CAMERA DI COMMERCIO MILANO MONZA BRIANZA LODI
REGOLAMENTO SMART WORKING
Premesse
Ai fini del presente Regolamento si intende per lavoro agile o “smart working” una filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti utilizzati durante la prestazione lavorativa a fronte di un maggior orientamento all’obiettivo e responsabilizzazione sui risultati.
Tutto ciò è possibile grazie all’engagement di tutta l’organizzazione che deve ripensare a nuove e sfidanti modalità lavorative, rese possibili anche grazie al ricorso alle moderne tecnologie.
Per la Pubblica Amministrazione il lavoro agile è disciplinato dalle Leggi 124/2015 art. 14 e 81/2017 art. 18 e dalla Direttiva 3/2017.
Finalità
Il lavoro agile, già introdotto in via sperimentale a partire dal 2016, per il personale dipendente della Camera di commercio di Milano Monza Brianza Lodi risponde alle seguenti finalità:
1. adottare soluzioni organizzative che favoriscano lo sviluppo di una cultura gestionale orientata al lavoro per obiettivi e risultati e, al tempo stesso, volta ad un incremento di produttività;
2. incrementare la qualità del lavoro svolto grazie alla riduzione delle interruzioni e dei disturbi propri di un ufficio, essendo lo smart working orientato anche a creare il match ideale tra attività da svolgere e luogo fisico;
3. rafforzare le pari opportunità e le misure di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro;
4. promuovere la mobilità sostenibile tramite la riduzione degli spostamenti casa-lavoro-casa.
Il presente Regolamento ha l'obiettivo di fornire le linee guida nonché le procedure di accesso allo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità di smart working, in accordo con il proprio Responsabile e nel rispetto dei principi generali secondo quanto dettagliato negli articoli seguenti.
Articolo 1
Realizzazione dello smart working e destinatari
Il dipendente può eseguire la prestazione in modalità di smart working quando sussistono i seguenti requisiti:
1. è possibile remotizzare, almeno in parte, le attività allo stesso assegnate, in quanto non è necessaria la costante presenza fisica nella sede di lavoro;
2. è possibile utilizzare strumentazioni tecnologiche idonee allo svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori della sede di lavoro;
3. è possibile organizzare l'esecuzione della prestazione lavorativa nel rispetto degli obiettivi prefissati e con un certo grado di autonomia;
4. è possibile monitorare e valutare i risultati delle attività assegnate al dipendente rispetto agli obiettivi programmati;
5. l’attività in modalità agile è compatibile con la tipologia delle mansioni assegnate durante le giornate di lavoro agile.
Può fruire dello smart working il personale dirigente o del comparto assunto e in servizio con contratto di lavoro a tempo indeterminato, anche part- time, a tempo determinato o in posizione di comando da altri Enti.
La richiesta di adesione allo smart working e l’Accordo individuale di lavoro dovranno essere redatti secondo i modelli individuati da parte dell’Amministrazione e secondo quanto dettagliato nei successivi articoli.
Si precisa che, come previsto dalla Linee Guida emanate dal Ministero del Lavoro in ambito di lavoro agile, le richieste di smart working da parte dei dipendenti saranno vagliate compatibilmente con la disponibilità di dotazione informatica secondo i criteri di priorità previsti dalle diverse normative, che riconoscono in generale la precedenza alle situazioni di svantaggio personale, sociale e familiare.
In particolare, nel caso in cui le richieste pervenute risultino in numero superiore rispetto alle dotazioni disponibili, verrà data priorità alle seguenti categorie:
1. lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità previsto dall'art. 16 del testo unico delle disposizioni legislative in materia di tutela e sostegno della maternità e della paternità;
2. situazioni di disabilità psico-fisiche, debitamente certificate dalle strutture pubbliche competenti, tali da rendere disagevole il raggiungimento del luogo di lavoro, con precedenza a chi ha una maggiore percentuale di disabilità;
3. esigenze di cura di figli minori in situazioni di disabilità psicofisiche debitamente certificate;
4. esigenze di cura di figli minori anche in relazione al numero e all’età, con precedenza alle famiglie monoparentali;
5. esigenza di cura, debitamente certificate, nei confronti di familiari conviventi o di conviventi;
6. maggiore distanza chilometrica dall’abitazione del dipendente alla sede di lavoro;
7. maggiore età anagrafica;
8. altre motivazioni valutate di volta in volta dall’Amministrazione.
