso e alla tassatività delle esigenze che lo hanno determinato.
Nelle ipotesi che precedono la Società si riserva altresì di:
a. elevare e/o ridurre, anche in via temporanea, il limite settimanale del numero dei giorni in cui è possibile svolgere attività in smart working, tenendo conto di proprie esigenze e valutazioni tecnico-organizzative;
b. assegnare ai dipendenti nuove e flessibili attività lavorative in virtù di subentrate e non prevedibili circostanze e priorità operative, fermo quanto previsto dall’art. 2103 cod. civ.
4. LUOGO DI LAVORO
Nello svolgimento dell’attività lavorativa in smart working il dipendente può liberamente scegliere il luogo dal quale prestare la propria attività, purché questo risponda ai requisiti di idoneità, sicurezza e riservatezza e quindi:
• sia idoneo all’uso di supporti informatici,
• non metta a rischio incolumità fisica e psichica del dipendente
• non metta a rischio la riservatezza delle informazioni e dei dati trattatati, in conformità alle disposizioni in materia di salute e sicurezza di cui all’ Allegato 2.
Qualora l’ambiente lavorativo non sia quello domestico, i dipendenti dovranno assicurarsi - prima dell’inizio dello svolgimento dell’attività lavorativa - che presso i luoghi in cui verrà svolto lo smart working siano adottate tutte le misure legislative e siano rispettate scrupolosamente le stesse. Lo svolgimento della prestazione lavorativa anche al di fuori dei locali aziendali non comporta una variazione della sede di lavoro assegnata e, di conseguenza, non comporta il riconoscimento di alcun trattamento di trasferta ovvero di qualsiasi altra indennità, sia essa di legge e/o di contratto individuale o collettivo. Nel caso insorgano necessità organizzative, la Società potrà richiamare presso la sede aziendale i dipendenti in smart working con un preavviso di almeno 24 ore e per il tempo necessario a soddisfare dette necessità. A tal fine, i dipendenti sono tenuti a svolgere attività in smart working in luoghi che permettano di raggiungere entro 24 ore la propria sede di lavoro, salvo diversi accordi.
5. STRUMENTI DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO
Il lavoratore che intende richiedere l’accesso allo smart working dovrà (prima di iniziare lo svolgimento del lavoro agile):
• Predisporre, utilizzando il sistema informativo in dotazione, un progetto individuale di smart working da condividere con il Responsabile di unità organizzativa o con il proprio superiore e contenente l’identificazione delle attività da svolgere e gli obiettivi da raggiungere tramite la modalità di lavoro in regime di smart working
• Definire l’articolazione delle giornate e compilare la pianificazione sull’applicazione in dotazione;
• Acquisire l’approvazione della richiesta da parte del proprio Responsabile.
Il Responsabile dovrà verificare a tal fine che le attività, tenuto conto della natura e delle modalità di svolgimento, non richiedano una presenza continuativa del dipendente presso l’abituale sede di lavoro o che non prevedano un contatto costante con l’utenza. Dovrà inoltre verificare che l’attività in modalità di smart working sia compatibile con le esigenze di servizio. Sarà compito del responsabile assicurare e monitorare l’impegno lavorativo dei suoi dipendenti, anche da remoto. In presenza di problematiche tecniche che impediscano o ritardino significativamente lo svolgimento dell’attività in smart working e/o dei necessari contatti operativi, il dipendente dovrà darne immediata comunicazione al proprio responsabile. Ove la problematica e di conseguenza l’attività lavorativa non fosse gestibile in modalità smart working, il Dipendente dovrà recarsi in sede.
6. DURATA E MODALITA’ DI RECESSO
Ferma la durata del contratto di lavoro, l’adozione dello smart working deve intendersi a tempo determinato fino al 28/04/2023. Salvo nel caso in cui sussista un giustificato motivo, ciascuna parte potrà recedere dal regime di smart working mediante preavviso scritto non inferiore a 30 giorni. Resta inteso che, ove il Dipendente sia un soggetto disabile ex art. 1 L. 68/1999, la Società potrà recedere dal regime di smart working mediante preavviso scritto non inferiore a 90 giorni. L’adozione della modalità di smart working deve sempre risultare compatibile con: (i) le specifiche mansioni affidate al dipendente ovvero con le caratteristiche della sua prestazione; (ii) il perseguimento delle esigenze e finalità aziendali; (iii)
il mantenimento da parte del dipendente di livelli quali-quantitativi di prestazione e di risultati analoghi a quelli che avrebbe conseguito operando presso la sede di assegnazione. In ragione di quanto sopra, il venir meno anche di una sola delle predette esigenze e/o presupposti (ovvero l’individuazione di diverse soluzioni organizzative volte all’efficientamento e/o all’aumento della produttività) costituirà in ogni momento giustificato motivo di recesso da parte della Società dal regime di smart working.
7. TRATTAMENTO GIURIDICO ED ECONOMICO
La Società garantisce che i dipendenti che si avvalgono della modalità di smart working non subiscono penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera. Lo svolgimento della prestazione in modalità di smart working non muta i diritti e doveri posti in capo alla Società ed ai dipendenti dalla normativa vigente e non modifica il trattamento economico applicato ai dipendenti, fatto salvo quanto di seguito specificato. Il rapporto di lavoro continuerà dunque ad essere regolato dalla vigente normativa applicabile. Troverà, pertanto, regolare applicazione la disciplina in materia di rapporti di lavoro dettata, con riferimento all’inquadramento e livello del dipendente, dalle disposizioni di legge e/o dal CCNL (anche in materia di visite mediche, terapie, congedi L. 104, allattamento, permessi studio e permessi sindacali), dal contratto individuale di lavoro, dalle policy aziendali di tempo in tempo vigenti, ovvero da tutte le altre misure e disposizioni aziendali adottate al riguardo. Gli aspetti retributivi disciplinati dal contratto individuale di lavoro (e dai successivi eventuali accordi di modifica) non subiranno variazioni fatto salvo quanto previsto nella Regolamento. In caso di svolgimento della prestazione in regime di smart working sarà riconosciuto al dipendente il buono pasto. Detta assegnazione potrà essere rivista e/o revocata dalla Società senza che sorga il diritto ad alcuna indennità o altra forma compensativa al dipendente. Durante lo svolgimento dell’attività lavorativa in smart working i dipendenti matureranno e potranno utilizzare ferie/ex festività e permessi disciplinati dalla legge o dalla contrattazione collettiva. In particolare, nel caso in cui il dipendente necessiti di usufruire di ferie, permessi e R.O.L. nei giorni in regime di smart working dovrà attenersi alle consuete modalità di richiesta di fruizione, come definite dalle policy aziendali per tempo vigenti. Resta inteso che in caso di emanazione di previsioni legislative e/o pattizie e/o regolamentari e/o di altra fonte e natura che dovessero disciplinare e/o concernere il lavoro in regime di smart working e/o a distanza in modo difforme da quanto regolato con il Regolamento o dalle attuali previsioni di legge, dette previsioni dovranno ritenersi automaticamente prevalenti (anche ove modificative in senso peggiorativo) ed applicabili alla disciplina ivi prevista, sostituendosi alle medesime. In detta eventualità, la Società si impegna ad informare i dipendenti tempestivamente sui termini e le condizioni oggetto di diversa regolamentazione.
8. DOTAZIONE TECNOLOGICA E SICUREZZA
La Società fornisce ai dipendenti l’attrezzatura tecnologica adatta e necessaria in base alla specifica mansione da svolgere. In caso di guasto o malfunzionamento dei citati strumenti di lavoro il dipendente dovrà fare rientro presso la propria sede di lavoro per svolgere la propria attività con le modalità ordinarie. Qualora la riparazione o la sostituzione non siano effettuabili con tempistiche tali da consentire lo smart working nei giorni e/o nelle frazioni di giorno previsti, il dipendente svolgerà la prestazione lavorativa presso la sede aziendale. La Società garantisce la salute e la sicurezza dei dipendenti in coerenza con l’esercizio dell’attività in smart working e consegna ai singoli dipendenti un’informativa scritta (Allegato 2) con indicazione dei rischi generali e dei rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione lavorativa, fornendo indicazioni utili affinché il dipendente possa operare una scelta consapevole del luogo in cui espletare l’attività lavorativa. Il dipendente è tenuto a prendere visione dell’informativa allegata e a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione lavorativa anche all’esterno dei locali aziendali. Qualora il dipendente dovesse subire un infortunio all'esterno dei locali aziendali dovrà immediatamente informare l’Azienda, fornendo ogni necessario dettaglio dell'evento.
9. ALLEGATI
I seguenti allegati formano parte integrante del Regolamento:
• Allegato 1: Adesione individuale per lo svolgimento della prestazione lavorativa in regime di SW
• Allegato 2: Informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile ai sensi dell’art. 22, comma 1, l. 81/2017.
Milano, 9 gennaio ’23
fonte: https://www.ancilab.it