Articolo 2
Modalità di svolgimento e obblighi formativi
L’alternanza tra lavoro a distanza e lavoro in ufficio deve garantire una periodicità e frequenza di rientri in ufficio funzionale alle esigenze organizzative dell’unità di appartenenza e compatibili con la natura e la durata della prestazione, secondo le modalità previste in ciascun accordo individuale; non potranno comunque essere superate le 8 giornate di SW al mese.
Il lavoro a distanza, di norma, dovrà prevedere da un minimo di una ad un massimo di tre giornate a settimana (con possibilità di fruirne in modo compattato o a mezze giornate, sempre nei limiti delle 8 giornate al mese, in accordo con il proprio Responsabile). Il numero dei rientri previsti sarà precisato nei patti individuali.
Per accedere allo smart working i dipendenti dovranno aver adempiuto agli obblighi formativi in materia di: modalità operative dello smart working (procedura tecnica per la connessione da remoto); aspetti di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro e dei rischi connessi all'utilizzo dei dispositivi tecnologici; misure di sicurezza anche comportamentale sul corretto utilizzo e sulla tutela delle informazioni, dei beni o materiali dell’Amministrazione; previsioni normative in materia di privacy e tutela dei dati personali.
Per sopravvenute esigenze di servizio il dipendente in smart working potrà essere richiamato in sede, con un preavviso di almeno 24 ore. Il preavviso di 24 ore di norma deve essere comunicato al dipendente entro l'orario rigido del giorno precedente.
Fermo restando che la sede di lavoro resta invariata ad ogni effetto di legge e di contratto, il luogo prescelto dal dipendente per lo svolgimento della prestazione lavorativa dovrà rispondere a requisiti di idoneità, nel rigoroso rispetto delle indicazioni fornite dall’Amministrazione in materia di protezione dei dati e di salute e sicurezza. Il lavoratore è tenuto alla più assoluta riservatezza sui dati e sulle informazioni dell’Amministrazione in suo possesso e/o disponibili sul sistema informatico della stessa, ed è altresì tenuto ad adottare tutte le precauzioni necessarie a garantire la salvaguardia e lo svolgimento delle attività in condizioni di sicurezza e dovrà usare e custodire con la massima cura e diligenza tutte le informazioni.
Lo smart working dovrà consentire il mantenimento di un livello quali-quantitativo pari o superiore a quello garantito in ufficio proprio alla luce del fatto che tale nuova modalità lavorativa consente, grazie alla maggior flessibilità, di bilanciare meglio le esigenze di vita famigliare con quelle lavorative, assicurando maggior autonomia, responsabilizzazione e, di conseguenza, un miglioramento della prestazione individuale. In particolare, dovrà essere assicurata la prestazione definita nel patto individuale. In caso di non rispetto degli standard previsti la prestazione sarà da rendersi in presenza.
I Responsabili sono chiamati ad operare un monitoraggio mirato e costante, in itinere ed ex post, verificando il raggiungimento degli obiettivi fissati e l’impatto sull’efficacia e sull’efficienza dell’azione amministrativa nei risultati attesi.
Lo smart working non è assimilabile alla diversa fattispecie del telelavoro ed è rispetto a questa incompatibile. Il dipendente che abbia in vigore un rapporto di telelavoro non può avanzare richiesta di adesione allo smart working, a meno della conclusione del rapporto di telelavoro precedentemente instaurato
L’accesso allo smart working è subordinato al livello di autonomia, affidabilità e responsabilità del lavoratore oltre che alla volontà dello stesso.
Art. 3
Dotazione Strumentale e obblighi di custodia
La strumentazione utile al dipendente in smart working per lo svolgimento dell’attività lavorativa (pc, softphone, VPN) è fornita, di norma, dall’Amministrazione. In accordo con il lavoratore potranno essere valutati casi in cui si potrà utilizzare anche la propria personale dotazione informatica.
In presenza di problematiche tecniche o di sicurezza informatica che impediscano o ritardino sensibilmente lo svolgimento dell’attività lavorativa in smart working, anche derivanti da rischi di perdita o divulgazione di informazioni dell’Amministrazione, il dipendente sarà tenuto a dare tempestiva informazione al proprio Responsabile e, qualora le suddette problematiche dovessero rendere impossibile la prestazione lavorativa, il dipendente sarà richiamato in sede con un preavviso di almeno 24 ore.
Per quanto attiene alla strumentazione informatica si rinvia, anche con riferimento agli obblighi di custodia, alle Linee guida adottate dall’Ente (Linee guida strumentazione informatica).
Articolo 4
Adesione allo smart working - Accordo individuale di lavoro
Per poter avviare lo smart working occorre che vengano effettuate:
a) analisi di fattibilità e formulazione, a cura dei Responsabili degli uffici, del piano individuale di smart working, contenente l’identificazione delle attività da svolgere e degli obiettivi da raggiungere, l’articolazione delle giornate in sede ed in regime di SW che deve prevedere un numero minimo di giornate in sede e in SW e gli ulteriori elementi che si riterranno necessari.
In particolare, il Responsabile dovrà verificare che le attività, tenuto conto della natura e delle modalità di svolgimento, non richiedano una presenza continuativa del dipendente presso l’abituale sede di lavoro o che non prevedano un contatto costante con l’utenza o con i colleghi, per le quali non sia prevista una turnazione;
b) presentazione della candidatura da parte del lavoratore;
c) acquisizione dell’approvazione della richiesta da parte del proprio Dirigente/Responsabile che deve avvenire entro 10 giorni dalla presentazione della candidatura al progetto di lavoro agile;
d) sottoscrizione dell'accordo individuale di smart working. I contenuti essenziali dell’accordo individuale, stipulato per iscritto, relativo alle modalità di lavoro agile sono:
- la modalità di rendicontazione e monitoraggio del lavoro svolto in smart working (in continuità con quello svolto presso la sede);
- la durata annuale, con possibilità di rinnovo di un ulteriore anno;
- il preavviso in caso di recesso;
- la eventuale indicazione di fasce di disponibilità e/o di attività da svolgersi in determinate fasce orarie, in relazione a particolari esigenze organizzative od alle mansioni dei lavoratori interessati, tenendo presente che le riunioni di lavoro dovranno essere organizzate di norma in orario rigido;
- i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche ed organizzative per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;
e) partecipazione alle specifiche iniziative di informazione/formazione riguardanti: le modalità operative dello smart working, gli aspetti di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro e dei rischi connessi all'utilizzo dei dispositivi tecnologici, nonché le misure di sicurezza anche comportamentale sul corretto utilizzo degli strumenti dell’Amministrazione anche ai fini della sicurezza del patrimonio informativo e della salvaguardia dei servizi.
Articolo 5
Tempi dello smart working
Per il personale autorizzato, lo svolgimento della prestazione in modalità smart working dovrà sempre fare riferimento ad una preventiva pianificazione in accordo con il proprio Responsabile (onde accertarne la compatibilità con le esigenze di servizio, con le dinamiche organizzative di unità/area e/o con caratteristiche anche temporanee di ruolo/mansione/contratto di assunzione).
Le giornate di smart working possono essere svolte anche consecutivamente, previo accordo con il Responsabile e nel rispetto delle esigenze organizzative.
Per il personale dipendente con orario di lavoro full time e part time verticale è possibile fruire dello smart working anche per mezza giornata.
Lo smart working è compatibile con i permessi previsti dalla Contrattazione Collettiva Nazionale.
Il mancato utilizzo delle giornate di smart working disponibili nel mese da parte del lavoratore non comporterà la differibilità delle stesse in epoca successiva e non sarà consentita attività in smart working in coincidenza delle giornate di chiusura programmate e comunicate annualmente dall’Amministrazione ad eccezione degli uffici che dovranno assicurare la continuità del servizio.
Per sopravvenute esigenze di servizio, può essere revocata (con un preavviso minimo di 24 ore) da parte del Responsabile l’approvazione della singola giornata di smart working, con possibilità in tal caso per il dipendente di riprogrammare la giornata persa durante il mese di riferimento.
Il dipendente, in giornata di smart working, qualora per sopraggiunti ed imprevisti motivi personali si trovi nella condizione di impossibilità assoluta a rendere la prestazione di lavoro, deve darne tempestiva comunicazione al proprio Responsabile.
Al lavoratore in smart working è garantito il rispetto dei tempi di riposo, nonché il "diritto alla disconnessione" dalle strumentazioni tecnologiche durante i periodi di riposo.
Il dipendente è obbligato a rispettare le norme sui riposi previste dalla legge.
Articolo 6
Trattamento giuridico economico
L’Amministrazione garantisce che i dipendenti che si avvalgono delle modalità di smart working non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento della professionalità e della progressione di carriera. L'assegnazione del dipendente al progetto smart working non incide sulla natura giuridica del rapporto di lavoro subordinato in atto, regolato dalle norme legislative, contrattuali e alle condizioni dei contratti collettivi nazionali e integrativi relativi vigenti né sul trattamento economico in godimento.
La prestazione lavorativa resa con la modalità smart working è integralmente considerata come servizio pari a quello ordinariamente reso presso le sedi abituali di lavoro ed è considerata utile ai fini degli istituti di carriera, del computo dell'anzianità di servizio, nonché dell'applicazione degli istituti contrattuali di comparto relativi al trattamento economico accessorio.
Per effetto della distribuzione flessibile del tempo di lavoro, nelle giornate lavorative di smart working non sono previste né retribuite prestazioni di lavoro straordinario e non è prevista l’effettuazione di trasferte ed il pagamento delle relative indennità, in quanto incompatibili con lo stesso.
Articolo 7
Obblighi di custodia e riservatezza
Il lavoratore è tenuto a custodire con diligenza la documentazione, i dati e le informazioni dell’Amministrazione utilizzati in connessione con la prestazione lavorativa; il lavoratore è inoltre tenuto al rispetto delle previsioni del Regolamento UE 679/2016 e del D.lgs. 196/2003 in materia di privacy e protezione dei dati personali.
Nell'esecuzione della prestazione lavorativa in smart working, il lavoratore è tenuto al rispetto degli obblighi di riservatezza e ai doveri di comportamento previsti dal decreto del Presidente della Repubblica 16 aprile 2013, n. 62, "Regolamento recante codice di comportamento dei dipendenti pubblici" e dal Codice di comportamento vigente presso la Camera di commercio di Milano Monza Brianza Lodi.
L'inosservanza delle disposizioni di cui al presente Regolamento costituisce comportamento rilevante ai fini disciplinari e può conseguentemente determinare l'applicazione delle sanzioni disciplinari previste dalla contrattazione collettiva. Inoltre, l’Amministrazione potrà procedere con il recesso dall'Accordo Individuale secondo quanto espressamente previsto nell’articolo 9.
In particolare, si richiama l’attenzione sui seguenti punti:
- occorre porre ogni cura per evitare che ai dati possano accedere persone non autorizzate presenti nel luogo scelto per la prestazione di lavoro;
- evitare di fissare call con necessità di discutere informazioni confidenziali in un luogo pubblico e/o in presenza di terzi;
- occorre bloccare il pc/dispositivo in caso di allontanamento dalla postazione di lavoro anche per un intervallo molto limitato di tempo;
- alla conclusione della prestazione lavorativa giornaliera, laddove non sia necessario conservare i documenti eventualmente stampati, bisogna provvedere alla loro certa distruzione ovvero provvedere alla loro eventuale distruzione solo una volta rientrati presso la sede di lavoro abituale;
- qualora invece in via d’eccezione al termine del lavoro risulti necessario trattenere presso il proprio domicilio materiale cartaceo contenente dati personali, lo stesso dovrà esser riposto in armadi, cassetti o altri contenitori protetti.
Articolo 8
Sicurezza sul lavoro
L'Amministrazione garantisce, ai sensi del Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81, la salute e la sicurezza del lavoratore in coerenza con l'esercizio dell'attività di lavoro in smart working, a tal fine consegnando al singolo dipendente un'informativa scritta condivisa con gli RLS con indicazione dei rischi generali e dei rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione lavorativa, fornendo indicazioni utili affinché il lavoratore possa operare una scelta consapevole dei luoghi in cui espletare l'attività lavorativa.
Il lavoratore che svolge la propria prestazione lavorativa in modalità smart working, sulla base della formazione ricevuta, nel rispetto dei requisiti di cui al presente regolamento, delle previsioni di cui all’informativa e delle procedure amministrative, dovrà rispettare ed applicare correttamente le direttive dell’Amministrazione e in particolare dovrà prendersi cura della propria salute e sicurezza, in linea con le disposizioni dell'art. 20 del D.lgs. 81/08, comma 1.
Nell'eventualità di un infortunio durante la prestazione in smart working, il lavoratore dovrà fornire tempestiva e dettagliata informazione all’Amministrazione.
Articolo 9
Interruzione dell’Accordo individuale di smart working
L'Amministrazione, la lavoratrice o il lavoratore, durante il periodo di svolgimento del progetto individuale di smart working possono, fornendo specifica motivazione, interrompere il progetto. Il recesso dall’Accordo individuale deve avvenire con un preavviso di trenta giorni. Nel caso di lavoratori disabili ai sensi dell'articolo 1 della legge 12 marzo 1999, n. 68, il termine di preavviso del recesso da parte del datore di lavoro è di novanta giorni.
In presenza di un giustificato motivo, ciascuno dei contraenti può recedere senza preavviso.
L’Amministrazione potrà esercitare la facoltà di recesso dall’accordo, con effetto immediato, qualora il dipendente in smart working risulti inadempiente alle previsioni contenute nel presente Regolamento o nell’accordo individuale o non sia in grado di svolgere l’attività ad esso assegnata in piena autonomia e nel rispetto degli obiettivi.
Art. 10
Privacy
I dati personali del dipendente sono trattati esclusivamente per le finalità connesse al rapporto di lavoro e agli obblighi previsti dalle norme contrattuali, dalle leggi, regolamenti come da dettagliata informativa già trasmessa in applicazione del Regolamento UE 2016/697.
Articolo 11
Disposizioni finali
La partecipazione alle specifiche iniziative di informazione/formazione riguardanti lo smart working rappresenta condizione essenziale per poter essere ammessi allo stesso.
L’Amministrazione verificherà altresì l’impatto delle misure organizzative adottate in tema di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti sull’efficacia e sull’efficienza dell’azione amministrativa, nonché sulla qualità dei servizi erogati.
L’Amministrazione adegua progressivamente i propri sistemi di monitoraggio individuando idonei indicatori al fine di valutare l’efficienza, l’efficacia ed economicità delle attività svolte in modalità agile.
Il presente Regolamento verrà aggiornato sulla base di eventuali nuove disposizioni normative e contrattuali in materia di lavoro agile.
Per quanto non espressamente previsto dal presente Regolamento si applicano le disposizioni previste dalla normativa e dalla contrattazione collettiva vigente.
Il presente Regolamento, pubblicato sulla intranet camerale, sarà valido dal termine dell’emergenza sanitaria.